Vale-Transporte e Fretado: Como gerenciar os dois benefícios de forma integrada?

Todos nós sabemos que tanto o Vale-Transporte quanto o fretado são excelentes opções para os colaboradores. No entanto, muitas vezes, o time de RH da empresa percebe que precisará gerenciar estes benefícios de forma conjunta. Ou seja, o colaborador utiliza fretado, porém, em um determinado trecho do trajeto ele também precisará usar o transporte público. Nestes casos, nasce uma questão interessante: É possível gerenciar estes dois benefícios de forma integrada e construir um processo eficiente que seja vantajoso para empresa e seus colaboradores?

A resposta é simples: Sim, é possível. Neste artigo vamos apresentar as principais diferenças entre os dois benefícios e mostrar como a sua empresa pode utilizar a tecnologia para tornar o processo mais assertivo.

Qual a diferença entre Vale-Transporte e Transporte Fretado?

O Vale-Transporte é um benefício garantido por lei e tem por objetivo assegurar o deslocamento do colaborador da sua casa até o local de trabalho e vice versa. O valor total necessário para o deslocamento é fornecido antecipadamente pelo empregador por meio de crédito em cartão das operadoras responsáveis. Vale lembrar que este benefício é dividido entre a empresa e o colaborador. Ou seja, a empresa arca com uma parte do valor e o colaborador com a outra parte.

A CLT garante o direito a todo o tipo de trabalhador, seja ele rural, urbano, temporário, empregado doméstico, atleta profissional, servidor público ou qualquer pessoa que tenha vínculo empregatício com uma empresa.

Já o transporte fretado, apesar de ser um benefício opcional, também é regulamentado pela mesma legislação do Vale-Transporte e possui a participação do colaborador no desconto em folha. Ele é uma modalidade de transporte de passageiros, em que uma ou mais empresas de fretamento corporativo são contratadas para realizar a locomoção diária dos colaboradores para o trabalho. Geralmente, as empresas oferecem este benefício quando seus colaboradores precisam realizar um trajeto de média ou longa distância.

Quais são os elementos que compõe uma boa gestão de Vale-Transporte?

Como vimos anteriormente, os dois benefícios possuem características diferentes. Sendo assim, eles também apresentam elementos distintos que fazem muita diferença em uma gestão eficiente. Então, na hora de administrar o Vale-Transporte, o RH deve se atentar aos seguintes pontos:

Roteirização de Vale-Transporte: É fundamental que o seu time de benefícios utilize uma plataforma com a tecnologia necessária para garantir a melhor rota para seus colaboradores.

Atualizações Automáticas: Além da roteirização, é imprescindível que este sistema ofereça atualizações automáticas de linhas, tarifas e integrações. Isso vai garantir mais velocidade e assertividade no processo.

Sistema Mobile: Atualmente, um app eficiente é absolutamente indispensável. É por meio desta tecnologia que seus colaboradores conseguirão realizar a solicitação do VT e fazer alterações de endereço, por exemplo. Sem uma tecnologia mobile, geralmente, todo este processo é feito através de formulários impressos.

Cobertura Nacional: É muito importante que a sua plataforma possua um grande volume de linhas cadastradas e tenha cobertura nacional. Ou seja, a roteirização pode ser realizada em qualquer estado do Brasil. Afinal, mesmo que você não tenha locais de trabalho em várias regiões do país, caso você pretenda expandir a sua operação, não terá que se preocupar com uma possível mudança de sistema.

Existem muitos outros componentes importantes que você precisa ficar de olho na hora de escolher um parceiro para realizar a gestão do Vale-Transporte, como por exemplo um Sistema de Gestão de Saldos e Ferramenta de Roteirização para Recrutamento e Seleção. Porém, destacamos apenas estes quatro para dar um panorama e ampliar a sua visão sobre este assunto.

Quais são os elementos que compõe uma boa gestão do Transporte Fretado?

Já em relação ao Transporte Fretado, é importante que você avalie os seguintes elementos:

Controle de ocupação: Essa funcionalidade permite que você saiba quais são as linhas de fretado com capacidade para atender os seus colaboradores. Isso aumenta a eficiência do processo e melhora a performance das suas linhas.

Ranking de Utilização: Essa é outra funcionalidade muito importante, pois, permite que você saiba exatamente quais são as linhas que possuem maior taxa de ocupação e ociosidade. Assim como no item acima, ela também faz com que você melhore a sua gestão de forma significativa.

Sistema Mobile: Ter acesso a um App que disponibilize excelentes funcionalidades para seus colaboradores, como por exemplo, Check-in embarcado durante a utilização do Fretado, é algo muito valioso. A tecnologia mobile oferece mais segurança e praticidade para todas as pessoas que utilizam o benefício.

Cobertura Nacional: Assim como na gestão de Vale-Transporte, ter um sistema com cobertura nacional também é fundamental para que a sua empresa consiga gerenciar as linhas de fretado com eficiência. Desta forma, você consegue roteirizar as suas linhas em qualquer estado do Brasil e cobrir todos os seus locais de trabalho.

Controle de Gastos: Este aqui não precisaríamos nem comentar. Saber o valor pago ao transportador e quanto a sua empresa gasta de Vale-Transporte complementar é um princípio básico e fundamental para que você, de fato, assuma o controle.

Como gerenciar os dois benefícios de forma integrada?

A primeira coisa que o profissional de RH deve considerar na hora administrar o Vale-Transporte e Fretado de forma integrada é a necessidade de obter uma plataforma que centralize todas as informações em um único lugar.

Aqui na Sat, por exemplo, oferecemos a PSS –Plataforma de Serviços Sat. Uma plataforma online que possibilita o gerenciamento simultâneo dos dois benefícios e oferece uma série de recursos que facilitam o dia a dia.

Caso seu time de benefícios não siga esta instrução, provavelmente, passará por problemas rotineiros que, sem dúvida, irão impactar a eficiência da operação e isso acontece por um motivo muito simples: a dinâmica fica muito mais difícil quando você precisa acompanhar tudo em vários lugares diferentes como, por exemplo, formulários impressos, sistemas ou planilhas.

Quais são as vantagens da gestão integrada?

A gestão centralizada oferece uma série de vantagens que realmente fazem a diferença para o time de RH. Dentre elas, podemos destacar as seguintes:

• Mais assertividade na roteirização dos colaboradores: Como todas as suas linhas são desenhadas dentro de um único sistema, é possível roteirizar os colaboradores contemplando o cenário de fretado e malha pública.

• Melhor custo benefício: Com um processo de roteirização integrada, a sua empresa evita gastos desnecessários com Vale-Transporte complementar e tem mais controle sobre o custo dos dois benefícios.

• Otimização do tempo do time de benefícios: A equipe conseguirá realizar as tarefas de maneira muito mais rápida e ainda poderá ter uma visão mais completa sobre o processo.

Se você já utiliza ou pretende aplicar os dois benefícios para os colaboradores da sua empresa, faça isso de forma integrada e esteja pronto para colher os melhores resultados possíveis com mais controle, rapidez e eficiência.