Mudança de sede da empresa: como isso impacta a gestão de fretado e o deslocamento dos colaboradores

Mudar a sede de uma empresa é sempre uma decisão estratégica. O novo endereço pode trazer vantagens como proximidade de clientes, modernização da estrutura e até redução de custos com aluguel. Mas há um ponto que, muitas vezes, passa despercebido durante esse processo: o impacto da mudança no deslocamento dos colaboradores.

Esse aspecto é crucial porque afeta não apenas o bem-estar dos times, mas também a saúde financeira da empresa. E é justamente aqui que a gestão de fretado ganha relevância.

O desafio da mobilidade corporativa em mudanças de endereço

Quando uma organização decide transferir sua sede para outra cidade ou região metropolitana, é inevitável que a rotina de transporte dos colaboradores seja alterada. Em muitos casos, isso significa:

• Aumento da necessidade de veículos;

• Rotas mais longas, com maior quilometragem rodada;

• Necessidade de novos pontos de embarque, que coincidam com a região em que seus colaboradores estão concentrados;

• Maior gasto com vale-transporte complementar, quando o fretado não cobre toda a jornada do colaborador;

Por isso, antes de tomar uma decisão definitiva, é muito importantes que uma série de questões sejam consideradas. Dentre elas:

• Como adequar todas as linhas de fretado para o novo endereço?

• O custo com vale-transporte complementar vai aumentar?

• Qual será o impacto financeiro dessa mudança para a empresa? Ela está preparada para absorver esse custo?

Se esse estudo de mobilidade não é realizado com muito planejamento, o risco de ter uma operação ineficiente é enorme, o que eleva custos e gera insatisfação.

O outro lado da moeda: quando a empresa perde por falta de otimização

Por outro lado, nem sempre mudar a sede significa aumento automático de custos. Há situações em que a nova localização poderia até reduzir o valor do transporte. O problema é que muitas empresas mantêm as mesmas linhas de fretado sem avaliar a nova realidade.

Isso gera um desperdício silencioso: a organização continua pagando caro por rotas desnecessárias ou mal ajustadas, quando poderia economizar significativamente com uma gestão de fretado bem estruturada.

Em larga escala, esse tipo de falha representa um prejuízo financeiro relevante, impactando diretamente a qualidade do deslocamento entre casa-trabalho e vice-versa.

Impactos além do custo: o que muitas empresas esquecem de avaliar

A gestão de fretado não está relacionada apenas ao custo do transporte. O espaço físico e a rotina da empresa também exercem influência direta sobre essa operação:

• Turnos e escalas de trabalho: quando há necessidade de dividir jornadas em diferentes horários para comportar o número de colaboradores no espaço físico da empresa, o fretado precisa ser ajustado a cada escala. Isso amplia a complexidade da operação e pode elevar os custos se não houver a roteirização adequada.

• Horas extras e tempo de espera: colaboradores que aguardam muito tempo pelo fretado da empresa podem contabilizar esse período como jornada de trabalho (as chamadas horas in itinere). Ou seja, o mau planejamento das linhas pode gerar custos adicionais com horas extras.

Esses aspectos mostram que o transporte corporativo vai além da simples locação de veículos: ele precisa estar alinhado à operação da empresa como um todo.

Case de sucesso: grande empresa de logística

Um exemplo prático desse cenário aconteceu com uma grande empresa do setor de logística que contratou a assessoria da Sat para analisar os impactos da mudança de sede.

No primeiro diagnóstico, foi identificado que:

• O custo atual com vale-transporte complementar já era elevado, ultrapassando R$ 190 mil mensais;

• Caso a empresa migrasse para um novo endereço, os gastos poderiam aumentar em quase 45%, chegando a mais de R$ 280 mil mensais;

• No deslocamento via fretado, os quilômetros rodados saltariam de 20,5 mil para mais de 33 mil km/dia, um acréscimo de 39%;

• Esse aumento representaria mais de R$ 45 mil de despesas adicionais por mês apenas com fretado.

• O número de colaboradores que levariam de 2h a 3h dentro do fretado para chegar ao trabalho aumentaria 47%.

Em contrapartida, o estudo também revelou que, com a gestão de fretado adequada, seria possível otimizar linhas, revisar rotas e reduzir custos e tempo de deslocamento.

A simulação feita com a plataforma da Sat mostrou que a empresa poderia economizar cerca de 20% por mês com o transporte dos colaboradores – mesmo após a mudança para o novo endereço – se implementasse as mudanças sugeridas na análise realizada.

Esses números reforçaram a necessidade de que qualquer decisão de mudança de sede fosse acompanhada de um planejamento de mobilidade, sustentado por dados e tecnologia.

Como a gestão de fretado ajuda a evitar desperdícios

Uma boa gestão de fretado permite que o RH tenha visibilidade completa da operação e faça ajustes estratégicos antes e depois da mudança de sede. Isso significa:

• Avaliar o modelo atual e redesenhar rotas de acordo com o novo endereço;

• Calcular de forma precisa a necessidade de veículos e linhas, além do impacto no vale-transporte complementar;

• Monitorar a operação em tempo real, garantindo eficiência e pontualidade;

• Evitar custos adicionais com horas extras ou tempo excessivo de deslocamento;

• Reduzir desperdícios e direcionar os recursos para onde realmente são necessários.

Com uma gestão inteligente, a mudança de sede deixa de ser um risco e passa a ser uma oportunidade de ganho em eficiência e qualidade de vida para os colaboradores.

A solução para gestão de fretado em mudanças de sede

Na Sat, desenvolvemos uma plataforma exclusiva para apoiar empresas nesse processo delicado. Nosso objetivo é simplificar a gestão das linhas de fretado e organizar o transporte dos seus colaboradores durante a fase de planejamento da mudança de sede, oferecendo ao RH:

• Roteirização das linhas, considerando o novo endereço da empresa e a residência de cada colaborador;

• Dashboard completo com informações atualizadas de linhas, tarifas e integrações – quando houver VT complementar;

• Mapas de contratação que apoiam o recrutamento de novos talentos mais alinhados às linhas de fretado da empresa;

• Integração com GPS dos veículos, permitindo monitorar o embarque diário de colaboradores e o trajeto percorrido pelos motoristas;

• Aplicativo para colaboradores e motoristas, que traz agilidade no check-in, reserva de assentos e acompanhamento de rotas.

É importante destacar que a Sat não fornece ônibus, mas temos parceiros para te indicar – que outros clientes nossos já testaram e aprovaram.

Para saber mais sobre o nosso serviço, basta enviar uma mensagem no nosso chat ou clicar em “quero uma proposta”.