Como fazer uma Roteirização de Vale-Transporte na sua empresa? Veja o passo a passo

O Vale-Transporte é um direito fundamental do colaborador, mas também figura entre os três maiores custos do Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos. Muitas empresas sentem que o valor pago mensalmente está inflacionado, mas não sabem por onde começar para reduzir essa despesa sem comprometer o benefício ou infringir a lei. Mas a resposta para esse desafio está na Roteirização de Vale-Transporte.

Se você busca mais eficiência na sua gestão de vale-transporte, segurança jurídica e, principalmente, uma redução significativa de custos, este artigo é um guia completo de como conseguir isso.

A seguir, detalharemos o processo, etapa por etapa, para que sua empresa implemente a roteirização de forma inteligente e estratégica.

O que é Roteirização de Vale-Transporte?

A Roteirização de Vale-Transporte é a prática de calcular o trajeto mais eficiente e justo para o deslocamento dos colaboradores, limitando-o estritamente ao percurso entre residência e local de trabalho.

Aqui na Sat, este processo é realizado por meio de um software com tecnologia proprietária que simula o uso do transporte público e identifica a rota mais eficiente, considerando:

• Custo envolvido: Analisa possibilidades de baldeações e integrações que podem diminuir o valor necessário para o trajeto;
• Distância a pé: Limita a distância máxima a ser percorrida pelo colaborador a pé (geralmente até 1 km);
• Tempo de viagem: Avalia alternativas de transporte que proporcionem um deslocamento equilibrado, considerando tanto a duração da viagem quanto o custo total.

É importante dizer que nossa roteirização abrange todo o Brasil, assegurando que cada colaborador, em qualquer região do país, tenha a rota mais eficiente para chegar até o seu local de trabalho.

A Roteirização de Vale-Transporte é permitida por lei?

A legislação brasileira que regulamenta o vale-transporte determina que o benefício deve ser obrigatoriamente fornecido aos colaboradores. Ela também estabelece que o valor destinado ao VT não possui natureza salarial, o que significa que não pode ser incorporado à remuneração nem sofrer incidência de encargos trabalhistas ou tributários.

Além disso, a lei especifica que o vale-transporte deve ser usado exclusivamente nos deslocamentos entre a residência e o local de trabalho. Portanto, não é permitido utilizá-lo para outras finalidades. Esse ponto também deixa claro que eventual saldo remanescente ao final do mês não deve ser acumulado, possibilitando que a empresa desconte esse excedente na recarga seguinte.

Diante disso, fica evidente que a roteirização do vale-transporte é inteiramente legal. A prática apenas assegura que o benefício seja utilizado exatamente conforme determina a legislação: para cobrir o custo real e necessário do trajeto do colaborador entre casa e trabalho.

Em mais de 25 anos de atuação, jamais tivemos conhecimento de qualquer posicionamento jurídico que desautorize ou desaconselhe essa prática.

Passo a passo para fazer uma Roteirização de Vale-Transporte

A implementação de um projeto de roteirização de VT ocorre por etapas, com o objetivo de regularizar a base de colaboradores e garantir o melhor resultado. Confira abaixo quais são essas etapas:

Passo 1: Envio e Tratamento da Base de Dados

O primeiro passo prático é o envio da base de colaboradores da sua empresa para a Sat. Antes disso, realizaremos uma reunião para alinhar os aspectos técnicos do projeto e orientar sobre o correto preenchimento e encaminhamento dessas informações.

Passo 2: Atualização Cadastral

Muitas empresas desistem da roteirização porque sabem que sua base de dados cadastrais está desatualizada, o que comprometeria os resultados do projeto e exigiria um alto nível de esforço e tempo aplicados para atualizar.

No entanto, nós temos um grande diferencial para resolver esse problema.

Nosso time de atendimento prestará todo o suporte necessário durante esta etapa. Na prática, isso significa que você receberá:

• Acesso ao Portal do Colaborador – uma página web onde cada funcionário pode, por conta própria, revisar e atualizar seu endereço residencial;
• 2 criativos e 2 textos informativos para apoiar a divulgação desse processo nos canais de comunicação internos utilizados pela empresa;
• Atualizações periódicas sobre o percentual de atualização da base (nível de adesão dos colaboradores).

Passo 3: Roteirização da Base

Com a base tratada e atualizada, o processo de roteirização é iniciado.

Em um prazo médio de 72 horas, nossa tecnologia cruza cada endereço com as informações mais recentes de:

• Linhas de ônibus, trens e metrôs;
• Tarifas vigentes;
• Regras de integração e baldeação de cada cidade.

O resultado é a identificação da rota mais eficiente para cada um dos seus colaboradores.

Passo 4: Entrega dos Resultados

Após o processamento, agendaremos uma reunião para apresentar os resultados da roteirização de vale-transporte – incluindo o relatório de economia projetada – e para alinhar o aceite final do projeto.

Passo 5: Adequações e Implementação

Após o alinhamento e a aprovação dos resultados, reabriremos o Portal do Colaborador para que cada funcionário possa registrar formalmente o aceite da nova rota.

Caso algum colaborador solicite ajustes, seja por identificação de rota incorreta ou por necessidade de evitar áreas de risco, nossa equipe realizará as devidas correções.

Cases de Sucesso: Roteirização de Vale-Transporte

Queremos compartilhar com você um case real de uma grande empresa de Terceirização e Offshoring, que obteve economia de 42% após a roteirização:

A rota de 16.700 usuários foi analisada e, nesse processo, identificamos oportunidades de otimização em 3.711 delas (23% do total). Como resultado, o custo médio mensal com vale-transporte, que antes era de R$ 339,00, caiu para R$ 196,00, gerando uma economia de 42%.

Ao todo, 4.330 locais de trabalho foram revisados, com maior concentração nas regiões de SP, RJ, MG, GO, BA, PE, RS, ES, SC, MS e MA, garantindo eficiência e redução de custos de forma estratégica.

Estes resultados foram alcançados apenas com a otimização das rotas, ou seja, ainda havia mais espaço para otimização caso o cliente implementasse outras soluções, como a Gestão de Saldos do Vale-Transporte.

Outro case bacana de apresentar é o de uma grande empresa do ramo de Segurança Patrimonial:

Com a implementação da roteirização de VT, foi identificada economia para 874 usuários do benefício. O gasto médio mensal com vale-transporte, que antes era de R$ 223,23, passou para R$ 212,88, gerando uma redução de 5% nos custos da empresa.

Ao todo, foram 7.400 usuários roteirizados e 1.745 locais de trabalho analisados, distribuídos principalmente em regiões de SP, RJ e MG.

Benefícios de implementar a Roteirização de Vale-Transporte:

A roteirização de vale-transporte não é apenas uma ferramenta de corte de custos; é uma estratégia que melhora toda a gestão de vale-transporte da sua empresa. Veja como:

1 – Redução média de custos: Nossa tecnologia alcança uma economia potencial média de 21% sobre o seu custo total do benefício. Esse capital pode ser imediatamente realocado para treinamentos, investimentos em infraestrutura ou outras áreas essenciais.

2 – Segurança jurídica e compliance: A empresa tem provas auditáveis de que o cálculo do VT foi feito de forma correta e legal, diminuindo drasticamente o risco de passivos trabalhistas e garantindo o alinhamento total com a lei.

3 – Controle e eficiência na mobilidade: Sem um sistema eficaz de roteirização, os próprios colaboradores acabam definindo a forma como vão se locomover da casa para o trabalho. Se isso acontecer, você não terá controle sobre as rotas utilizadas, abrindo a possibilidade do uso de transportes mais caros ou até mais demorados. Por outro lado, ao controlar o deslocamento de suas equipes, a empresa poderá impor o uso de rotas mais eficientes, reduzindo custos e otimizando a mobilidade de todos.

4 – Assertividade já no Onboarding de novos colaboradores: Essa questão abordada no tópico anterior se torna ainda mais relevante em situações de recém-admitidos. Muitas vezes, os novos contratados não conhecem a região e, logo, não sabem os melhores trajetos para chegar ao trabalho. Assim, em vez de perguntar a eles sobre o assunto, o departamento de RH já vai contar com a solução em mãos, podendo apresentá-la no período de onboarding.

Como fazer uma roteirização de vale-transporte sem risco?

Muitas empresas deixam de realizar a roteirização do vale-transporte por receio de investir em um projeto que, no fim, não gere economia, tornando-se apenas mais uma despesa.

Para eliminar essa preocupação, a Sat adotou o modelo de Success Fee.

E o que isso significa na prática?

Que o sucesso é compartilhado. Ou seja:

• Se identificarmos economia para sua empresa, dividiremos apenas um percentual sobre o resultado gerado, que pode ser parcelado em duas vezes.
• Caso não haja economia, você não paga absolutamente nada e o estudo realizado te certificará que o seu gasto atual com vale-transporte está adequado.

Portanto, não há pagamento sem resultados, eliminando totalmente o risco de realizar a roteirização de vale-transporte.

Agora que você já sabe como funciona o processo e entende que ele é seguro, por que não aproveitar para diagnosticar a sua operação?

Clique aqui e solicite uma demonstração da nossa tecnologia.

Garanta que as rotas dos seus colaboradores sejam realmente eficientes e que seus custos estejam alinhados à necessidade real de deslocamento deles.