Vale-transporte não utilizado: o que o RH deve fazer para resolver o acúmulo de saldo?

O saldo de Vale-Transporte depositado mensalmente no cartão dos colaboradores deveria ser compatível com suas reais necessidades de deslocamento entre o local de trabalho e a residência. No entanto, a realidade é bem diferente.

As empresas tendem a pagar a mais do que o necessário, pois não têm acesso a informações precisas sobre os valores excedentes. Isso gera um prejuízo financeiro exponencial para a maioria dos empregadores, pois os valores se acumulam sem controle e a bola de neve negativa aumenta a cada mês.

A boa notícia é que, se você está lendo este artigo, já está à frente da maioria! Neste texto, vamos te ensinar a forma correta de solucionar esse problema e as ferramentas necessárias para isso. Continue a leitura e aprimore ainda mais sua gestão do Vale-Transporte.

O que é a Gestão de Saldos do Vale-Transporte?

A Gestão de Saldos do Vale-Transporte é uma prática que visa otimizar os custos da empresa em relação ao benefício oferecido aos colaboradores. Consiste em monitorar os saldos dos cartões de VT de cada funcionário para identificar eventuais valores excedentes e evitar gastos desnecessários.

Enquanto muitas ferramentas de mercado baseiam-se em estimativas, a abordagem da Sat se destaca por oferecer precisão. Ao invés de projeções, realizamos uma leitura completa dos cartões, fornecendo informações assertivas sobre o saldo disponível. Com base nesses dados, sugerimos os valores corretos de recarga para o próximo mês.

Além disso, nossa plataforma oferece relatórios detalhados sobre a gestão de saldos do VT, proporcionando ao departamento de RH uma visão mais clara sobre o benefício dos colaboradores.

Como funciona a Gestão de Saldos do VT?

Em termos práticos, a Gestão de Saldos funciona da seguinte maneira:

• Valor do pedido de Vale-Transporte: R$ 320 mensais.
• Saldo não utilizado no mês anterior: R$ 112,00.
• Depósito no próximo mês: R$ 208 (R$ 320 – R$ 112).
• Resultado: 35% de economia média.

O impacto positivo da Gestão de Saldos se torna ainda mais evidente em empresas com um grande número de colaboradores. Por exemplo, imagine uma organização com 10.000 colaboradores. Se considerarmos um saldo médio não utilizado por colaborador de R$ 50,00, a economia anual resultante seria de R$ 6.000.000,00 (multiplicando 10.000 colaboradores pelo número de meses do ano e pelo valor médio não utilizado).

A principal causa do Vale-Transporte acumulado

O principal motivo para o Vale-Transporte acumulado está relacionado, sem dúvidas, à falta de gestão do benefício. Isso acontece porque, de um lado os colaboradores fazem o pedido e o uso incorreto dos valores de VT, e do outro lado o RH não tem acesso fácil a essas informações valiosas de forma transparente para tomar melhores decisões. Como consequência, o departamento não tem controle sobre o uso do benefício por parte dos funcionários, o que gera uma deficiência no processo que resulta em uma bola de neve de impacto negativo.

Como evitar o acúmulo de saldo do Vale-Transporte?

Devido à complexidade envolvida no processo, o ideal é implementar um sistema automatizado de Gestão de Saldos. Isso permite uma abordagem estratégica e eficiente para garantir que os colaboradores tenham o valor necessário para seus deslocamentos, sem excessos que levem ao desperdício de recursos da empresa. Para isso, uma plataforma especializada é fundamental. Ela irá te fornecer dados precisos, considerando critérios como:

• Quantidade de saldos preexistentes e seus prazos de validade:

Manter um registro preciso dos saldos preexistentes e seus prazos de validade é essencial, uma vez que isso permite determinar com precisão o montante necessário para o próximo mês, evitando recargas excessivas nos cartões dos colaboradores que já têm crédito suficiente para cobrir seus deslocamentos e, por consequência, reduzindo gastos desnecessários.

Neste ponto, vale destacar ainda que, em muitos casos, essa adequação pode significar períodos de vários meses sem a necessidade de depósitos relacionados ao VT para alguns colaboradores.

• O valor correto para a próxima recarga:

Quando um novo colaborador é contratado, é crucial que ele envie suas informações de endereço e necessidade de transporte para o RH, a fim de que o valor do Vale-Transporte necessário seja calculado. Entretanto, um erro bastante comum do departamento é não validar adequadamente os dados enviados.

Isso porque, com frequência, por falta de conhecimento, o colaborador pode acabar utilizando uma rota que não seja a mais eficiente – seja por ser mais demorada ou mais cara –, sendo que esse trajeto poderia ser facilmente ajustado para melhorar sua qualidade de vida e, simultaneamente, adequar os custos para a empresa.

Nesse sentido, para determinar os melhores trajetos e meios de transporte, ou seja, encontrar caminhos mais rápidos e com menos baldeações, a Roteirização se mostra como a melhor ferramenta, pois, além de se tratar de um processo legal, em conformidade com a lei, também considera parâmetros essenciais – tempo, custos e distância do percurso a pé – que trazem uma série de benefícios, os quais você verá mais à frente.

Por outro lado, a análise dessas rotas “por conta própria” muitas vezes não é precisa. Isso ocorre porque os mecanismos de busca comuns, como o Google Maps, não são atualizados com a mesma frequência em que as linhas, tarifas e integrações de transporte sofrem alterações, portanto, oferecem dados defasados e incompletos.

Levando em consideração os pontos acima, você pode perceber que o cálculo manual do Vale-Transporte se torna ainda mais complexo para empresas com múltiplas unidades de trabalho e um grande número de colaboradores.

E estes são apenas alguns dos diversos fatores que destacam a importância dos sistemas de gestão para uma abordagem mais estratégica na administração do benefício.

• Conscientização dos funcionários:

Como mencionamos anteriormente, é frequente que os colaboradores não estejam cientes da rota mais adequada e acabem adotando práticas que levam ao Vale-Transporte acumulado. No entanto, isso não implica necessariamente em má-fé por parte deles. Pelo contrário, muitos desconhecem a lei do Vale-Transporte e não sabem como proceder corretamente em relação a esse benefício.

Essa falta de conhecimento é mais comum do que se imagina. Por isso, é fundamental que o departamento de Recursos Humanos os conscientize sobre o uso adequado do VT, além de deixar claro quais são as práticas inadequadas e suas possíveis consequências.

Essa comunicação é essencial, pois a transparência em todo o processo evidencia como o acúmulo de saldos do Vale-Transporte prejudica tanto a empresa quanto o próprio trabalhador.

Benefícios da plataforma de Gestão de Saldos para sua empresa

• Otimizar processos, reduzir custos e aumentar a produtividade

A dinâmica empresarial atual exige uma sincronia cada vez maior entre os diversos departamentos de uma empresa. No entanto, o setor de Recursos Humanos, vital para o funcionamento organizacional, muitas vezes se vê sobrecarregado com uma série de tarefas burocráticas que consomem muito tempo. Essas atividades, que poderiam ser automatizadas, acabam monopolizando recursos e impedindo a dedicação a outras demandas igualmente importantes.

Dentro desse contexto, contar com um sistema de gestão que auxilia a automatização da Gestão do Vale-Transporte e dos saldos dos cartões dos colaboradores é muito importante para reduzir não só os custos da empresa, mas também o tempo gasto pelos profissionais nesta única atividade, possibilitando a eles a oportunidade de direcionarem sua atenção e esforço para outros aspectos da organização. Assim, aumentando a produtividade das pessoas envolvidas no trabalho.

• Inibir o mercado paralelo

Por desconhecer como funciona o Vale-Transporte, os colaboradores podem, sem saber, participar de práticas ilegais, como vender os créditos acumulados ou emprestar o saldo para terceiros. Nesses casos, muitos pensam que estão agindo dentro da legalidade ao buscar uma renda extra ou, simplesmente, ajudar conhecidos que não tinham como pagar suas passagens. No entanto, não percebem que o valor descontado em seus pagamentos corresponde exatamente ao montante depositado e que, uma vez que a empresa identifique esses saldos excedentes, o desconto será ajustado para refletir apenas o necessário, ou seja, será menor. Assim, ao invés de vender os créditos, os colaboradores veriam seus descontos reduzidos, resultando em um aumento líquido de renda.

Daí a importância de uma orientação financeira adequada por parte da empresa aos seus funcionários. Essa conscientização pode ajudar a reduzir ou até mesmo eliminar essa prática, que é prejudicial tanto para a contratante quanto para os usuários de VT.

• Evitar a expiração dos créditos

É fundamental aumentar a frequência do controle da validade dos créditos, considerando que cada região do país possui prazos distintos. Isso ocorre porque a regulamentação das empresas de transporte público é de responsabilidade dos governos estaduais ou municipais. Logo, uma vez depositado, o saldo tem um período limitado para ser utilizado. Após esse prazo, os valores não consumidos são removidos do cartão do passageiro e revertidos para as empresas de transporte.

Também há um período de validade para o uso dos créditos após um reajuste tarifário. Conforme estabelece o artigo 9 da lei 7.418, este prazo é de 30 dias a contar da data de correção.

Art. 9 – Os Vales-Transporte anteriores perdem sua validade decorridos 30 (trinta) dias da data de reajuste tarifário.

Contudo, é animador observar que já está em tramitação um Projeto de Lei (5126/20) com o intuito de aumentar esse prazo de validade de 1 para 12 meses.

Gestão de Saldos do Vale-Transporte é legal? O que diz a lei?

Sim, a gestão de saldos do Vale-Transporte é uma prática fundamentada na legislação que regula esse benefício, especificamente na lei 7.418/85 e no Decreto 95.247/87.

Essa abordagem garante que o VT seja pago aos colaboradores de acordo com as disposições legais, ao mesmo tempo em que fornece à empresa informações precisas para efetuar o depósito do valor realmente necessário.

Assim, não só assegura os direitos dos funcionários, mas também auxilia o departamento de Recursos Humanos na gestão eficiente dos recursos destinados ao benefício, promovendo uma operação alinhada com a legislação vigente e garantindo transparência e conformidade em todos os processos relacionados ao Vale-Transporte.

Conclusão

Como você viu, a Gestão do Vale-Transporte é crucial para a otimização dos recursos e o bem-estar dos colaboradores. Ao optar por uma plataforma especializada, como a PSS da nossa Assessoria de VT, você elimina as preocupações com o acúmulo de saldos e aproveita uma gama de recursos que tornam o gerenciamento do benefício mais estratégico e simples.

Nossa abordagem abrange desde a Gestão de Saldos até a Roteirização, oferecendo uma solução completa para concentrar todas as informações relevantes em um só lugar.

Vale mencionar que a nossa tecnologia de roteirização é proprietária e, diferente do que é visto no mercado, não depende de softwares de terceiros. Por isso, é capaz de garantir maior precisão e qualidade das rotas geradas, para que o seu RH sempre tenha certeza de que está pagando o valor justo.

Agora que você já sabe como funciona a Gestão de Saldos, que tal conhecer um pouco mais sobre como a nossa solução pode beneficiar a sua empresa? Para isso, preencha o nosso formulário clicando aqui e entraremos em contato para tirar todas as suas dúvidas.