Gestão de transporte do funcionário: quando saber que é hora de investir?

Em primeiro lugar, é importante saber que a otimização de processos para alcançar melhores resultados faz parte da rotina do Departamento Pessoal. Além disso, a implementação da gestão de transporte do funcionário é um exemplo de ação que pode transformar a eficiência do setor. No entanto, nem sempre é fácil identificar se a empresa realmente precisa dessa mudança.

Você tem dificuldades em perceber com clareza se a administração do deslocamento das equipes está sendo feita corretamente? Neste texto, vamos ajudar você a descobrir se realmente está na hora de investir em uma gestão estratégica dessa área.

Continue a leitura e entenda para que serve a gestão de transporte do funcionário e quais desafios indicam que o DP deve apostar nela. Confira!

O que é a gestão de transporte do funcionário?

O deslocamento dos profissionais que atuam em uma organização pode parecer um assunto simples de início. Entretanto, ao pensar melhor, você vai notar que há várias questões que atravessam esse tema.

Existem burocracias e regras específicas que regem benefícios como o vale-transporte, por exemplo. Ou seja, a empresa pode ou não optar por oferecer transporte corporativo ou vale-combustível. São questões que influenciam o orçamento, principalmente se houver desperdício. Além disso, não podemos esquecer que o deslocamento para o trabalho impacta diretamente no rendimento dos profissionais e em sua qualidade de vida.

Dê atenção para a gestão de transporte do funcionário

Sendo assim, considerando todos esses fatores, fica claro que o assunto merece a atenção do Departamento Pessoal. Portanto, em vez de apenas oferecer o vale-transporte de forma indiscriminada a todos os colaboradores, sem nenhum acompanhamento de como ele está sendo usado, o setor pode apostar na gestão de transporte do funcionário.

Dessa forma, a gestão do transporte vai favorecer uma administração mais inteligente desse benefício, usando ferramentas de controle e otimização. Os gestores não apenas vão entender qual caminho é o mais benéfico para a empresa, como também quais são as formas de garantir a máxima eficiência na estratégia adotada.

Quais desafios mostram que é hora de investir em gestão de transporte?

Como falamos no início do texto, nem sempre é fácil para o Departamento Pessoal identificar que está na hora de melhorar os processos referentes ao deslocamento de colaboradores. Mas, separamos abaixo alguns motivos claros que devem incentivar o setor a investir em gestão de transporte de funcionários. Veja só.

Gastos altos com recarga de vale-transporte

Segundo a lei do vale-transporte, um profissional só pode usar até 6% do seu salário para custear o deslocamento. Sendo assim, a empresa geralmente fica com uma despesa significativa para complementar esse benefício obrigatório, precisando recarregar mensalmente os cartões do transporte público.

Mas será que todo o valor investido pela organização em vale-transporte está sendo usado adequadamente? O empregador tem o direito legal de observar se há realmente necessidade de uma recarga integral do vale.

Portanto, se o colaborador não usar todo o dinheiro depositado no vale, a empresa pode apenas complementar com o valor necessário para o mês seguinte. Se você tem equipes que costumam fazer home office por exemplo, imagine o quanto poderá ser economizado com essa melhoria?

Falta de entendimento de onde estão os custos com transporte

Em muitas organizações, os custos com transporte acabam se subdividindo em diversas categorias. Enquanto alguns colaboradores têm vale-transporte, outros preferem o vale-combustível. Ao mesmo tempo, gestores e funcionários em viagens podem usar meios alternativos como aplicativos, solicitando o reembolso depois.

No entanto, essa descentralização pode causar uma verdadeira bagunça caso o Departamento Pessoal não conte com um sistema de gestão de transporte. Ou seja, as contas “se perdem” e passa a ser mais complexo gerar relatórios e organizar as métricas. Portanto, como você deve imaginar, esses problemas podem se tornar gargalos financeiros, por onde o dinheiro “escorre” sem que ninguém veja.

Sinais de uso indevido do vale-transporte

Infelizmente, as chances de fraudes no uso do vale-transporte são reais e trazem grandes prejuízos financeiros para a empresa. Mas, segundo a lei, um colaborador não pode trocar o benefício por dinheiro, emprestar para terceiros ou mesmo usar o vale para deslocamento que não seja ao trabalho.

Mas, nem sempre o Departamento Pessoal está atento a essas questões e acaba tendo um impacto negativo no financeiro por conta de uso indevido do benefício. Então, com a implementação de uma gestão de transporte do funcionário, o setor passa a se conscientizar sobre o tema e alertar os profissionais da empresa.

Além disso, sistemas que fazem a gestão de transporte do funcionário facilitam o monitoramento — que é autorizado pela lei — do uso do benefício. Casos extremos de não cumprimento das regras podem inclusive resultar em demissão por justa causa.

Necessidade de enxugar o orçamento

Sabemos que o mercado corporativo atual exige uma gestão financeira mais eficiente, afinal, desperdiçar recursos em um setor pode levar a uma crise generalizada na empresa. Em alguns momentos, a organização já está passando por problemas financeiras e todos os departamentos se veem obrigados a encontrar soluções para enxugar o orçamento.

Da mesma forma, implementar uma gestão de transporte do funcionário é uma estratégia ideal para conseguir descobrir em quais pontos é possível economizar e otimizar a distribuição dos recursos. As ferramentas vão permitir uma visão mais ampla dos gastos e das métricas que o setor pode acompanhar.

Realização de tarefas repetitivas e burocráticas

Quando falamos de acompanhar o uso do vale-transporte pelos colaboradores, podemos afirmar que é praticamente impossível fazer isso de forma manual. Além disso, o DP tem ainda outras responsabilidades referentes ao transporte, sendo a maioria das tarefas de ordem burocrática e extremamente repetitivas.

No entanto, o setor já pode contar com a tecnologia para desafogar esse trabalho. Sendo assim, sistemas que fazem a gestão de transporte do funcionário permitem a automatização de tarefas repetitivas e garantem mais flexibilidade para a equipe do Departamento Pessoal.

Invista na gestão de transporte do funcionário

Em conclusão, se as contas do Departamento Pessoal não fecham ou se a administração do deslocamento dos colaboradores está descentralizada, está na hora de investir na gestão do transporte de funcionários. Esperamos que este conteúdo ajude você a implementar uma estratégia eficiente nesse aspecto.

Em suma, Sat pode ajudar você e seu departamento com as melhores soluções para fazer uma gestão de transportes que seja segura para as equipes e vantajosas para a organização. Entre em contato conosco e descubra como facilitar sua rotina de DP.

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