Você sabe como é feita a roteirização de vale-transporte de uma empresa?

A roteirização de vale-transporte é uma prática muito importante para as empresas no cenário atual. Um dos motivos é que permite verificar a melhor rota para os funcionários chegarem ao local de trabalho de maneira mais rápida e segura.

Além disso, contribui para o gerenciar com eficiência a concessão do vale-transporte, benefício que é usado por muitos empregados.

A partir de análises detalhadas dos trajetos para os colaboradores chegaram ao local de trabalho, uma companhia tem mais chances de reduzir custos e de conseguir resultados expressivos em termos financeiros e operacionais.

Neste post, serão destacados diversos fatores ligados à roteirização. O objetivo é ajudá-lo a utilizar essa prática da melhor maneira possível e a viabilizar o crescimento sustentável da sua empresa. Confira!

Saiba o que é a roteirização de vale-transporte

A roteirização consiste em um planejamento que engloba a tecnologia de geoprocessamento com informações atualizadas. Dessa maneira, uma companhia pode verificar a melhor opção para quem está no ponto A (residência do funcionário) até o ponto B (local de trabalho).

Mesmo com sistemas que ajudem a executar essa tarefa com maestria, é necessário usar a tecnologia com bom senso. Isso porque é necessário ter uma análise não apenas do trajeto, mas também do trânsito na região.

Dessa maneira, o setor de Recursos Humanos pode fazer uma avaliação perfeita de como o empregado poderá chegar à empresa em menos tempo. Essa medida é muito importante, porque o ideal é o funcionário iniciar as atividades disposto e tranquilo para render mais.

Funcionamento

A roteirização de vale-transporte envolve um processo computacional, ou seja, um sistema responsável por indicar as possibilidades que um funcionário tem de chegar ao local de trabalho.

Essa atividade considera o endereço informado pelo colaborador e o endereço da organização. A partir dos dados sobre os percursos apresentados, o sistema indica qual é o trajeto mais adequado para o empregado.

Dependendo do sistema, é possível fazer uma atualização em tempo real sobre os destinos, os gastos e as distâncias. Por exemplo, uma cidade pode estar passando por obras de grande impacto em uma via. Nesse caso, pode haver mudanças no trajeto mais rápido para o funcionário.

Essa situação deve ser identificada rapidamente pelo Recursos Humanos, que precisa comunicar ao colaborador a necessidade de optar por outro caminho para chegar à empresa no horário combinado.

Em geral, as companhias adotam um formulário para o funcionário solicitar o vale-transporte. Nele, devem estar informações sobre o endereço e o uso dos meios de locomoção (ônibus, metrô, trem etc.) para fazer o trajeto de casa até o trabalho.

Porém, é comum as empresas não verificarem se o caminho apresentado pelo funcionário é a melhor alternativa de deslocamento. Para isso não acontecer, a roteirização do vale-transporte deve ser adotada o mais rápido possível.

Afinal, nem sempre o caminho mais curto é o ideal para o colaborador, porque é preciso considerar o fluxo de veículos na região e outros fatores, como obras e presença de escolas.

Fique atento às vantagens

A roteirização de vale-transporte é uma ação que proporciona muitos benefícios para a empresa. Para você entender melhor essas vantagens, vamos apresentá-las de maneira detalhada. Acompanhe!

Economia de gastos

Em uma conjuntura de elevada competitividade, as corporações necessitam buscar maneiras de reduzir gastos. A roteirização viabiliza diminuir os custos com o vale-transporte, porque indica para o Recursos Humanos o valor exato para fazer as recargas mensais.

Isso ocorre por causa que o sistema evita que haja o acúmulo indevido de saldo nos cartões. Nos primeiros meses de implantação do software, alguns funcionários poderão ficar um tempo ser receber créditos.

Essa situação acontece em virtude de o saldo estar muito grande, o que garante o deslocamento até a empresa por um período superior a 30 dias.

Redução de fraudes

Ao acumular saldos nos cartões, um funcionário pode optar por vender os créditos no mercado clandestino para obter uma renda extra. Porém, é uma prática ilegal e que deve ser evitada ao máximo.

A partir da roteirização de vale-transporte, o RH pode comparar os valores a serem creditados com os que foram usados pelos colaboradores. Dessa forma, é possível identificar eventuais desvios no uso do benefício.

Se for constatada alguma irregularidade, a equipe do Recursos Humanos pode não apenas orientar o empregado sobre o uso correto do vale-transporte, mas também adverti-lo sobre o erro cometido.

Otimização da gestão

Com um sistema inteligente de gestão de vale-transporte, os processos internos do RH para o gerenciamento desse benefício se tornam mais rápidos, simples e eficazes.

Essa ação se torna possível por causa da possibilidade de os cálculos serem feitos automaticamente. Assim, são minimizados as intervenções manuais e os erros.

À medida que tarefas operacionais não exigem tanto tempo para serem concretizadas, os profissionais do RH podem se dedicar mais às ações consideradas estratégias, como o desenvolvimento de programas para incentivar a carona solidária.

O Recursos Humanos é uma área vital para uma empresa pensar em formas de melhorar a convivência no ambiente de trabalho. Com base em uma boa estratégia, é possível criar medidas para atingir esse objetivo. Sem dúvida, a roteirização do vale-transporte pode ajudar nesse processo de forma efetiva.

Dados corretos

A partir de um sistema eficiente de gestão do vale-transporte, uma empresa pode contar com relatórios que vão favorecer a tomada de decisão. Por exemplo, foi constatado que muitos empregados vivem em um mesmo bairro.

Nesse caso, a companhia pode verificar se vale a pena contratar um serviço terceirizado de transporte ou fazer ações para incentivar a carona compartilhada. O uso de informações atualizadas é imprescindível para uma organização agir de forma mais inteligente para facilitar o deslocamento dos funcionários.

Mais qualidade de vida para os empregados

Ficar muito tempo dentro de um ônibus ou enfrentar um trânsito engarrafado são motivos para deixar um trabalhador desgastado e até irritado. Uma maneira de amenizar essa situação é buscando o melhor trajeto para os funcionários chegarem mais rapidamente à empresa.

Pensar na qualidade de vida dos colaboradores é um fator que justifica investir na roteirização do vale-transporte o mais rápido possível. Aliar redução de custos com o aumento da produtividade da equipe é uma meta que sempre deve ser priorizada.

Se você quer mais informações sobre como gerenciar o vale-transporte seguindo as melhores práticas, não deixe de assinar a nossa newsletter. Afinal, o conhecimento nos qualifica para superar as adversidades!

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