Gestão de vale-transporte empresarial: como otimizar e reduzir custos?

A gestão de vale-transporte empresarial envolve a administração eficiente do benefício de transporte fornecido aos colaboradores, de acordo com a lei n° 7.418/85 e também a CLT.

Se você atua no RH ou no Departamento Pessoal, sabe bem: esse processo não é simples e exige atenção em várias etapas – desde o cálculo correto do valor do VT, a compra dos créditos, o desconto na folha de pagamento, o controle dos saldos dos cartões, até a garantia de que o benefício está sendo usado da forma adequada pelos funcionários.

E você também entende que, quando essa estrutura falha, o impacto recai diretamente sobre a sua rotina, sobre o orçamento da empresa destinado ao benefício e, principalmente, sobre a satisfação do colaborador.

Por outro lado, quando bem planejada, a gestão do vale-transporte empresarial assegura a melhor experiência para todos.

O grande ponto aqui é: o que você deve fazer para otimizar sua operação?

É sobre isso que vamos falar neste conteúdo. Você vai entender a maneira mais eficaz de realizar a gestão de vale-transporte empresarial dentro da lei e com foco na redução de custos e no ganho de produtividade para o seu time.

Vamos lá?

Aspectos importantes para uma gestão de vale-transporte empresarial eficaz

Por mais que tudo isso já faça parte da sua rotina de trabalho, é importante relembrar alguns pontos-chave que fazem toda a diferença para alcançar os resultados esperados com a gestão de vale-transporte empresarial.

A verdade é que, com a correria do dia a dia, detalhes importantes podem passar despercebidos – e são justamente esses detalhes que definem a diferença entre uma estrutura eficiente e outra cheia de gargalos.

A Lei do vale-transporte

A gestão do vale-transporte empresarial deve seguir as diretrizes estabelecidas pela legislação trabalhista, em particular pela Lei nº 7.418/85 e pelo Decreto nº 10.854/21, que em seus textos estabelecem:

Para colaboradores

• A declaração falsa e o uso indevido do vale-transporte constituem falta grave e podem resultar em demissão por justa causa (podemos citar como uso indevido a venda ou empréstimo do VT para terceiros, a troca por outro item e a utilização para outras finalidades);
• É proibido acumular o benefício com outras vantagens relativas ao transporte do colaborador;
• O funcionário não terá direito ao VT se a empresa oferece transporte fretado que cubra integralmente seus deslocamentos relativos ao trabalho.
• O Vale-Transporte só pode ser utilizado em transporte coletivo público urbano que funcionam por meio de linhas regulares. Dessa forma, não contempla, por exemplo, o uso de automóvel próprio.

Para empresas

• O empregador, pessoa física ou jurídica, deverá antecipar o VT ao empregado para utilização em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa (Art. 1°, Lei n° 7.418/85);
• O VT não tem natureza salarial, nem se incorpora a remuneração para quaisquer efeitos (Art. 2°, a, da Lei n° 7.418/85);
• A empresa não pode pagar o vale-transporte em dinheiro ou substituir por qualquer outra forma de pagamento, exceto no caso de trabalhadores domésticos (Art. 110, Decreto n° 10.854/21);
• O desconto do VT pode ser de, no máximo, 6% do salário base do colaborador. Se a quantia necessária exceder esse limite, a empresa arca com o restante do custo (Art. 4°, p. único, da Lei n° 7.418/85).
• O auxílio-transporte não substitui o vale-transporte. Por isso, mesmo que a empresa adote uma política de benefícios mais “moderna”, ela continua obrigada a fornecer o VT caso o colaborador o solicite.

Leia também: Vale-Transporte ou Auxílio-Mobilidade: qual a diferença e qual o melhor para a empresa?

A concessão do vale-transporte em situações especiais

Uma boa gestão de vale-transporte empresarial precisa considerar as diversas formas de vínculo e presença do colaborador na empresa. Veja como proceder em casos comuns:

Afastamentos e licenças

O colaborador não tem direito ao vale-transporte em situações em que não houver comparecimento presencial ao trabalho, como em períodos de férias, faltas (justificadas ou não), atestado médico e licenças (maternidade, paternidade, entre outras).

Regime de home office

A empresa não é obrigada a conceder vale-transporte a colaboradores em regime de home office, já que o benefício se aplica exclusivamente aos custos de deslocamento entre a casa e o local de trabalho, o que não acontece nesse modelo de atuação.

Modelo híbrido

No regime híbrido, o vale-transporte é devido apenas nos dias de trabalho presencial. O empregador deve fornecê-lo somente quando houver deslocamento até o local de trabalho. Por isso, é importante manter uma clareza da jornada de trabalho de cada funcionário e ajustar a quantidade de créditos proporcionalmente a cada mês. A isso chamamos de complementação de créditos, ou Gestão de Saldos.

Como funciona a complementação de créditos?

Uma das formas mais eficientes de tornar a gestão do vale-transporte empresarial mais inteligente é por meio da complementação de créditos, conhecida como Gestão de Saldos.

Essa prática permite que a empresa recarregue apenas o valor necessário para cobrir os deslocamentos do colaborador no período mensal, evitando o acúmulo de créditos não utilizados e a expiração futura desses valores.

Além de reduzir desperdícios, a Gestão de Saldos garante mais controle sobre os recursos investidos no vale-transporte empresarial, contribuindo para uma operação mais econômica e estratégica.

A seguir, confira um exemplo prático para entender como essa prática funciona.

Exemplo de Gestão de Saldos do vale-transporte empresarial:

Imagine a seguinte situação: um colaborador informa que precisa de R$ 160,00 por mês em vale-transporte. A empresa realiza o desconto de 6% sobre o seu salário base de R$ 2.000, o que corresponde a R$ 120,00, e custeia o excedente de R$ 40,00 para atingir o valor total necessário.

Porém, ao final do mês, identifica que o funcionário utilizou apenas R$ 110,00 do total depositado. Isso significa que R$ 50,00 permaneceram como saldo não utilizado no cartão.

No mês seguinte, como o RH deve proceder?

Nesse caso, a empresa pode – e deve – apenas complementar o crédito. Isso significa ajustar a recarga para R$ 110,00, valor realmente utilizado no mês anterior, em vez de repetir os R$ 160,00 originalmente previstos. Afinal, já há um saldo de R$ 50,00 não utilizado no cartão, que poderá ser aproveitado no próximo período.

Essa prática é chamada de Gestão de Saldos e permite um controle mais estratégico na gestão de vale-transporte empresarial, baseado no uso real de cada colaborador.

A complementação de créditos é autorizada por lei?

Sim, essa ação é respaldada pelo artigo 2º, alínea a, da Lei 7.418/85, que permite que a empresa ajuste os valores conforme a necessidade real do colaborador, sem violar a legislação, uma vez que o benefício não pode ser incorporado ao salário.

Roteirização: a estratégia que antecede a Gestão de Saldos

Agora que você já entendeu como a complementação de créditos pode otimizar as recargas mensais, é hora de conhecer uma estratégia que, combinada a ela, torna a gestão de vale-transporte empresarial ainda mais eficiente: a roteirização.

Se por um lado a Gestão de Saldos foca em ajustar o benefício com base no que o colaborador usou, a roteirização foca em definir com precisão o valor que ele realmente precisa.

Como funciona a roteirização de vale-transporte na prática?

Por meio de tecnologia especializada, a empresa mapeia o trajeto ideal entre a residência e o local de trabalho de cada colaborador, levando em conta as opções disponíveis de transporte público, integrações tarifárias e critérios internos (como menor custo, menor tempo ou menor número de baldeações).

Assim, em vez de confiar apenas nas informações fornecidas pelo colaborador, a empresa passa a calcular o valor exato necessário para o deslocamento, de forma embasada, padronizada e segura.

Com isso, a roteirização garante que o valor concedido desde a primeira recarga esteja perfeitamente alinhado à real necessidade – e a Gestão de Saldos entra depois para fazer os ajustes com base no uso mensal. Juntas, essas estratégias formam um ciclo completo de inteligência, economia e conformidade na sua operação de vale-transporte.

Principais vantagens da roteirização de vale-transporte:

Redução de custos na origem: Garante que a empresa não pague por rotas mais caras quando existem alternativas mais baratas e viáveis, gerando economia antes mesmo da primeira recarga.

Precisão e conformidade: Fornece um valor de benefício justo e documentado, totalmente alinhado à exigência legal de cobrir o deslocamento residência-trabalho.

Combate a inconsistências: Evita a concessão de valores baseados em estimativas ou declarações imprecisas do colaborador, que muitas vezes não conhece a opção mais eficiente e econômica.

Como colocar tudo isso em prática na sua empresa?

Implementar a roteirização e a gestão de saldos exige tecnologia, análise constante e um conhecimento especializado que nem sempre faz parte da estrutura interna das empresas.

Por isso, é comum que o RH busque soluções no mercado. E dentre tantas possibilidades, qual a melhor escolha?

Bom, se você já está nesse processo de escolha ou apenas começando a pesquisar, vale a pena conhecer a Assessoria de Vale-Transporte da Sat.

Uma de nossas grandes vantagens é a flexibilidade, pois caso sua empresa já possua uma administradora para a compra do benefício, nossa solução se integra perfeitamente ao seu processo atual e focaremos apenas em otimização, sem nenhum tipo de conflito de interesses.

E não se preocupe com o custo. Com a nossa Assessoria de VT, sua empresa não terá um aumento de despesa, muito pelo contrário. Como não temos nenhum tipo de conflito de interesses, podemos oferecer a melhor performance possível nos serviços de roteirização e gestão de saldos, aumentando o percentual de economia e oferecendo um retorno sobre o investimento (ROI) muito atrativo.

Para você ter uma ideia, a média de economia dos clientes da Sat com a gestão do benefício é de 21%.

Ainda tem dúvidas sobre como isso funcionaria na prática? Estamos disponíveis no chat, bem aqui no canto da tela. Inicie uma conversa agora mesmo e saiba mais sobre como vamos te ajudar.