Gestão de Fretado: Como organizar o transporte fretado dos seus colaboradores

Um dos maiores desafios dos profissionais de RH que são responsáveis pelo gerenciamento do transporte fretado na empresa é o mapeamento de todos os detalhes que envolvem a operação e a implementação de um processo que, de fato, seja positivo para os colaboradores e para a organização como um todo.

Naturalmente, ao longo do tempo, o profissional que é responsável pelas linhas de fretado se depara com diversas dúvidas que podem impactar a qualidade e eficiência do projeto, mas, é fundamental buscar informação de qualidade e se preparar para encontrar as melhores soluções.

Neste artigo, falaremos sobre todos estes desafios da gestão de fretado e como o RH pode estruturar um processo mais eficiente.

05 Passos para melhorar a gestão de fretado

Quantos ônibus eu preciso contratar para transportar os meus colaboradores? Como saber quais veículos estão com o maior índice de ociosidade? Como gerenciar as alterações de endereço, troca de turnos e novos locais de trabalho dos meus funcionários?

Bom, estes são apenas alguns dos questionamentos mais comuns quando o assunto é gestão de transporte fretado. Embora o tema seja realmente complexo, é possível deixá-lo muito mais simples a partir de uma divisão estratégica das etapas fundamentais.

Por isso, preparamos essa lista com 05 passos para que você consiga melhorar a sua operação de uma forma consistente.

01 – Diagnóstico inicial

O primeiro passo, evidentemente, é a realização de um diagnóstico detalhado. Ou seja, é preciso analisar as suas linhas de fretado, entender os principais desafios e fragilidades para ter uma visão realista do que realmente precisa ser feito.

Fazer este diagnóstico de forma assertiva, nem sempre é uma tarefa fácil. Afinal, este é um trabalho que demanda tempo, experiência e tecnologia.

Sendo assim, recomendamos que você busque um parceiro especializado neste assunto, pois ele conseguirá te apoiar de maneira mais consistente. Nossa Assessoria de Fretado, por exemplo, oferece uma solução completa para que você consiga melhorar a gestão das suas linhas.

02 – Roteirização do transporte fretado

Após a realização do diagnóstico, é fundamental entender os detalhes da sua operação e saber, por exemplo, onde os seus colaboradores moram e em qual horário eles precisam estar na empresa. Na sequência, é preciso definir o caminho mais inteligente para que todos eles cheguem no destino dentro do horário desejado. Chamamos este processo de roteirização.

O objetivo da roteirização é definir as rotas mais eficientes para as linhas de fretado. Além disso, caso os colaboradores utilizem complemento de Vale-Transporte, o sistema realiza uma análise completa dos mapas, itinerários, integrações e baldeações. Assim, o RH consegue gerenciar os dois benefícios de forma integrada.

03 – Controle operacional

Para manter o bom funcionamento das linhas de fretado, não basta realizar a roteirização. É preciso aplicar uma boa dinâmica de controle operacional. Ou seja, o RH precisa de ferramentas de controle para garantir que tudo está funcionando conforme o planejado.

Na hora de escolher a plataforma para gerenciar as suas linhas, fique atento e veja se ela responde as questões abaixo:

• O sistema possui cobertura nacional? Isso é muito importante, pois caso você tenha locais de trabalho espalhados em várias regiões do Brasil ou pretenda expandir a sua operação, você já terá uma ferramenta capaz de suprir as suas necessidades.

• O sistema oferece uma tecnologia de check-in embarcado? Este, com certeza, é outro fator primordial, pois trará uma visão clara sobre o número de passageiros que conseguiram realizar o embarque.

• Quanto estou pagando para o transportador? Outro ponto muito importante é a ferramenta de controle de gastos. Ela trará a informação detalhada sobre o valor que você está pagando para o seu transportador.

• Quanto eu estou pagando de Vale-Transporte complementar? Outra grande vantagem de um sistema que oferece uma ferramenta de controle de gastos é a possibilidade de gerenciar o VT e fretado de forma integrada e possibilitar uma visão detalhada sobre os gastos não só com as linhas de fretado, mas também com o Vale-Transporte.

• Quais são as linhas com a maior taxa de ocupação? Pergunte para o seu fornecedor se ele oferece um Ranking de Utilização. Essa é uma das funcionalidades mais importantes para você saber exatamente quais são as linhas que possuem maior taxa de ocupação e ociosidade.

• Consigo saber qual é a melhor região para contratação? Uma ferramenta que possui um mapa de contratação permite que você saiba qual é a melhor região para realizar uma contratação com base na ocupação dos fretados. Desta forma, você evita a criação de linhas extras e consegue utilizar o modal existente.

• O sistema possui uma ferramenta de análise pré-admissional? Essa é uma funcionalidade super valiosa para você saber, antes mesmo da contratação, se o futuro colaborador terá um fretado disponível e quanto tempo ele levará para chegar ao trabalho.

Certifique-se de que a sua plataforma de gestão de fretado possui todas as funcionalidades descritas acima. Assim, você conseguirá realizar um grande avanço no seu trabalho e ainda gerar benefícios incríveis para a sua empresa.

04 – Análise dos indicadores

A ilustre frase do mundo empresarial já nos traz uma excelente perspectiva sobre a importância desta etapa: “Aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar”. Isto é, não basta implementar um bom processo, é preciso acompanhá-lo e definir KPIs para avaliar os resultados.

Uma vez que você definiu bons indicadores de desempenho, as informações adquiridas podem gerar excelentes insights e mostrar o caminho para futuras melhorias na sua operação.

Alguns exemplos de KPIs que você pode acompanhar são os seguintes:

Taxa de ocupação – Verifique se as taxas de ocupação melhoraram depois das mudanças que foram realizadas.

Gastos com o benefício – Analise se houve redução de custos após a otimização das suas linhas de fretado.

Satisfação dos colaboradores – Desenvolva pesquisas de satisfação para identificar o grau de aprovação dos usuários de fretado.

Estes são apenas alguns exemplos de indicadores que podem ser acompanhados. No entanto, você pode desenvolver outros KPIs e métricas que considera importantes para avaliar a eficiência das suas linhas.

05 – Otimização do processo

Seguindo as quatro etapas anteriores, você já vai conseguir alcançar um excelente resultado. No entanto, é muito importante lembrar que mesmo que as suas linhas já estejam operando bem, elas podem melhorar ainda mais. Isto, a busca por eficiência deve ser um padrão de comportamento dentro do seu modelo de gestão.

Para isso, deixaremos aqui uma breve lista de recomendações importantes que você pode aplicar rotineiramente para alcançar resultados ainda melhores com as suas linhas de fretado:

Mantenha sua base de colaboradores atualizada – Utilize ferramentas que possibilitem a atualização constante da sua base de colaboradores. Saber o endereço atual, local de trabalho e se os seus funcionários estão utilizando VT, é muito importante para que você mantenha a eficiência da operação.

Utilize a tecnologia para apoiar a sua gestão – Nos dias de hoje, é impossível ignorar o poder da tecnologia. Sendo assim, escolha ferramentas online que disponibilizem um sistema mobile para seus colaboradores.

Gerencie o transporte fretado e o Vale-Transporte de forma integrada – Tanto o fretado quanto o VT, são benefícios que impactam a rotina e deslocamento dos seus colaboradores. Portanto, a possibilidade de administrar os dois benefícios no mesmo sistema facilita o seu dia a dia e traz mais assertividade.

Utilize itinerários online –Saber exatamente quais são as ruas e avenidas que o seu fretado passa é algo extremamente importante para você realizar uma boa gestão das suas linhas. Nossa Plataforma, por exemplo, permite que você visualize as rotas de todas as unidades da sua empresa em apenas um clique.

Centralize todas as informações em uma única plataforma – Por fim, busque centralizar a sua gestão de fretado em um único sistema. Isso garantirá mais segurança, eficiência e tornará a sua rotina de trabalho muito mais simples.

Agora que você já sabe quais são as principais etapas para melhorar a gestão de fretado da sua empresa, chegou a hora de colocar tudo em prática. Caso você precise de apoio neste processo, conheça a nossa Assessoria de Fretado e entenda como a Sat pode te ajudar.