Vale-transporte não utilizado: como funciona esse processo?

Muitos gestores de departamento pessoal têm dúvidas com relação ao vale-transporte não utilizado. É normal acreditar que é obrigatório recarregar o valor total todos os meses. No entanto, a lei oferece um entendimento diferente.

Afinal, o vale-transporte deve ser utilizado apenas para o trajeto de casa ao trabalho e vice-versa. Quando há sobra de crédito, é possível fazer a gestão desse benefício. Com isso, você traz economia para a empresa e para o colaborador.

Por que isso acontece? Como gerenciar bem o vale-transporte sem utilização? É o que vamos explicar neste artigo. Saiba mais!

O que diz a lei do vale-transporte?

A Lei 7.418/1985 instituiu o vale-transporte e determinou como obrigatório para todos os empregados, qualquer que seja sua função ou horário de trabalho. O benefício é válido para transporte intermunicipal e interestadual e sempre segue a regra de descontar até 6% do salário do colaborador. O restante é pago pela empresa.

Caso o valor total do benefício seja menor que o equivalente a 6% da remuneração, a quantia mais baixa é descontada. Além disso, existem algumas possibilidades de isenção da oferta do vale-transporte. É o caso do funcionário que:

• não usa o transporte coletivo para se deslocar até o trabalho;
• tem mais de 65 anos e, portanto, já conta com isenção;
• recebe transporte privado da companhia em que trabalha.

O pagamento do vale-transporte deve ser feito de forma antecipada e nunca em dinheiro.

O que fazer em caso de vale-transporte não utilizado?

Caso o colaborador deixe de usar todo o valor do vale-transporte, a empresa pode pagar apenas a quantia proporcional. Por exemplo, imagine que ele tem um salário de R$ 2.000 por mês e utiliza R$ 300 para se deslocar até o trabalho.

Nesse caso, o desconto máximo é de R$ 120, sendo que R$ 180 devem ser custeados pela companhia. No entanto, em determinado mês, ele começou a pegar caronas com um colega. Com isso, reduziu o uso do vale-transporte pela metade.

Isso significa que ele gastou apenas R$ 150 e teve uma quantia igual como sobra. Se a empresa identificar essa diferença, ela pode pagar no mês seguinte o valor relativo somente a R$ 150, em vez de recarregar os R$ 300 habituais.

A mesma ideia é válida para situações de falta do colaborador, férias, atestado médico, compensação de dias, retirada de licenças etc. Ou seja, sempre que o trabalhador deixar de comparecer à empresa, ele pode ter esse dia descontado, porque o vale-transporte não foi utilizado.

No exemplo anterior, o percentual descontado ficaria o mesmo, já que 6% de R$ 2.000 é R$ 120. Porém, a empresa teria que arcar com uma quantia mais baixa. Em vez de arcar com R$ 180, seria preciso custear R$ 30, que é o montante que falta para R$ 150. Viu como faz diferença?

Como fazer a gestão desse benefício?

Para saber qual quantia o empregado tem direito em cada mês, é necessário fazer uma boa gestão do vale-transporte. Quando não utilizado, pode ter seu valor descontado. Porém, a prática de gerenciamento vai além.

Ela também ajuda a identificar quando há uso inadequado, como ocorre nas situações em que o benefício é usado fora do trajeto entre a casa e a escola. Além disso, a roteirização — que está dentro da gestão de vale-transporte — permite identificar a rota mais viável para o empregado.

Aqui, são considerados custos, tempo de deslocamento e outros fatores importantes. Assim, você cumpre a legislação, repassa o valor correto do benefício e ainda consegue reduzir gastos na sua empresa.

Esse é o grande objetivo da gestão e dos cuidados com o vale-transporte não utilizado. Afinal, a prática é benéfica para a empresa e serve de conscientização para o colaborador.

Agora que você já sabe o que fazer, é só colocar essas dicas em prática! Aproveite e saiba quais são os direitos do trabalhador para garantir o máximo de eficiência no seu setor.