Afinal, a Roteirização de Vale-Transporte é legal? Saiba mais!

O vale-transporte é um direito garantido por lei a todo colaborador, o que o torna um fator muito importante na gestão de qualquer empresa. Para evitar gastos desnecessários e garantir o cumprimento da legislação, é importante ter sob controle o valor destinado a cada funcionário, prestando atenção em possíveis saldos inutilizados ao fim do mês.

Contudo, mais do que controlar a distribuição desse benefício, é fundamental que o departamento pessoal busque otimizar sua aplicação, garantindo tanto a comodidade dos profissionais quanto a sustentabilidade da empresa. E é aí que entra a Roteirização de vale-transporte, prática que possibilita a escolha das melhores rotas disponíveis.

Mas, afinal, a roteirização de vale-transporte é legal e permitida por lei? Para responder a essa e outras perguntas, criamos este texto. Nele, você vai entender detalhadamente o que é e como funciona esse recurso, conferir o que a lei diz sobre ele e, ainda, conhecer as vantagens ligadas a essa prática. Continue a leitura e confira!

O que é Roteirização de Vale-Transporte e como ela funciona?

A roteirização de vale-transporte, como o nome já sugere, é a prática de calcular estrategicamente as rotas utilizadas pelo colaborador ao usufruir do benefício. Como você sabe, o deslocamento com o vale deve ser limitado aos trajetos entre residência e trabalho, mas isso não significa que existe apenas uma opção.

Considerando diferentes transportes públicos, regras tarifárias, baldeações e integrações, é possível encontrar rotas que mantenham a eficiência do percurso e, ao mesmo tempo, reduzam os gastos da empresa. Para tal, é preciso utilizar um sistema que conte com todos esses recursos, além de mapas e itinerários.

A ideia é que, utilizando tais dados e se baseando em parâmetros pré-estabelecidos, o software realize uma varredura e identifique todas as possibilidades de deslocamento entre ponto A e ponto B. A partir disso, ele aponta as opções mais relevantes, levando em conta o custo envolvido, a distância a ser percorrida a pé e o tempo de viagem.

Falando nisso, é muito importante frisar que o trajeto apontado nem sempre é o mais econômico ou o mais curto. As principais ferramentas de roteirização limitam em 1 quilômetro a distância que pode ser feita a pé, mas se dentro desse percurso houver uma opção que não altere o tempo de deslocamento em mais de 30 minutos, ela se tornará a principal.

Com um sistema eficiente de roteirização, é possível realizar alterações em caso de mudança de endereço e simular rotas antes de fechar uma contratação. Isso facilita o planejamento estratégico e agiliza os processos internos do departamento pessoal. A única questão é: tudo isso é legal? Falaremos sobre o assunto no próximo tópico.

A Roteirização do Vale-Transporte é legal e permitida por lei?

A legislação que regula a distribuição de vale-transporte no Brasil deixa clara a obrigatoriedade do oferecimento do benefício, a lei cita, também, que o valor não tem caráter salarial, ou seja, não pode ser incorporado à remuneração do colaborador. Por isso, não incide tributação ao que ele recebe para locomoção.

Outro ponto tocado pela lei é o trajeto a ser percorrido com o uso do VT. Ele deve ser utilizado especificamente para deslocamentos entre casa e trabalho, não podendo ser empregado para outros fins. Isso deixa implícito que, caso sobre algum saldo ao fim do mês, ele não pode ser acumulado, dando à empresa a possibilidade de descontar o valor na próxima recarga.

Sendo assim, não há nada que indique que a prática de roteirizar o vale-transporte seja ilegal. Afinal, ao aplicá-la, a empresa está cumprindo todos os requisitos da lei, já que fornece ao colaborador o valor total a ser gasto no transporte entre sua residência e o local de trabalho. De fato, com mais de 25 anos no mercado, desconhecemos qualquer caso que desfavoreça essa estratégia.

De que maneira a roteirização pode beneficiar a empresa e o colaborador?

Então, após entender como funciona a roteirização e o que a lei diz sobre ela, você deve estar querendo saber mais sobre as vantagens que essa prática pode providenciar. O mais interessante é que não só a empresa tira vantagem da estratégia, mas também o colaborador, que tem seu cotidiano facilitado.

Isso porque, como já citamos, o sistema que controla a roteirização de vale-transporte leva em conta o conforto do profissional. Além de limitar a distância de caminhadas, o programa mantém o tempo de deslocamento em um nível razoável, mesmo que isso signifique adotar uma rota um pouco mais custosa.

Fora isso, o colaborador em questão tem todo o direito de questionar o trajeto escolhido pela gestão, mesmo que ele tenha sido definido a partir da minuciosa análise de dados e alternativas. Caso faça isso, a gestão deve verificar se o questionamento procede. Caso exista algum elemento que impossibilite a rota, ela será reconsiderada e outra opção será ofertada.

Não é surpresa notar, contudo, que os maiores benefícios são os obtidos pelas empresas. Isso inclui a redução de custos, o melhor relacionamento com as equipes e até a otimização de processos de recrutamento e seleção. Nos aprofundaremos nessas e outras vantagens no restante do artigo.

Otimização da gestão financeira

Naturalmente, as principais vantagens de implementar essa prática em sua empresa estão ligadas à gestão financeira. A principal razão para isso está na relevância que o vale-transporte tem nas despesas de qualquer empreendimento, uma vez que junto ao vale-refeição e à folha salarial, é um dos três maiores gastos assumidos pela gestão.

É essencial, portanto, que o departamento financeiro tenha uma abordagem bastante estratégica no fornecimento desse benefício. Nesse sentido a roteirização de vale-transporte se destaca como uma ferramenta muito vantajosa porque gera um potencial de economia médio de 21% sobre o custo total que o departamento assume para disponibilizar o vale-transporte aos funcionários.

Essa economia não apenas contribui para a eficiência financeira, mas também oferece a oportunidade de dar um destino mais produtivo ao dinheiro. Em vez de gastar mais com rotas mais caras, você pode, por exemplo, realocar os recursos para oferecer treinamentos ou mesmo qualificar o ambiente de trabalho.

Maior embasamento para decisões relacionadas a contratação de profissionais

Todo mundo sabe que os processos de recrutamento e seleção são determinantes para o sucesso do negócio. Além de buscar por trabalhadores que se encaixem na descrição da vaga e no clima organizacional, é preciso ter cuidado para não acabar gastando mais do que pode. Isso inclui o cálculo de salários e benefícios.

Como você já sabe, o vale-transporte é um dever do empregador, logo, não pode ser deixado de lado. De todo modo, é possível utilizar a roteirização com antecedência e, assim, prever quanto seria gasto com cada candidato. Em casos de indecisão, você pode utilizar essas informações como critério para escolher o melhor custo-benefício para o negócio.

É claro que, baseado na distância da moradia do futuro colaborador para o trabalho, você pode ter uma ideia da quantidade de baldeações e do valor gasto diariamente com transporte. Contudo, é fundamental utilizar um sistema especializado, já que ele pode identificar rotas mais acessíveis e determinar exatamente qual candidato custaria mais à empresa.

Construção eficiente de um clima organizacional positivo

Outro papel do departamento que lida com a gestão de pessoas é construir um clima organizacional positivo, ou seja, garantir que as equipes ajam de modo a criar um ambiente adequado para a produtividade e desenvolvimento profissional. Isso passa por uma comunicação interna excelente, mas também pela organização da distribuição de benefícios.

Para que atinjam bons níveis de satisfação e efetividade, os colaboradores precisam confiar em seus empregadores. Ao utilizar a roteirização, você deixa claro para todos os critérios utilizados para o cálculo do valor e possibilita a adoção de rotas mais favoráveis.

Esse tipo de ação facilita a construção de uma relação positiva entre as equipes e os gestores, o que, no final das contas, é uma das peças mais importantes para um ambiente de trabalho positivo. Então, além de possibilitar a diminuição dos custos, a roteirização pode gerar o aumento da produtividade, trazendo um retorno ainda maior para o empreendimento.

Cumprimento da legislação trabalhista

Como já mostramos ao longo deste texto, a roteirização de vale-transporte é uma prática em total conformação com a legislação trabalhista vigente. Mais do que isso, adotar um sistema para encontrar as melhores rotas pode proteger ainda mais sua empresa, evitando ilegalidades e preservando sua reputação no mercado de trabalho.

Como isso acontece? Ao calcular o valor do VT com base nos dados de endereço fornecidos pelo colaborador, a companhia tem provas concretas de que o cálculo foi realizado de forma absolutamente legal. Assim, no caso extremo de um ex funcionário alegar erros no pagamento, você terá facilidade em provar o contrário.

Padronização do fornecimento de transporte

Por fim, temos a padronização do fornecimento de transporte. Por que isso é importante? Para começar, é preciso entender que, sem um sistema eficaz de roteirização, os próprios colaboradores acabam definindo a forma como vão se locomover da casa para o trabalho.

Se isso acontecer, você não terá controle sobre as rotas utilizadas, abrindo a possibilidade do uso de transportes mais caros ou até mais demorados. Por outro lado, ao controlar o deslocamento de suas equipes, a empresa poderá impor o uso de rotas mais eficientes, reduzindo custos e otimizando a mobilidade dos envolvidos.

Essa questão se torna ainda mais relevante em situações de recém-chegados. Muitas vezes, os novos contratados não conhecem a região e, logo, não sabem os melhores trajetos para chegar ao trabalho. Assim, em vez de perguntar a eles sobre o assunto, o departamento de RH já vai contar com a solução em mãos, podendo apresentá-la no período de onboarding.

Como implantar a Roteirização de Vale-Transporte em sua empresa?

Agora que você entende o que é a Roteirização, sabe que ela está de acordo com a lei e conhece os benefícios possibilitados para a empresa e para o colaborador, deve estar se perguntando como implantar esse recurso, não é? Bem, para fazer isso, é indispensável compreender a importância do investimento em tecnologia.

Hoje, existem sistemas de roteirização avançados, como o oferecido pela Sat, em que a implementação ocorre a partir do mapeamento de todos os colaboradores já registrados na sua empresa, registrando dados como nomes, endereços, trajetos disponíveis etc.

É importante lembrar que essa etapa é personalizada de acordo com as características do seu negócio. Variáveis como o número de profissionais envolvidos e a quantidade de diferentes locais de trabalho são fundamentais para que a implantação do sistema seja feita de modo eficaz.

Depois de iniciado o projeto, o trabalho não termina. É preciso realizar uma manutenção periódica, de modo a lidar com mudanças de endereço, novos colaboradores e desligamentos, principalmente se a sua taxa de rotatividade é alta. Contudo, para tornar esse processo automático, recomendamos conhecer a nossa Assessoria de Vale-Transporte.

Mas, se o seu objetivo for um projeto mais pontual, a Roteirização de Vale-Transporte é legal, traz benefícios para a empresa e otimiza o deslocamento dos colaboradores. Com o seu uso, você alcança a tão sonhada redução de gastos, padroniza o oferecimento de transportes e, ainda, tem a possibilidade de tomar decisões mais estratégicas na contratação de novos profissionais.

Ficou interessado em adotar essa prática para a sua empresa? Clique aqui, preencha o formulário e saiba mais sobre o serviço de Roteirização oferecido pela Sat.