Vale-transporte: tudo o que sua empresa precisa saber sobre o assunto

Todo profissional que trabalha com rotinas de Recursos Humanos, principalmente relacionados ao Departamento Pessoal (DP), deve estar atento aos procedimentos e peculiaridades que envolvem o vale-transporte (VT). O direito a esse benefício é assegurando por lei a todos os trabalhadores que atuam em regime de contrato, regido pelas regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

O benefício é uma forma de facilitar o acesso do colaborador à empresa empregadora por meio do transporte público. Para tanto, o funcionário arca com uma parte dos custos e o empregador é o responsável por cobrir o restante do investimento e gerenciar o benefício, a fim de assegurar o deslocamento dos profissionais de casa para o trabalho e vice-versa.

A gestão desse benefício apresenta normas específicas válidas tanto para a empresa quanto para o trabalhador. Essas regras, por mais que façam parte do dia a dia dos profissionais, podem gerar várias dúvidas.

Nesta leitura, trazemos tudo o que você e a sua empresa precisam saber sobre vale-transporte. Acompanhe!

O que é vale-transporte?

O vale-transporte é um direito garantido pela Lei nº 7. 619 desde setembro de 1987. O benefício é um meio para facilitar o acesso de todos os trabalhadores ao seu local de trabalho, utilizando o transporte público (trem, metrô, ônibus, entre outros).

O benefício é concedido tanto para profissionais efetivos quanto para os temporários. Além disso, esse benefício deve ser fornecido a todos os empregados em empresas, assim como para todos os trabalhadores domésticos.

Nesse cenário, o Departamento Pessoal tem a importante função de gerenciar e orientar os empregados acerca do correto uso do vale-transporte. Isso é importante a fim de evitar desvios que possam comprometer a utilização do benefício para a sua real finalidade, causando prejuízos à empregadora.

Como funciona esse benefício?

A concessão do benefício inicia-se logo após a contratação, assim que o colaborador entregar para o Departamento Pessoal da empresa o comprovante de endereço — contas de água, de luz ou de telefone.

Faz parte desse procedimento o preenchimento de um formulário com informações relacionadas à locomoção do empregado. Assim, o DP faz junto ao colaborador o levantamento de quantos vales-transportes ele precisará para o deslocamento diário, em quantidade suficiente para o seu translado de ida e volta da casa para o trabalho durante todos os dias trabalhados no mês.

Dessa forma, a empregadora se torna responsável pelos custos logo na contratação e adiantará os vales ao trabalhador para o mês corrente. A maioria das empresas convencionaram fornecer os vales-transportes ao fim do mês ou no dia do pagamento (até o 5º dia útil), com todos os valores para o próximo mês. Vale lembrar que o VT não é atrelado ao valor do salário.

A responsabilidade de notificar a empresa em caso de troca de endereço é inteiramente do colaborador. A organização, por sua vez, atualizará o cadastro e providenciará o ajuste dos números de VTs concedidos mensalmente.

Para uma melhor gestão do benefício, é fundamental que as informações sejam verdadeiras. Caso contrário, essa situação pode ser interpretada como má-fé, o que acarreta danos à imagem ética do profissional, podendo resultar em uma demissão por justa causa.

O que a legislação trabalhista diz sobre o Vale-Transporte?

Como já mencionamos, a concessão do vale-transporte não era obrigatória até o ano de 1987. Desde então, a concessão do benefício passou a ser exigida para todos os empregados.

O único viés da lei que dispensa a obrigatoriedade do vale-transporte é no caso da empresa fornecer o transporte fretado a seus colaboradores.

O VT, disponibilizado aos funcionários, pode ser usufruído apenas para o fim a que se destina: o translado de ida e volta ao trabalho. Isso quer dizer que é considerada uma infração grave negociar esse benefício com terceiros. Essa atitude pode levar a uma demissão por justa causa.

As empresas, cientes dessa prática por parte de alguns funcionários, optaram por incentivar a implantação do cartão magnético para depositar o valor do benefício. Com essa iniciativa, é possível limitar de modo tangível a prática da venda dos vales-transporte.

Todos os colaboradores têm direito ao vale-transporte?

Sim, todos têm direito! No entanto, caso o trabalhador não faça uso do transporte coletivo para ir até à empresa e voltar para casa, a empregadora fica isenta de conceder o benefício.

Ademais, todo empregador é desobrigado da responsabilidade de fornecer o benefício a colaboradores que:

• tenham direito ao passe livre;
• funcionários beneficiados por programas sociais que garantem acesso gratuito ao transporte público;
• colaboradores com mais de 65 anos;
• caso a empresa forneça transporte fretado para os empregados se deslocarem até a empresa e voltar para casa — mesmo que algum profissional prefira utilizar os coletivos urbanos.

No entanto, no último caso citado, se o transporte fretado partir de um ponto que fique distante da residência do colaborador, o empregador fica obrigado a oferecer o vale-transporte referente à parte do percurso que precisa ser feita com o uso do transporte urbano.

Quais modalidades de uso o vale-transporte contempla?

De acordo com a lei, o empregado pode fazer uso do benefício em veículos de transporte público urbano, sejam eles municipais ou interestaduais. Para tanto, o usuário do VT deve utilizar linhas fixas e com tarifas fixadas.

Sendo assim, metrô, ônibus, e trens estão liberados para uso do vale-transporte. Os transportes especiais ou particulares, como carro próprio e táxi, não são contemplados pela lei.

Um dado importante é que o benefício não inclui os deslocamentos feitos no intervalo para refeição. Portanto, é importante ressaltar que o uso do VT é autorizado somente para o trajeto entre casa e trabalho.

A lei permite que somente o trabalhador que realmente faça uso do vale-transporte utilize o requerimento.

A empresa pode substituir o vale-transporte pelo auxílio-combustível?

A lei não prevê essa prática, apesar de algumas empregadoras manterem o hábito de compensar o combustível utilizado no deslocamento.

A principal diferença entre o auxílio-combustível e o vale-transporte é que a concessão de um é opcional, enquanto do outro é obrigatório, respectivamente. Nesse caso, fica a critério da empregadora decidir se fará ou não algum acordo com relação ao ressarcimento da gasolina utilizada no deslocamento do empregado até a empresa.

Logo, o VT é um direito trabalhista obrigatório e assegurado em lei. Portanto, não deve ser confundido com o auxílio-combustível.

Como a empresa deve agir em caso de utilização inadequada do benefício?

O vale-transporte tem destino certo pela lei: servir como benefício e facilitador para o deslocamento do empregado de casa para o trabalho e do trabalho para casa. Caso o DP apure e entenda que a conduta do funcionário burle essa finalidade, ele pode ser enquadrado nos casos de demissão por justa causa.

Da mesma forma, outro ponto que pode ser encarado como de má-fé pela empresa, são as informações de endereço inverídicas — como apresentar o comprovante de residência de um local mais distante, para se beneficiar dos valores das vendas desse benefício a terceiros.

Nesse cenário, cabe à empresa o papel de fazer a fiscalização do uso desse benefício, mantendo atualizado o cadastro de endereço e monitorando sempre que possível a utilização do benefício.

Naquelas situações em que a rescisão do contrato não for uma opção, o empregador pode se valer de suspensões, advertências verbais e escritas. Esgotadas todas as possibilidades de ajustar a conduta do empregado, cabe a medida mais drástica: demissão por justa causa.

Como funciona a emissão do vale-transporte?

A emissão e a comercialização dos VTs ficam sob a responsabilidade de órgãos municipais ou pelo poder concedente, credenciados legalmente para essa função. Assim, a entidade operadora é quem fica com a responsabilidade de conceder a emissão e a saída do vale-transporte.

A operadora estabelece o preço da tarifa vigente, colocando à disposição das empresas empregadoras sem repassar os custos para a tarifa de serviços.

Os vales-transporte podem ser emitidos por meio de:

• cartelas;
• bilhetes simples ou múltiplos;
• talões;
• fichas ou qualquer método parecido, de acordo com as singularidades e conveniências locais.

Os controles dos vales emitidos são feitos com o uso de sistemas próprios dos órgãos emissores, que também assumem o cargo de fiscalizadores desses vales, a fim de evitar fraudes e outros desvios. Para tanto, utilizam um sistema de registro.

No caso de insuficiência ou falta de estoque de vale-transporte, o empregado deve ser ressarcido imediatamente pela empresa. Ou seja, precisa receber a quantia devida já empregada no deslocamento e aquelas que, porventura, forem necessárias para completar seu itinerário até o trabalho.

Como calcular o vale-transporte?

O desconto permitido por lei para a concessão de vale-transporte ao empregador é de até 6% sobre o salário base do empregado. Esse desconto é descontado na folha de pagamento.

No entanto, caso o total de vales-transportes utilizados pelo colaborador seja menor que essa porcentagem, o desconto fica limitado ao menor valor. Nos casos em que o funcionário utiliza mais que 6% do salário para ir e voltar ao trabalho, o valor excedente deve ser suprido pela empresa.

Veja a seguir um exemplo de como calcular o vale-transporte na sua empresa:

O funcionário Mário utiliza 2 vales-transporte em seu trajeto de casa para o trabalho. Por mês, seu salário é de 3 mil reais. Sabendo que, no mês de julho de 2019, ele trabalhou 23 dias e o valor diário em VTs é 12 reais, vamos aos cálculos:

2 VTs x 23 dias = 46 VTs

46 VTs x 12 reais = 192 reais

6% de 3 mil = 180 reais.

No caso do salário do Mário, o valor do VT ultrapassa o desconto de 6%. Logo, o empregador precisa arcar com a diferença, que será de 12 reais.

Qual a relação entre Vale-Transporte e salário?

Como benefício obrigatório e regido pela CLT, o vale-transporte não pode ser incorporado como salário. Logo, não pode ser usado para a base de cálculo do INSS, Imposto de Renda e FGTS.

Por esse mesmo motivo, a empregadora não pode, de acordo com a lei, oferecer o valor das passagens em dinheiro. Essa determinação faz parte do artigo 5 do Decreto lei 95.247/87. Essa norma diz que o pagamento apenas pode ser realizado em dinheiro se houver falta ou insuficiência de estoque de vale-transporte pelas operadoras.

Além disso, caso o empregado faça uso do capital concedido para subsidiar custos com transporte de forma indevida, esse fato é considerado falta grave, passível de dispensa por justa causa.

Essa é uma medida preventiva, para evitar que o benefício seja usado para outras finalidades que não o deslocamento de ida e volta para o trabalho.

Em caso de horas extras e dias de trabalho não previstos, como domingos e feriados, o funcionário tem o direito de receber o VT.

Como calcular o VT para profissionais com comissão?

Nas empresas, é comum que alguns profissionais recebam comissão, principalmente aqueles que trabalham com vendas. Nesse caso, eles recebem salário fixo + variável. Contudo, para o cálculo do benefício do vale-transporte, não há alteração. O desconto é baseado apenas no salário fixo, sem considerar comissões e bônus.

Faltas e ausências: como gerenciar o vale-transporte?

Nos casos de férias, folgas ou licenças de qualquer natureza, o benefício não será concedido. Para as situações de falta ao trabalho (absenteísmo), a empresa pode requerer a solicitação da devolução do abono não utilizado.

Em situações de desligamento do funcionário na metade do mês, por exemplo, a empresa pode descontar 6% do salário base proporcional aos dias trabalhados da rescisão, a fim de cobrir o valor do vale-transporte concedido, mas não utilizado.

Quais os principais erros cometidos pelas empresas na gestão do vale-transporte?

Os benefícios oferecidos aos funcionários — como o vale-transporte, por exemplo — significam uma efetiva contribuição para a qualidade de vida dos profissionais. No entanto, o consentimento e aplicação dessa tarefa pode ser mais complicado do que se imagina. Em relação a isso pode ocorrer diversas questões, como a má distribuição dos benefícios e falta de planejamento na concessão desses.

Listamos a seguir os principais erros cometidos na gestão de vale-transporte para você conhecer e evitar na sua empresa. Acompanhe!

Ausência de normas na política de benefícios

Ao receber o novo colaborador na empresa, explique a ele que o vale-transporte é um benefício concedido por lei e seu uso deve estar em conformidade com as regras impostas. Para tanto, detalhe as normas que tornam o funcionário elegível a esse benefício.

Quando o colaborador desconhece essas normas, em especial com relação ao aspecto financeiro, ele pode alegar desconhecimento ou mesmo se confundir e se sentir injustiçado caso alguma medida repressiva se faça necessária.

Para evitar essa situação, o ideal é criar um livro de normas. Nele, o setor de Recursos Humanos pode evidenciar quais benefícios a empresa oferece e, em contrapartida, as limitações.

Falta de investimento em tecnologia

A tecnologia é uma forte aliada de todas as boas práticas dos setores das empresas e pode ser utilizada na gestão de benefícios. No mercado, temos disponíveis empresas que oferecem suporte na gestão de benefícios por meio da tecnologia, conferindo mais praticidade, segurança e confiança para os processos empresariais.

A tecnologia oferece às empresas diversos benefícios, como a redução de custos e automatização de processos, tudo isso de acordo com a legislação.

Falta de atenção ao que realmente é exigido pela lei

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) rege direitos tanto do empregado quanto do empregador. Portanto, é fundamental que a empresa esteja preparada para seguir as normativas estipuladas pela lei.

Quando esse fato é ignorado pelas empresas, diversos problemas acontecem, que podem inclusive, colocar em risco a saúde financeira da empresa. Logo, fique atento a todas as questões que envolvem a CLT e as Convenções Coletivas de Trabalho (CCTs) — algumas vantagens, como vale-refeição, surgiram após as CCTs estabelecerem um caráter compulsório.

Como fazer uma gestão de vale-transporte eficiente?

A responsabilidade da gestão do vale-transporte é do setor de Departamento Pessoal, podendo ele ser uma subárea do Financeiro/Administrativo ou RH. Para uma melhor gestão dos processos envolvendo esse benefício, é preciso estabelecer um acompanhamento próximo das rotinas dos funcionários.

Além disso, é necessário ficar atento a alguns pontos. Acompanhe!

Conscientizar os colaboradores

Os benefícios são responsabilidade de quem concede e de quem recebe. Logo, é preciso contar com estratégias e esforços para conscientizar sobre o uso do vale-transporte nas empresas, reforçando sempre que possível a finalidade que ele se destina.

Informe ao colaborador que ele deve verificar o saldo do cartão e evitar usar o benefício concedido pela empresa para outras necessidades que não sejam o translado para o trabalho.

Reforce ainda que a venda e o uso do benefício por terceiros podem provocar prejuízos para ele, implicando, inclusive, no desligamento da empresa. Devido à gravidade das sansões, essas questões devem ser trabalhadas ao máximo dentro das empresas.

Evitar perda ou roubo

É preciso lembrar ao colaborador que o vale-transporte, após concedido pela empresa, é de sua própria responsabilidade. Sendo assim, o funcionário deve ficar atento e zelar pelo bom estado de conservação — além da guarda desse benefício, visto que a perda ou roubo pode ocasionar vários prejuízos.

Oriente-o que o VT deve ser tratado como um documento importante e guardado com segurança. Em caso de perda ou de roubo, o empregado deve ser norteado a comunicar imediatamente ao departamento responsável da empresa ou diretamente à operadora do serviço, para o que o bloqueio seja efetivado e outro cartão seja emitido. Quanto mais rápida a perda ou roubo forem informados, menores as chances de prejuízos.

Devolução do cartão

Em casos de desligamento da empresa, o mais usual é que o cartão seja devolvido ao empregador, para que ele seja descartado ou transferido a outro colaborador.

Quais os benefícios de contar com um sistema especializado para gestão de vale-transporte?

Ao optar por um sistema de gestão de vale-transporte, você tem todas as ferramentas para concessão do benefício de acordo com a legislação e uma série de outras vantagens. Veja a seguir!

Roteirização eficiente

Com um sistema de gestão de vale-transporte, é possível fazer o roteiro de deslocamento do colaborador de forma eficiente. Isso significa que divergências no uso do benefício podem ser identificadas e a rota pode ser otimizada, diminuindo o tempo de deslocamento do trabalhador e os custos atrelados ao benefício.

Recuperação do saldo

Como elucidamos ao longo desta leitura, o vale-transporte tem como função subsidiar o deslocamento da residência à empresa e vice-versa. Se o VT não é utilizado pelo colaborador, isso significa que ele não vai precisar mais usar o benefício. Com esse serviço, a empregadora terá uma economia mensal significativa.

Multirotas

É ideal para monitorar o deslocamento trecho a trecho do seu colaborador durante o expediente. Se ele usa o transporte público, você fica sabendo quais foram as rotas que ele fez, tempo de deslocamento e muito mais.

Plataforma completa de serviços

Com um sistema de gestão de rotas de vale-transporte, você acompanhará as mudanças de itinerários, de tarifas, de códigos de compra, de locais de trabalho, entre outros.

Além dessas vantagens, podemos citar:

• automatização de tarefas;
• otimização da rotina dos setores de RH e financeiro;
• agilidade e praticidade no controle dos valores;
• aproveitamento de saldo remanescente;
• suporte para evitar atraso na disponibilidade do VT;
• redução de custos.

Como vimos ao longo desta leitura, o vale-transporte é um benefício garantido por lei, que favorece o bem-estar e qualidade de vida do funcionário. O uso correto do VT garante mais segurança para empresas e funcionários. Além disso, quanto mais o trabalhador estiver informado sobre seus direitos e deveres, melhor será para todos os envolvidos na relação trabalhista.

Essas ações de conscientização são fundamentais e devem estar aliadas à atualização de endereços e conscientização dos funcionários. Dessa forma, você aumenta a efetividade da gestão para um melhor acompanhamento desse benefício.

Lembre-se de que o VT deve cobrir todo o custo de deslocamento do trabalhador. Ou seja, caso o empregado necessite fazer uso de dois ônibus e metrô, com despesas de ida e volta do trabalho, por exemplo, todas as seis passagens diárias deverão ser custeadas pelo empregador.

Nesse cenário, o setor de Departamento Pessoal tem uma participação muito importante, já que é dele a responsabilidade de fiscalizar e orientar os funcionários sobre o uso correto do benefício.

Para a gestão de Recursos Humanos, poder contar com a ajuda da tecnologia na gestão do vale-transporte é um facilitador: reduz falhas, otimiza rotas e oferece soluções estratégicas para o acompanhamento correto do benefício. No final, a empresa tem uma significativa redução de custos.