Qual a regra para desconto do Vale-Transporte em 2023?

O ano era 1985. O Presidente da República, José Sarney, sancionava a lei nº 7.418 em 16 de dezembro, tornando facultativo o fornecimento do Vale-Transporte, por parte do empregador, aos colaboradores contratados em regime de trabalho CLT. Mas depois de mais de 30 anos da criação da primeira legislação, será que alguma coisa mudou? Qual é a regra para o desconto do Vale-Transporte em 2023? Neste artigo você vai encontrar todas as respostas para:

• O que diz a lei do Vale-Transporte?
• Como realizar o desconto na folha de pagamento?
• Como é feito o cálculo do Vale-Transporte?
• Como calcular o valor de Vale-Transporte proporcional.

Continue para obter todas as respostas que precisa e, ainda, manter o seu RH preparado para lidar com a complexidade da gestão do benefício corporativo!

O que diz a Lei do Vale-Transporte 2023?

Antes de te explicar como a lei funciona em 2023, precisamos contextualizar as mudanças que ocorreram ao longo dos anos. Como mencionamos anteriormente, a primeira legislação sobre o Vale-Transporte foi instituída em 1985. Naquele ano, foi determinado que o benefício seria opcional às empresas.

Dois anos depois, em 1987, este primeiro decreto foi revogado e substituído. Desde então, o fornecimento do VT é obrigatório de acordo com a nova lei, de nº 7.619, que em seu artigo 1º determinou que o empregador tem o dever de oferecer o Vale-Transporte ao colaborador que utiliza o transporte público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual para o deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Após essas mudanças, não houve mais alterações significativas. Em 2023, a distribuição do benefício continua sendo obrigatória para qualquer pessoa que tenha vínculo empregatício com uma empresa. Porém, nessa altura, vale ressaltar as únicas situações em que o empregador não precisa pagar o Vale-Transporte, que são:

• Quando a empresa oferece o transporte gratuito para todo o trajeto trabalho-casa e vice-versa;
• Quando o colaborador abre mão do benefício.

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre as questões jurídicas que envolvem o Vale-Transporte, vamos saber como é feito o cálculo para determinar o valor do VT e como funciona o desconto na folha de pagamento.

Como realizar o desconto na folha de pagamento?

Em primeiro lugar, é importante deixar claro que o Vale-Transporte não pode ser considerado salário e não pode ser pago em dinheiro. Também é necessário ressaltar que o benefício não se configura como rendimento tributável do trabalhador, ou seja, não deve ser incluído no cálculo para descontos de Fundo de Garantia, Imposto de Renda e outros tributos.

De acordo com a Lei, a empresa tem autorização para descontar até 6% sobre o valor do salário base. No entanto, essa porcentagem não é válida para outros benefícios como comissões e horas extras.

Já para os casos em que o valor correspondente ao benefício for inferior a 6%, deve-se aplicar o desconto proporcional, reduzido. Nessa mesma linha, quando o valor correspondente ultrapassar os 6%, a empresa deverá arcar com a diferença.

Quando o funcionário é admitido no meio do mês ou entra de férias, o desconto também deve ser proporcional à quantidade de dias úteis trabalhados naquele período. Como fazer isso é o que você vai descobrir no próximo tópico.

Como calcular o desconto do Vale-Transporte?

Para fazer o cálculo do desconto sempre leve em consideração o endereço informado pelo colaborador assim que ele entra na empresa. O trajeto que ele precisa fazer para chegar até o local de trabalho e voltar para casa é um fator determinante para saber exatamente a quantia que deve ser disponibilizada pela sua empresa e, assim, evitar gastos além do necessário. Lembrando que todas as vezes que houver mudança de endereço, o RH deve ser informado imediatamente para realizar uma nova roteirização.

Dito isto, podemos seguir para os exemplos práticos.

Exemplo 1 – desconto integral e valor que ultrapassa 6%:

Sabrina recebe um salário base de R$ 3 mil e neste mês irá trabalhar 22 dias úteis. Para um dia de trabalho ela precisa de dois vales no valor de R$ 5 cada um, totalizando R$ 10/dia. Portanto:

• Cálculo do gasto mensal com transporte:

Dias úteis trabalhados x valor total de vales por dia: 22 x 10 = R$ 220.

• Cálculo da porcentagem correspondente:

Salário base x 6%: R$ 3 mil x 6% = R$ 180.

Como o gasto de Sabrina ultrapassa 6%, o desconto deverá ser integral (R$ 180) e a empresa precisará arcar com a diferença, que nesse caso é de R$ 40 (220 – 180).

Exemplo 2 – desconto integral e valor que não ultrapassa 6%:

Lucas é o mais novo assistente de Sabrina. Ele foi admitido no meio de abril e vai trabalhar apenas 15 dias esse mês. Seu salário base é de R$ 1.250 e ele utiliza 2 vales para o trajeto, cada um no valor de R$ 2,50, ou seja, R$ 5/dia. Concluímos então:

• Cálculo do gasto mensal com transporte:

Dias úteis trabalhados x valor total de vales por dia: 15 x 5 = R$ 75.

• Cálculo da porcentagem correspondente:

Salário base x 6%: R$ 1.250 x 6% = R$ 75.

Nesse exemplo o colaborador gasta exatamente os 6% correspondentes ao Vale-Transporte que recebe. Como essa quantia não ultrapassa o valor permitido por Lei, a empresa não precisa pagar nada além disso e o desconto na folha será integral.

Exemplo 3 – desconto proporcional (valor que não chega a 6%):

Pedro é de outro departamento da empresa. Pelos 22 dias úteis trabalhados recebe um salário de R$ 3 mil e também precisa de 2 vales para se locomover até o local de serviço e para voltar para casa. Para ele o valor de cada transporte é de apenas R$ 3,50, totalizando R$ 7/dia. Assim entendemos que:

• Cálculo do gasto mensal com transporte:

Dias úteis trabalhados x valor total de vales por dia: 22 x 7 = R$ 154.

• Cálculo da porcentagem correspondente:

Salário base x 6%: R$ 3 mil x 6% = R$ 180.

Nesse caso, o gasto de Pedro é inferior a 6% e, por isso, o desconto deverá ser proporcional, o que corresponde a apenas R$ 154.

Se realizar esse cálculo para apenas um colaborador já dá trabalho, imagine fazer isso em uma empresa de 3, 5, 10 mil funcionários? Percebe como essa tarefa pode tomar um tempo precioso do RH e afetar outras demandas importantes? É exatamente isso que acontece todos os meses.

O departamento fica tão focado nessa entrega que acaba não dando a atenção necessária para outros processos importantes.

Além disso, existem outros fatores que podem influenciar no tempo dedicado para esse cálculo como o uso indevido do Vale-Transporte, rescisões inesperadas, entre outros.

Nesse sentido, buscar uma alternativa que agilize a compra e gestão do Vale-Transporte pode ser a solução que está faltando para a sua equipe não ficar tão sobrecarregada. Hoje, felizmente, já existem ferramentas que permitem automatizar tudo isso, acabando com a complexidade das planilhas.

Gostou de saber disso? Aproveite para ler este guia que preparamos e saber como podemos ajudar a sua empresa!