Documentos para admissão: lista completa para o RH

Seja você um profissional de RH formado há pouco tempo ou com anos de experiência, em algum momento já deve ter se sentindo sobrecarregado, principalmente quando tem que lidar com mais de um processo seletivo acontecendo ao mesmo tempo.

Durante esses períodos, é possível que sua rotina se torne agitada, exigindo que você gerencie diversas etapas cruciais para assegurar a eficácia do processo. Isso inclui a triagem de currículos, a seleção de candidatos, o recrutamento e a gestão de todo o ciclo de contratação. No entanto, enfrentar esse desafio sem um planejamento prévio pode não apenas complicar ainda mais a sua rotina, mas também prejudicar seu próprio bem-estar.

Pesquisas recentes comprovam que seis entre dez trabalhadores da área tiveram problemas relacionados à saúde mental no último ano. E mais da metade conhece colegas afastados por Burnout.

Não desejamos que você faça parte dessas estatísticas. Por isso, com o objetivo de simplificar o processo de contratação na sua empresa e reduzir suas preocupações com as burocracias e formalidades exigidas pelo Ministério do Trabalho, elaboramos um guia completo que lista todos os documentos essenciais que você deve ter disponíveis ao formalizar a admissão de um novo colaborador à equipe.

Vamos lá?

 

Lista de documentos para contratar novos colaboradores

Em um processo de contratação, tanto a empresa como o novo colaborador devem entregar uma relação de documentos. A lista é extensa, por isso preparamos um checklist – de acordo com o regime de contratação e/ou cargo – para facilitar para ambas as partes.

Quais documentos devem ser entregues pelo colaborador?

Regime CLT:

• Cópia da Carteira de Identidade (RG);
• Cópia do CPF;
• Foto 3×4;
• Original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

• Inscrição no PIS/Pasep;
• Cópia do Certificado de Reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Título de eleitor (para maiores de 18 anos);
• Comprovante de endereço;
• Certidão de Nascimento (caso solteiro) ou Certidão de Casamento (caso casado);

• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Original e cópia da Carteira de Habilitação (CNH), caso o cargo demande o trabalho em veículos;
• Cópia da Certidão de Nascimento de filhos de até 21 anos;
• Para o caso de Salário-Família, Cópia da Carteira de Vacinação e comprovante de frequência escolar dos filhos com idade igual ou superior a 7 anos;
• Caso aplicável, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;

• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): documento emitido por um médico do trabalho autorizado, que certifica as condições de saúde do colaborador em relação às atividades que irá desempenhar na empresa, indicando se ele está apto ou não para o trabalho. Esses exames devem ser repetidos em uma frequência que será determinada por fatores influentes, como: idade, risco da profissão e condições do trabalhador.

Estágio:

• Carteira de Identidade (RG);
• CPF;
• Comprovante de Residência;
• Atestado de matrícula/frequência em uma Instituição de Ensino;
• Histórico Escolar;
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

Vale ressaltar que a admissão sob o regime de estágio não estabelece uma relação de emprego, mas sim uma oportunidade educacional supervisionada. Portanto, ela não se submete às diretrizes da CLT e não implica em benefícios específicos, tais como um 13º salário, seguro de vida, entre outros.

Jovem Aprendiz:

• Carteira de Identidade (RG);
• CPF próprio ou, se for menor de idade, do responsável;
• Carteira de Trabalho;

• Atestado de matrícula/frequência em uma Instituição de Ensino;
• Certificado de Conclusão do Ensino Médio.

Quais documentos a empresa deve entregar ao colaborador?

• Contrato individual de trabalho;

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) devidamente registrada, com a anotação do contrato de trabalho;
• Carteira de Trabalho assinada;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda;
• Ficha de Salário-Família;
• Ficha de Declaração de rejeição ou de requisição do Vale-Transporte.

Além disso, é necessário que a empresa reporte as informações do colaborador ao Governo Federal por meio do portal do eSocial, utilizando os números de CPF, Carteira de Trabalho e NIS (NIT/PIS/PASEP).

Existem documentos que a empresa não pode exigir?

Sim. A Lei nº 9.029, de 13 de abril de 1995, proíbe a exigência de alguns documentos na etapa de contratação de colaboradores. Essa proibição visa proteger os direitos dos trabalhadores e evitar discriminações, conforme consta em seu artigo primeiro:

“É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no inciso XXXIII do art. 7o da Constituição Federal.”

Os documentos que não podem ser exigidos pela empresa são:

• teste, exame, perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez;

• exame de HIV;
• dados de antecedente criminal;
• documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato.

Quais são os prazos para envio dos documentos de admissão?

A Lei n° 5.553/68 determina que as empresas devem retornar os documentos, sejam eles originais ou cópias autenticadas, aos profissionais no prazo máximo de cinco dias úteis, contados a partir da data de recebimento.

Além disso, de acordo com o artigo 29 da CLT, o empregador tem um período de 48 horas para efetuar as anotações necessárias na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), que incluem informações como data de contratação, salário, cargo e outras condições de trabalho. Esse procedimento pode ser facilmente realizado ao inserir os dados do novo colaborador no portal do e-Social.

Adicionalmente, para facilitar o acesso dos funcionários às suas informações, desde 2019, é possível baixar a versão digital do documento, através do site do Governo Federal ou de um aplicativo que pode ser instalado em seu dispositivo móvel.

Entretanto, o departamento de Recursos Humanos não deve se ater apenas aos prazos, mas também garantir que a gestão de toda a documentação seja conduzida de acordo com as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados. Ao seguir suas diretrizes, as empresas podem estabelecer uma base sólida para uma relação de trabalho bem-sucedida desde o início.

Pensando nisso, leia também o nosso artigo sobre LGPD para tornar seu processo mais seguro e eficiente.