Como funciona o desconto do Vale-Transporte? Descubra como calcular e o que diz a lei!

“Como é calculado o desconto do Vale-Transporte em 2024?” Essa é uma dúvida muito comum.

A verdade é que existem diversas variáveis que influenciam essa conta, e que podem fazer com que a empresa pague mais ou menos do que deveria.

A boa notícia é que existe uma maneira mais simples e fácil de descobrir se o valor de vale-transporte que está sendo descontado na folha de pagamento está correto.

Nas próximas linhas, vou te mostrar o passo a passo para realizar esse cálculo e tirar todas as suas dúvidas a respeito do assunto.

Continue acompanhando para saber tudo o que precisa sobre o VT e como calculá-lo.

Quem tem direito a Vale-Transporte?

Para trabalhadores contratados em regime CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), sejam fixos ou temporários, o vale-transporte é obrigatório. O mesmo vale para aprendizes (art. 27 do Decreto nº. 5.598/05).

No caso dos estagiários, existem duas possibilidades. Quando o estágio é obrigatório e não remunerado, a lei 11.788/2008 prevê que o vale-transporte é opcional. Já para estágios não obrigatórios e remunerados, ou seja, que dependem da vontade do trabalhador, o auxílio-transporte deve sim ser concedido.

Você deve estar pensando agora que isso não faz muito sentido, não é mesmo? Por isso, vale mencionar que, atualmente, já existem projetos de lei em análise, como a PL 595/2023, com o objetivo de estender o benefício a todos os estagiários.

Já na modalidade de trabalho PJ, autônomo, freelancer e todos aqueles que prestam serviços sem vínculo empregatício, o direito ao vale-transporte não é previsto em lei. Portanto, não, a Pessoa Jurídica não tem direito ao benefício.

Quando o funcionário não tem direito ao Vale-Transporte?

Ainda dentro deste tópico, é importante deixar claro que existem situações em que até mesmo os trabalhadores em regime CLT podem perder o direito ao benefício. Veja quais são:

Quando a empresa disponibiliza transporte fretado – nesse caso, o serviço oferecido precisa garantir o deslocamento completo do colaborador. Isso significa que se o transporte fornecido pela empregadora não cobrir a distância total entre a residência do funcionário e seu local de trabalho, o vale-transporte proporcional deverá ser pago para complementar o trajeto.

Quando o colaborador não utiliza transporte público para ir ao trabalho – se o trabalhador optar por outras formas de chegar até o escritório, como, por exemplo, utilizar veículo próprio, bicicletas ou ir a pé, então a empresa estará isenta de pagar o vale-transporte. Diante deste cenário, é importante que ele informe o RH ou DP que não precisa do VT para se deslocar até o local de trabalho. Essa comunicação deve ser feita por escrito para evitar possíveis problemas trabalhistas no futuro.

Como funciona o desconto do Vale-Transporte?

A empresa possui autorização para efetuar descontos de até 6% sobre o salário bruto do colaborador, sendo importante ressaltar que esse desconto não incide sobre outros benefícios, como horas extras e comissões.

Em situações em que o valor a ser descontado é inferior a 6% do salário base do colaborador, a empregadora deve realizar o desconto de forma proporcional, aplicando o valor menor.

Já nos casos em que o valor utilizado pelo funcionário ultrapassa os 6%, a responsabilidade de cobrir a diferença recai sobre a empresa.

Além disso, durante períodos de férias, afastamento por atestado médico ou licenças maternidade/paternidade, a empregadora fica isenta da obrigação de pagamento do VT. Isso ocorre porque a lei entende que o benefício se destina exclusivamente ao custeio do transporte do colaborador ao local de trabalho.

Como calcular o desconto do Vale-Transporte?

Para calcular o desconto do vale-transporte é preciso considerar os 4 fatores abaixo:

• quantidade de dias úteis trabalhados no mês;
• valor total do custo com transporte;
• número de viagens realizadas por dia;
• salário bruto do funcionário.

Com todos os dados em mãos, basta aplicar a fórmula:

Valor do VT = valor da passagem X n° de dias trabalhados X n° de viagens por dia

Depois, é necessário aplicar a regra dos 6% para saber o valor de desconto do vale-transporte. Confira os exemplos abaixo:

• Situação 1 – custo de transporte superior a 6%:

Laura recebe um salário bruto de R$ 6.000,00 e no mês de janeiro irá trabalhar 22 dias. Ela precisa de 2 vales no valor de R$ 10,00 cada um, totalizando R$ 20/dia. Logo, o cálculo do vale-transporte mensal de Laura será:

Dias úteis trabalhados x valor total de vales por dia

22 x 20 = R$ 440,00

Agora, é o momento de calcular o desconto do vale-transporte de Laura, aplicando a regra dos 6%:

6% x salário bruto

6% x 6.000 = R$ 360,00

Nesse caso, como o valor mensal de VT que Laura precisa é de R$ 440 e o desconto máximo que pode ser realizado em sua folha de pagamento é de R$ 360, a diferença de 80 reais (440-360) deverá ser custeada pela empresa.

• Situação 2 – custo de transporte inferior a 6%:

Agora, imagine que Laura foi promovida e passou a receber um salário bruto de R$ 8.000. Ela trabalhará os mesmos 22 dias em fevereiro e seu custo ainda é de R$ 20/dia. Neste cenário, basta utilizar a mesma base do exemplo 1, alterando somente o valor do salário, para calcular o desconto do vale-transporte:

22 x 20 = R$ 440,00

Com o desconto de 6% realizado pela empresa:

6% x 8.000 = R$ 480,00

Na segunda situação, a empesa poderia descontar até R$ 480,00, que corresponde a 6% do salário bruto de Laura. No entanto, como o valor que ela necessita é menor do que esse percentual (R$ 440,0), o desconto deverá ser proporcional ao que ela realmente utiliza.

• Situação 3 – desconto integral (valor que corresponde exatamente aos 6%):

Ana é a nova assistente de Laura e receberá um salário bruto de R$ 2.500. No mês em que foi contratada, ela trabalhará 15 dias úteis. Ela precisa de apenas 2 vales para ir e voltar do trabalho, cada um no valor de R$ 5,00, totalizando R$ 10/dia. Sendo assim, aplique novamente a mesma fórmula para calcular o desconto do vale-transporte de Ana, levando em consideração a quantidade de dias trabalhados:

15 x 10 = R$ 150,00

Aplicando o desconto de 6%:

6% x 2.500 = R$ 150,00

Nesse exemplo, a colaboradora utiliza exatamente o valor equivalente a porcentagem máxima de desconto que pode ser realizado em sua folha de pagamento (6%). Como essa quantia não excede o limite permitido por lei, a empresa não precisa pagar nada a mais e o desconto na folha será integral.

Casos em que há integração

Apresentei a base do cálculo no tópico anterior, mas em estados como São Paulo, por exemplo, existem sistemas de integração que podem mudar um pouco a regra do jogo. Por exemplo:

• Crédito Eletrônico Vale-Transporte • Ônibus: R$ 4,83
• Crédito Eletrônico Vale-Transporte • Sistema Metroferroviário: R$ 5,49
• Integração Ônibus + Sistema Metroferroviário • Vale-Transporte: R$ 9,84

Se somarmos 4,83 + 5,49 e multiplicarmos por 2 (ida e volta), o resultado será de R$ 20,64. Porém com a integração, esse valor diminui R$ 0,96 centavos, o que corresponde a quantia de R$ 19,68 (9,84 x 2).

À primeira vista, essa diferença pode parecer insignificante, mas em um exercício simples vou te provar a proporção que isso pode tomar.

Imagine uma empresa que trabalha 22 dias úteis no mês e que possui 5 mil usuários de vale-transporte. Cada um deles realiza o deslocamento de ida e volta ao trabalho e, para isso, precisa pegar um ônibus e um metrô. A falta de informação sobre esta integração representaria um desperdício mensal de:

• R$ 0,96 x 22 x 5.000 = R$ 105.600,00

Isso significa que em 12 meses, este valor já representaria uma perda de R$ 1.267.200,00.

Fica provado então que sem o conhecimento adequado, é provável que haja gastos desnecessários na compra do vale-transporte. Por isso, é fundamental que o seu RH tenha informações corretas e utilize ferramentas adequadas para calcular o desconto do vale-transporte de forma assertiva e garantir a máxima eficiência do trabalho. Isso irá garantir que seus colaboradores recebam sempre o valor que realmente necessitam no cartão e irá gerar uma economia altíssima para a empresa.

Entre essas ferramentas está a Assessoria de Vale-Transporte, que oferece uma plataforma completa onde nossos clientes têm acesso a uma gama de recursos, como a atualização de linhas, tarifas e integrações, que tornam a gestão do VT automática, simples e assertiva para que a sua equipe de benefícios não tenha que se preocupar com o acompanhamento constante dessas informações, nem com o processo exaustivo de atualização manual cada vez que um dado muda. Conheça a solução aqui.

11 dúvidas comuns sobre Vale-Transporte que você ainda pode ter

1. Vale-Transporte é obrigatório?

De acordo com a Lei nº 7.418/1985, o vale-transporte é um benefício fornecido pela empresa ao colaborador para custear seu deslocamento da residência ao trabalho através do transporte público. A empresa é obrigada a fornecê-lo a todos os funcionários que desejarem e necessitarem, desde que estes se enquadrem nos critérios mencionados no início deste artigo.

2. Como é feito o pagamento do Vale-Transporte?

A empresa pode descontar, do salário do empregado, até 6% para pagar o vale-transporte. Se o valor utilizado pelo funcionário for menor que esse percentual, o desconto é limitado ao valor real. Se o valor for maior que 6%, a diferença fica por conta da empresa.

3. O Vale-Transporte pode ser pago em dinheiro?

Não, o vale-transporte não pode ser pago em dinheiro. O benefício deve ser fornecido aos colaboradores da empresa através do cartão magnético, segundo o que diz o artigo 110 do decreto n° 10.854/2021:

“Art. 110. É vedado ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento, exceto quanto ao empregador doméstico, ressalvado o disposto no parágrafo único.

Parágrafo único. No caso de falta ou insuficiência de estoque de Vale-Transporte, necessário ao atendimento da demanda e ao funcionamento do sistema, o beneficiário será ressarcido pelo empregador, na folha de pagamento imediata, da parcela correspondente, quando tiver efetuado, por conta própria, a despesa para seu deslocamento”.

4. O Vale-Transporte tem natureza salarial?

Para responder a esta pergunta, vou me basear no que diz o artigo 111 do decreto mencionado no tópico anterior:

“Art. 111. Quanto à contribuição do empregador, o vale-transporte:

I – não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração do beneficiário para quaisquer efeitos;

II – não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou do FGTS;

III – não é considerado para fins de pagamento da gratificação de Natal; e

IV – não configura rendimento tributável do beneficiário.”

5. O Vale-Transporte deve ser pago antecipadamente?

Sim. Conforme estabelece a lei do vale-transporte, o VT “constitui benefício que o empregador antecipará ao trabalhador para a utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.”

6. Como o colaborador deve solicitar Vale-Transporte?

Para solicitar o vale-transporte, o colaborador deve informar ao empregador, por escrito ou por meio eletrônico, os seguintes dados:

• O seu endereço residencial;
• Os serviços e os meios de transporte mais adequados ao seu deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Essa informação deve ser atualizada sempre que houver alteração, sob pena de suspensão do benefício.

O colaborador também deve firmar um termo de compromisso de utilizar o vale-transporte exclusivamente para o deslocamento efetivo residência-trabalho e vice-versa, consciente de que a declaração falsa de informações e o uso indevido do vale-transporte constituem falta grave.

Por isso, também é muito importante que o RH confirme a opção de transporte fornecida pelo colaborador. Para isso, é muito importante utilizar uma ferramenta especializada de Roteirização do Vale-Transporte.

7. Existe distância mínima e máxima para concessão do VT?

O vale-transporte é um direito do trabalhador, independentemente da distância entre o seu local de trabalho e sua residência. Além disso, a lei não estabelece limites para o valor ou quantidade das passagens, e o benefício deve cobrir os transportes coletivos urbanos, intermunicipais e interestaduais.

8. A empresa pode descontar Vale-Transporte que não foi utilizado?

Sim. Se o trabalhador não utilizar todo o valor do vale-transporte no mês e a empresa identificar o excedente, ela pode repassar apenas o saldo restante no mês seguinte. Por exemplo, se o valor total do benefício for de R$200 e o colaborador utilizar apenas R$150, a empresa pode depositar apenas R$150 no mês seguinte.

9. Se a empresa não pagar o Vale-Transporte o colaborador pode faltar?

Se o funcionário faltar ao trabalho por não ter recebido o vale-transporte, ele não poderá ter o dia descontado nem ser demitido pela empresa, conforme estabelece o art. 476 do Código Civil.

Confira o nosso vídeo no TikTok sobre a situação oposta (casos em que o colaborador falta por outros motivos pessoais).

10. O Vale-Transporte pode ser substituído por Vale-Combustível?

Não. O vale-combustível difere do vale-transporte, por isso a empresa não pode aplicar o desconto padrão de 6% destinado ao VT. Em vez disso, esse auxílio é considerado salário utilidade, o que significa que o valor concedido deve ser incorporado à remuneração do colaborador, sujeitando-se a todas as obrigações relacionadas ao INSS e ao FGTS.

Nesse sentido, vale lembrar que o VT é obrigatório, enquanto o vale-combustível é opcional. Portanto, em todo caso a empregadora tem o dever de oferecer o vale-transporte ao funcionário, que poderá abrir mão do benefício caso prefira utilizar veículo próprio.

11. Como fazer a Gestão do Vale-Transporte?

No início deste artigo eu prometi tirar todas as suas dúvidas sobre o vale-transporte, e agora é o momento em que vou esclarecer a maior delas: como tornar o cálculo de desconto do VT automático?

Ao longo da leitura, você deve ter percebido que o vale-transporte é um benefício complexo, seja por experiência própria ou por tudo o que te mostrei. Por isso, é importante construir um processo mais eficiente para sua equipe desde já.

Com a ajuda dos recursos certos, é possível realizar uma gestão mais inteligente do benefício, que permitirá ao seu RH atuar de forma mais estratégica e contribuir ainda mais para os resultados da empresa.

Aproveite este início de ano para incluir em seu planejamento a solução certa para te ajudar a abandonar os processos manuais. Preencha o formulário agora mesmo clicando aqui e fale com quem entende do assunto.