Como fazer a gestão do vale-transporte de colaboradores corretamente

A gestão do vale-transporte é essencial para garantir que o benefício seja disponibilizado ao colaborador corretamente, seguindo as regulamentações previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e na Lei do VT.

Mas na maioria das vezes esta não é uma tarefa fácil para os profissionais de RH, porque envolve muitas etapas: desde a validação das rotas (roteirização do VT), o acompanhamento de afastamentos e faltas, o controle de saldos excedentes até a recarga.

E este ciclo é repetido mensalmente. Por isso, sem um sistema eficaz para auxiliar no processo, é muito comum ocorrer erros de cálculo, atrasos e desperdício de recursos da empresa, afetando a operação e também a experiência do funcionário.

Continue a leitura para descobrir a melhor forma de fazer a gestão do vale-transporte, superar os principais desafios e eliminar erros e imprevistos, garantindo mais tempo para a sua equipe.

Quais são as responsabilidades da empresa em relação à gestão de VT?

A CLT determina algumas regras que as empresas devem seguir ao oferecer vale-transporte para funcionários com carteira assinada. É importante lembrar que esse benefício não é obrigatório para profissionais que trabalham como PJ (Pessoa Jurídica) nem para estagiários.

Mas, nos casos em que o vale-transporte é obrigatório, quais são as responsabilidades da empresa?

A seguir, vamos explicar os procedimentos mais comuns e depois mostrar formas de otimizar esses processos e fazer a gestão do vale-transporte da maneira mais simples e correta.

1 – Solicitação e atualização de dados

A primeira coisa que a empresa deve fazer é pedir, durante o processo seletivo ou no momento da admissão, o endereço residencial da pessoa atualizado. A partir disso, será possível:

• Avaliar os meios de transporte disponíveis na região;
• Analisar as rotas que podem ser utilizadas para o deslocamento casa-trabalho;
• Saber qual será o custo da empresa com o VT daquela pessoa.

Porém muitas empresas utilizam ferramentas genéricas de mapas para essa análise. No entanto, esses sistemas não são especializados para este fim e frequentemente sugerem trajetos ineficientes, aumentando os gastos da organização desnecessariamente.

Além da falha nas ferramentas, há o desafio da atualização desses dados. É comum que colaboradores mudem de endereço e esqueçam de notificar o RH, fazendo com que a empresa pague por rotas que não são mais utilizadas.

Por isso, quando a gestão do vale-transporte é feita de forma manual, o processo se torna mais complexo e sujeito a erros. Mas como modernizar esse processo? Conforme mencionei antes, no próximo tópico deste artigo vamos mostrar formas mais eficientes de fazer isso. Continue acompanhando.

2 – Gestão de afastamentos e faltas

Outro ponto importante na gestão de vale-transporte é o controle correto de situações em que o colaborador não comparece ao trabalho, seja por períodos curtos ou prolongados.

No caso de faltas injustificadas, por exemplo, o valor de vale-transporte que seria utilizado no deslocamento entre casa e trabalho permanece disponível no cartão do colaborador. Esse saldo pode ser considerado na próxima recarga, permitindo que a empresa deposite apenas o valor complementar necessário.

Já em situações de afastamentos ou licenças, a legislação permite a suspensão do fornecimento do benefício, uma vez que, durante esse período, o colaborador não precisará se deslocar até o local de trabalho.

Manter o benefício ativo nesses períodos indica falhas na gestão e pode gerar custos desnecessários para a empresa. Depois que o valor é creditado no cartão de transporte, não é possível recuperar o saldo excedente junto à operadora.

Por isso, empresas que realizam esse controle de forma manual costumam ter mais dificuldade para acompanhar essas mudanças, o que reforça a importância de automatizar esse processo.

3 – Controle de Saldos de vale-transporte e recarga

A recarga do vale-transporte deve ser feita de maneira antecipada, considerando o valor necessário para o mês de trabalho.

O desconto de até 6% sobre o salário base precisa ser aplicado conforme a legislação vigente, enquanto qualquer valor que ultrapasse esse limite deve ser totalmente custeado pela empresa.

Esse acompanhamento é fundamental para evitar problemas, como recargas excessivas ou insuficientes, que podem prejudicar a rotina do colaborador e gerar riscos trabalhistas para a organização.

Por outro lado, caso o colaborador não utilize todos os créditos do mês anterior, é permitido ao RH depositar o valor necessário para completar o total mensal. Por exemplo:

• Valor que o colaborador recebe mensalmente: R$ 320
• Valor que sobrou no mês anterior: R$ 112
• Valor a ser recarregado no mês seguinte: R$ 208

Como otimizar a gestão do vale-transporte?

A gestão do vale-transporte pode envolver uma série de etapas para melhorar a eficiência da empresa em relação a concessão do benefício de mobilidade. As principais e mais importantes são:

1 – Roteirização de vale-transporte

Embora o uso do VT seja destinado ao deslocamento entre casa e trabalho, isso não significa que exista apenas um caminho possível. Portanto, a roteirização de vale-transporte consiste em analisar de forma estratégica as opções de trajetos que o colaborador pode utilizar para realizar esse deslocamento.

Ao analisar diferentes opções de transporte público, regras de tarifas e possibilidades de integração entre linhas, é possível encontrar rotas que continuem eficientes e, ao mesmo tempo, reduzam os custos para a empresa. Para isso, é importante contar com um sistema que reúna essas informações, como mapas, trajetos e dados sobre os itinerários.

A proposta é que, com base nesses dados e em critérios previamente definidos, o software analise todas as alternativas de trajeto entre o ponto de origem e o destino. A partir dessa análise, ele destaca as opções mais relevantes, levando em conta fatores como custo, distância percorrida a pé e tempo de viagem.

Vale destacar que a rota indicada nem sempre será a mais barata ou a mais curta. Por exemplo, a ferramenta de roteirização da Sat estabelece um limite de até 1 quilômetro para trechos feitos a pé. Porém, se dentro desse limite existir uma alternativa que não aumente o tempo total de deslocamento em mais de 30 minutos, ela tende a ser considerada a opção principal.

Assim, com um sistema de roteirização eficiente, também é possível ajustar trajetos quando há mudança de endereço do colaborador e até simular rotas antes de fazer uma contratação. Isso contribui para um planejamento financeiro e logístico mais assertivo e torna os processos do RH mais rápidos, organizados e com mais previsibilidade de despesas.

Mas antes de finalizar esse tópico é importante esclarecer uma dúvida que sempre aparece:

A roteirização do vale-transporte é permitida por lei?

A legislação que regula o vale-transporte no Brasil estabelece que o benefício deve ser obrigatoriamente oferecido pelas empresas. A lei também determina que esse valor não tem natureza salarial, ou seja, não faz parte do salário do colaborador e, por isso, não sofre incidência de impostos.

Outro ponto importante da lei é que o vale-transporte deve ser usado exclusivamente para o deslocamento entre a casa e o trabalho. Ele não pode ser utilizado para outras finalidades. Isso também indica que, se houver saldo sobrando ao final do mês, ele não deve ser acumulado, permitindo que a empresa faça o ajuste ou desconto na próxima recarga.

Dessa forma, não há nada na legislação que torne ilegal a prática de roteirizar o vale-transporte. Ao adotar esse método, a empresa continua cumprindo a lei, pois garante ao colaborador o valor necessário para o trajeto entre sua residência e o local de trabalho. Além disso, com mais de 25 anos de atuação no mercado, desconhecemos casos em que essa estratégia tenha sido considerada irregular.

Leia mais sobre a roteirização em: https://gestaosat.com/blog/roteirizacao-de-vale-transporte-e-legal/

2 – Gestão de Saldos do Vale-Transporte

A Gestão de Saldos do Vale-Transporte é uma prática voltada para otimizar os custos da empresa com esse benefício. Ela envolve o acompanhamento dos saldos dos cartões de VT de cada colaborador, permitindo identificar valores excedentes e evitar despesas desnecessárias.

Essa ação está embasada na legislação, mais precisamente no Decreto nº 10.854/2021:

“Art. 113. É vedada a acumulação do benefício do vale-transporte com outras vantagens relativas ao transporte do beneficiário, ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 109.”

Este trecho da Lei significa que a acumulação do benefício com outras vantagens de transporte fornecidas pelo empregador é proibida, exceto quando o transporte oferecido pela empresa não cobre toda a viagem. Nesse caso, o vale-transporte deve pagar apenas a parte da viagem que não é atendida pelo transporte da empresa (VT complementar).

Pontos importantes sobre o controle do VT:

• Ajuste de Recarga: O RH deve calcular o valor necessário para os deslocamentos reais do colaborador. Se houver saldo de recargas anteriores ou transporte parcial fornecido pelo empregador (ex.: fretado), é possível reduzir ou suspender a recarga.
• Uso Indevido: Acúmulo excessivo por falta de uso pode ser considerado má utilização do benefício.
• Rescisão: Em caso de desligamento, a empresa pode solicitar a devolução do valor de VT pago no mês (ou seja, descontar essa quantia do montante que o funcionário tem a receber após a demissão), caso haja dispensa do aviso prévio. Clique aqui e saiba mais sobre esse tópico.

Como evitar o acúmulo de saldo do Vale-Transporte

Para evitar desperdício e facilitar a gestão do vale-transporte, o ideal é adotar um sistema automatizado de gestão de saldos, que permite:

• Controle de saldos pré-existentes e validade: Registrar corretamente os créditos existentes e seus prazos garante que apenas o valor necessário seja recarregado, evitando gastos desnecessários. Em alguns casos, isso pode significar meses sem necessidade de depósito para determinados colaboradores.
• Cálculo correto da próxima recarga: Ao contratar um novo colaborador, é essencial coletar informações precisas sobre endereço e necessidade de transporte. Muitos erros surgem quando os dados não são validados ou quando o colaborador utiliza rotas ineficientes, mais longas ou caras, que poderiam ser ajustadas para reduzir custos e otimizar o tempo de deslocamento.
• Roteirização eficiente: Ferramentas de roteirização ajudam a identificar trajetos mais rápidos, com menos baldeações e custos menores, respeitando a legislação. Diferente de mecanismos comuns, como o Maps, essas ferramentas consideram atualizações frequentes em linhas, tarifas e integrações de transporte, fornecendo dados confiáveis.
• Complexidade do cálculo manual: Para empresas com múltiplas unidades e muitos colaboradores, o cálculo manual do VT é ainda mais difícil e sujeito a erros, reforçando a necessidade de sistemas de gestão estratégicos.

A Sat, por exemplo, oferece uma solução completa que elimina esses problemas, simplifica a gestão do benefício e aumenta a satisfação dos colaboradores.

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