Gestão e roteirização: quais as diferenças?

Se tem uma coisa que causa dúvidas nos gestores de departamento pessoal é a diferença entre gestão e roteirização. Na realidade, ambas as práticas são complementares e ajudam a alcançar os objetivos de melhorar o uso do vale-transporte e os resultados da empresa no que se refere ao deslocamento dos colaboradores.

Ainda assim, as práticas são diferentes. Quando você entende o conceito de cada uma delas, fica mais fácil colocá-las em prática da maneira correta. Então, que tal entender melhor e ver o que esses conceitos significam? Continue lendo!

Afinal, o que é a roteirização?

A roteirização é uma prática que consiste em avaliar os trajetos usados pelo colaborador para chegar até a empresa e encontrar alternativas melhores. Para isso, é usado um sistema automatizado, que considera os dados do empregado e seu endereço e os cruzam com as informações de transporte público.

A partir disso, a solução busca o melhor caminho. Ele pode ser o mais curto, o mais rápido ou ter a menor quantidade de integrações ou baldeações. Da mesma forma, apresenta o valor necessário para o trajeto, a fim de garantir que a empresa repasse o crédito adequado.

Com essa prática, vários benefícios são alcançados. Entre eles estão:

• redução do consumo do combustível quando o empregado opta por ir de sua casa à empresa em veículo próprio;
• diminuição do valor de vale-transporte diário, já que o sistema calcula alternativas mais fáceis de serem aplicadas;
• mitigação das distâncias percorridas, com impacto consequente no tempo que o funcionário leva no caminho entre sua casa até o local de trabalho.

Ao mesmo tempo, a roteirização gera dados importantes, que ajudam a tomar decisões mais acertadas. A empresa, por exemplo, consegue descobrir rotas mais eficientes para o funcionário e evitar fraudes e desvios, como a venda de créditos ou o uso indevido.

Da mesma forma, ocorre uma melhoria na qualidade de vida dos colaboradores, já que eles ficam menos tempo no trânsito, diminuindo, assim, o estresse. Como resultado, há mais tempo para realizarem atividades de que gostam e exercícios físicos, que contribuem para a manutenção da boa saúde.

E a gestão de vale-transporte, como funciona?

Por outro lado, a gestão de VT é uma prática que visa ao melhor uso desse benefício por parte dos colaboradores. Por consequência, também evidencia o que a empresa deve fazer para cumprir a legislação e repassar os valores corretos.

Devido a essa implicação, é importante conhecer os direitos e os deveres da empresa e do colaborador. Por exemplo, é assegurado que todo empregado tem direito a esse benefício, exceto se ele optar por não recebê-lo ou quando a empresa oferecer deslocamento gratuito.

Além disso, o vale-transporte deve ser usado somente no trajeto de casa até o trabalho e vice-versa. Sua utilização em qualquer outro trajeto implica fraude, assim como a venda, a troca e o empréstimo dos créditos.

A legislação ainda determina que o valor do VT pode deixar de ser repassado quando o colaborador falta, faz home office, está de licença ou realizou uma viagem corporativa. Portanto, a gestão de vale-transporte foca essas questões para determinar quanto de crédito deverá ser repassado naquele mês para o colaborador.

Com isso, todos os direitos e os deveres da empresa são cumpridos e é possível alcançar a redução de custos. Para chegar a esse resultado, é necessário utilizar uma solução que reúna os dados necessários. Além da gestão, faz a roteirização de vale-transporte. Daí a relação entre esses dois fatores.

Essa é a maneira mais eficiente para evitar o acúmulo de créditos e a expiração deles, quando deixam de ser utilizados. Assim, se o funcionário precisar de R$ 200,00 por mês, mas utilizou apenas R$ 150,00, no mês seguinte, a empresa repõe somente essa quantia.

Tudo é feito de acordo com a necessidade do empregado e está descrito na legislação, mais especificamente na Lei 7.418/1985. A gestão de vale-transporte também prevê a consulta de créditos para fazer um gerenciamento mais inteligente.

Roteirização x gestão do VT: como relacionar?

Como ficou claro, as duas práticas são complementares. A roteirização está inserida na gestão do vale-transporte e contribui para a busca de melhores rotas, especialmente em grandes municípios. Nesses locais, há várias baldeações, integrações e regras tarifárias.

Assim, quando gestão e roteirização são combinados, é possível trazer eficiência ao processo, com o objetivo de reduzir custos. Com isso, há menos desperdício de recursos financeiros e o valor pode ser empregado para desenvolver produtos, melhorar a infraestrutura da empresa e oferecer mais benefícios aos colaboradores.

Os funcionários conseguem gastar menos vale-transporte, tem um valor menor descontado da folha de pagamento e perde menos tempo no trânsito. Com uma solução voltada para roteirização e gestão, também fica mais fácil encontrar alternativas e coletar dados sobre os colaboradores, a fim de descobrir como os créditos são gastos.

O resultado é o aumento da produtividade e o alcance de um processo mais rápido. Ele também tem menos erros e a possibilidade de levar à participação do colaborador para saber se a rota traçada está de acordo com a sua realidade.

Ao mesmo tempo, você identifica saldos excedentes, incentiva o uso adequado do VT e tem mais transparência na gestão e na roteirização. Assim, sempre que um colaborador questionar algum crédito, você tem como verificar os dados e comprovar que a recarga foi feita da maneira adequada.

Em resumo, a gestão e a roteirização do vale-transporte são capazes de levar a empresa a outro patamar, quando o assunto é a concessão desse benefício. É uma forma de conscientizar os trabalhadores e, mais do que isso, evitar desperdícios e gastos excessivos, que estão em desacordo com a legislação.

Por isso, gestão e roteirização são práticas úteis e complementares. É impossível dizer qual delas é melhor, já que ambas contribuem para o alcance do mesmo objetivo. Isso promove a otimização da concessão do vale-transporte em todos os níveis.

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