Planejamento estratégico da força de trabalho: saiba o que é Workforce Planning, como fazer e por que é importante?

Workforce Planning é o planejamento estratégico da força de trabalho, que inclui avaliar o número de funcionários, as habilidades e competências necessárias para cumprir as metas e objetivos do negócio, e identificar lacunas de habilidades que precisam ser atendidas. Esse plano geralmente é executado pela área de Recursos Humanos, e composto por quatro pilares essenciais:

• Colaboradores;
• Habilidades e competências;
• Definição de custos;
• Recrutamento e Seleção.

Cada uma delas envolve a análise de dados, construção de estratégias de recrutamento e desenvolvimento de pessoas, gestão de mudanças e plano de sucessão, além da avaliação de tendências econômicas e do mercado de trabalho. Neste artigo, vamos aprofundar cada um desses tópicos e fazer uma imersão no tema, descobrindo o passo a passo para a implementação e as vantagens dessa prática para as empresas.

Boa leitura!

Importância do Workforce Planning: como um planejamento ajuda sua empresa?

   1. Experiência do colaborador

O Workforce Planning é essencial para garantir uma experiência positiva para os colaboradores, pois permite que as empresas identifiquem as competências necessárias para alcançar os objetivos e as metas corporativas, preenchendo assim as lacunas de habilidades existentes através de uma força de trabalho 100% focada em resultados.

Com um planejamento adequado, o RH pode fornecer as ferramentas, treinamentos e suporte necessários para que os colaboradores realizem suas atribuições com sucesso e cresçam em suas carreiras. Além disso, o Workforce Planning pode ajudar a prever as necessidades futuras da empresa em relação a talentos e garantir que os colaboradores tenham as oportunidades certas para se desenvolver e crescer dentro da organização. Isso pode levar a uma maior satisfação, uma cultura empresarial mais forte e um aumento da retenção de talentos.

   2. Ambiente colaborativo, cultura fortalecida

Com uma equipe bem distribuída e com as habilidades certas, os colaboradores podem desempenhar suas funções de maneira mais eficiente e trabalhar em um ambiente mais colaborativo, com menos sobrecarga de trabalho e menor estresse. Isso ajuda a criar uma cultura organizacional mais forte, com maior produtividade e satisfação.

Além disso, o Workforce Planning também permite desenvolver a equipe existente, propiciando um sentimento de pertencimento, em que os colaboradores se sintam apoiados e valorizados pela empresa.

   3. Organização financeira

Através desse processo, a gestão de recursos humanos tem uma visão clara das necessidades de pessoal em relação aos objetivos estratégicos do negócio. Isso significa maior poder de discernimento para determinar de forma eficiente o número ideal de funcionários necessários em cada área e função, evitando contratações desnecessárias e reduzindo custos. Além disso, um planejamento adequado da força de trabalho mantém os colaboradores existentes engajados, o que garante uma performance mais alta e gera resultados financeiros positivos.

Como começar o planejamento estratégico na sua empresa? Confira o passo a passo:

1. Colaboradores (Pessoas certas)

O processo de recrutamento e seleção é fundamental para que as empresas encontrem e selecionem os melhores candidatos para preencher suas vagas. Ele também ajuda a garantir que os novos funcionários estejam alinhados com a cultura e com os valores organizacionais. Além disso, um R&S bem-sucedido pode contribuir para a diminuição da rotatividade de colaboradores e dos custos associados ao treinamento e contratação de novos funcionários.

Como encontrar as pessoas certas para trabalhar na empresa?

Há algumas maneiras de encontrar a pessoa certa para trabalhar na sua empresa. Algumas dicas incluem:

• Defina claramente as habilidades e qualificações necessárias para o cargo. Isso ajudará a atrair candidatos qualificados;
• Utilize diferentes fontes de recrutamento, como sites de empregos, redes sociais e agências de recrutamento;
• Faça entrevistas detalhadas para avaliar as habilidades e a personalidade dos candidatos;
• Peça referências profissionais e verifique-as para obter uma visão mais precisa do candidato;
• Faça testes práticos para avaliar as habilidades técnicas do candidato;
• Certifique-se de que o candidato se alinha com a cultura da sua empresa e
  com suas metas e valores;
• Seja flexível e aberto a considerar candidatos com experiência e habilidades únicas que possam acrescentar valor à sua empresa.

2. Habilidades e Competências

Para contratações mais estratégicas e resultados a longo prazo, o RH precisa ter um método eficaz e meticuloso para identificar o nível de experiência e as competências necessárias para a ocupação de cada cargo na empresa. Somente assim será possível alcançar as metas do negócio, preenchendo as lacunas de habilidades que existem internamente.

Existem várias maneiras de trazer pessoas qualificadas para trabalhar na empresa:

• Assegurar que os salários e benefícios oferecidos pela empresa estejam alinhados com as práticas do mercado;
• Construir uma boa reputação e passar uma imagem positiva sobre a empresa. Mostrar como o ambiente é bom para trabalhar e como o negócio é bem-sucedido;
• Destacar as chances de crescimento e desenvolvimento profissional, mostrar que há espaço para novos desafios e boas oportunidades de carreira;
• Cultivar um ambiente de trabalho positivo, colaborativo e saudável;
• Divulgar as vagas abertas através das redes sociais e plataformas de emprego online pode ampliar a visibilidade e atrair candidatos qualificados.

3. Definição dos custos

Entender o orçamento disponível de acordo com as metas da empresa é fundamental para o planejamento estratégico do trabalho. Pensar a respeito dos custos envolvidos direta ou indiretamente em uma nova contratação é uma obrigação, pois, muitas vezes, novas vagas são abertas sem que a parte financeira seja verificada, o que é um erro. Isso impacta não só o caixa da empresa como também toma o tempo da equipe de Recursos Humanos desnecessariamente. Por isso, é importante avaliar se vale a pena ou não abrir uma nova posição, e caso a resposta seja sim, pensar em fatores como o salário e os benefícios que serão oferecidos. Dessa forma, a otimização do dinheiro e do esforço depositados nesse processo se tornam muito mais compensadores.

Como definir os custos de um processo de recrutamento e seleção?

• Estabeleça um orçamento para o processo de recrutamento e seleção, levando em consideração o valor que a liderança pode e está disposta a gastar;
• Escolha as fontes de recrutamento, elas podem impactar significativamente os custos;
• Defina as ferramentas de seleção utilizadas para a vaga. Se você for usar plataformas para aplicar testes de habilidades e personalidade, por exemplo, então certamente o processo terá um custo mais elevado do que se fossem utilizadas dinâmicas em grupo;
• O tempo e o esforço dedicados ao processo de recrutamento e seleção pela equipe de RH também deve ser considerado. Quanto mais tempo e esforço forem dedicados, maior será o custo;
• Além do processo de recrutamento e seleção em si, também é importante considerar os custos de treinamento e integração dos novos funcionários na empresa, incluindo o valor gasto com equipamentos de trabalho como mouse, teclado e notebook.

4. Recrutamento e Seleção

Escolher os candidatos mais alinhados com os objetivos globais e específicos da empresa e da vaga é essencial para uma evolução contínua. O time de Recursos Humanos precisa elaborar um processo com “todas as pontas muito bem amarradas” para garantir que está contratando a pessoa certa, no momento certo, para o local certo.

Qualquer erro aqui é prejudicial e em diversos sentidos, principalmente em relação ao aumento da taxa de turnover e às despesas que a saída de um colaborador gera.

Como criar um processo de R&S eficaz?

• Comece identificando as necessidades existentes na empresa, com base em suas metas de negócios e planos estratégicos de longo prazo. Isso ajuda a entender quais competências, habilidades e experiências são necessárias para cada posição;
• Descreva as habilidades, experiências, conhecimentos e características necessárias para preencher cada posição;
• Utilize as informações coletadas para criar uma descrição de cargo clara e atraente, que descreva as responsabilidades, as habilidades necessárias, os requisitos de formação, a experiência desejada, e apresente as oportunidades de crescimento na empresa;
• Analise os currículos recebidos e identifique os candidatos que atendem aos requisitos solicitados na descrição do cargo;
• Comece a entrevistar os candidatos pré-selecionados por telefone, vídeo ou presencialmente, dependendo do seu modelo de negócio e da disponibilidade das partes envolvidas. Utilize perguntas abertas que permitam ao candidato falar sobre suas experiências e habilidades;
• Antes de escolher quem vai ficar com a vaga, verifique as experiências passadas dos candidatos, converse com colegas de empregos anteriores e busque por referências pessoais. Isso auxilia na confirmação da veracidade das informações fornecidas por eles e ajuda o RH a obter uma melhor compreensão do seu desempenho;
• Depois de avaliar todos os candidatos e selecionar o melhor, faça uma oferta de emprego clara e completa, incluindo informações sobre o salário, benefícios e condições de trabalho. Não esqueça de verificar se que a oferta é adequada e justa para ambas as partes;
• Após a contratação, é importante realizar o processo de onboarding, ou seja, de integração do novo colaborador. Isso pode incluir treinamento, orientação e apresentação aos colegas, ao ambiente de trabalho e à cultura da empresa;
• Por fim, avalie o processo de R&S para identificar os pontos fortes e as oportunidades de melhoria. Isso vai refinar cada vez mais o processo para torná-lo mais eficiente no futuro.

Conclusão

Em resumo, com base no processo de Workforce Planning, é possível obter uma visão abrangente do quadro de funcionários necessário para atingir os objetivos organizacionais. Ao prever a demanda futura e avaliar a oferta atual, as empresas podem identificar lacunas de habilidades e talentos e implementar estratégias para preenchê-las. Além disso, esse método de planejamento estratégico ajuda as empresas a serem mais ágeis e flexíveis em relação às mudanças do mercado, permitindo que elas adaptem sua força de trabalho para atender às necessidades em constante evolução. Por isso, essa é uma ferramenta valiosa para a gestão de pessoas, que pode ajudar o seu negócio a obter uma vantagem competitiva e alcançar o sucesso a longo prazo.