Entenda como funciona o vale-transporte do ponto de vista das empresas!

A lei que rege as relações trabalhistas no Brasil exige que as empresas custeiem os deslocamentos de seus colaboradores, afinal, esse é um dos pontos mais importantes da rotina dos trabalhadores. Sendo assim, entender a fundo como funciona o vale-transporte se torna fundamental para profissionais que atuam na gestão de pessoas.

Neste texto, queremos oferecer um panorama geral sobre esse benefício obrigatório, mostrando como ele deve ser implementado e gerenciado do ponto de vista da organização. Se você quer entender quais são as particularidades do VT e as responsabilidades da empresa e do funcionário, continue a leitura e confira!

O que é o vale-transporte e por que é importante?

O vale-transporte consiste no auxílio que uma empresa dá a seus funcionários para permitir que eles se desloquem de casa para o trabalho sem pagar pelo transporte público do próprio bolso.

Diferente de outros benefícios corporativos que são facultativos, o VT é obrigatório segundo a lei, desde 1987. Por isso, garantir esse direito aos profissionais da organização é uma maneira de garantir os direitos do trabalhador e se prevenir contra ações judiciais que possam prejudicar a imagem da corporação.

Além disso, as vantagens de saber como funciona o vale-transporte e de oferecer esse recurso incluem a motivação dos colaboradores e o fortalecimento da cultura interna, que contribui para atração e retenção de talentos.

Como funciona o vale-transporte para as empresas?

Para o Departamento Pessoal, é essencial entender todas as particularidades de como funciona o vale-transporte. Assim, é possível otimizar a distribuição do benefício e evitar erros tanto por parte da empresa quanto pelos funcionários. Veja alguns aspectos que separamos para ajudar você.

Obrigações do empregador

Entre as obrigações da empresa, encontra-se a oferta do vale-transporte para os profissionais. Independentemente da modalidade de trabalho (efetivo ou temporário), além de garantir um valor que dê conta do deslocamento de todos os dias de atuação na empresa. Esse recurso precisa ser pago sempre de forma antecipada ao mês de serviço.

A forma correta de implementar o benefício é por meio do cartão VT, que é recarregado pela Departamento Pessoal mensalmente, ou seja, não é correto distribuir o saldo em dinheiro. O valor é calculado com base na declaração de endereço do funcionário, momento em que é identificado o transporte que será usado e a tarifa estipulada.

Mais uma obrigação do empregador é permitir que o colaborador opte por não aderir ao VT, caso seja mais benéfico a ele ou se não houver necessidade.

Custos para a gestão

Os custos do vale-transporte são divididos entre a empresa e o profissional beneficiado. Os trabalhadores podem contribuir com até 6% do seu salário para a recarga do VT e o restante do valor é custeado pela organização.

Segundo a lei, a empresa não precisa custear o vale-transporte para pessoas que não necessitem de transporte para chegar à empresa. Da mesma forma, quem tem acesso gratuito a ônibus, metrôs e trens (como idosos e pessoas de baixa renda) não precisa receber o benefício.

A organização pode reduzir seus custos com fornecimento do VT caso perceba que colaboradores estão usando um valor menor do que o pago mensalmente no cartão. Isso acontece quando os profissionais faltam ou trabalham home office durante o mês. A corporação tem base legal para apenas complementar a quantia que falta no cartão, em vez de recarregar integralmente.

Alternativas ao benefício

Existem algumas alternativas para o vale-transporte que a organização pode aderir caso haja vantagem. Uma delas é o transporte corporativo, oferecido pela empresa para o deslocamento integral dos colaboradores. Se essa solução for implementada, a gestão fica isenta de oferecer o VT.

No entanto, em situações onde um profissional tem que pegar outro transporte para chegar até o local em que parte o ônibus ou van da empresa, torna-se obrigatório garantir o custeio desse trecho da viagem.

Também existe a viabilidade de oferecer um vale-combustível para colaboradores que vão ao trabalho em automóvel próprio. Esse tipo de benefício não é obrigatório, mas, se for implementado, quem recebe, deve abrir mão do VT.

Regras para os colaboradores

Para entender como funciona o vale-transporte da perspectiva das empresas, é fundamental compreender quais regras os colaboradores devem seguir. O uso indevido do benefício é um dos grandes desafios enfrentados pela gestão e pode, em situações extremas, levar até à demissão por justa causa.

Ações como empréstimo do cartão para uso de terceiros, troca do benefício por dinheiro ou produtos ou mesmo uso do VT fora do horário e percurso de trabalho são passíveis de alerta e punição da empresa. É papel do Departamento Pessoal e do setor de Recursos Humanos deixar claro as regras referentes ao benefício, além de fiscalizar o uso do VT.

Formas de gerenciar

A melhor forma de empresas administrarem o vale transporte é implementando uma gestão eficiente do benefício. Esse é um trabalho em várias frentes, que conta com a tecnologia para otimizar a distribuição do VT e a fiscalização do seu uso.

A gestão do vale-transporte possibilita, em primeiro lugar, a roteirização dos cartões, que consiste em encontrar os trajetos mais rápidos e baratos para o deslocamento dos colaboradores, seja no transporte público ou no corporativo.

Além disso, estratégias de gestão do VT permitem que o DP acompanhe o valor usado mensalmente por cada funcionário, se encarregando apenas de complementar os cartões. Assim, é possível economizar os recursos e garantir um uso mais inteligente do orçamento. Por fim, a gestão ainda consegue mapear situações irregulares entre os colaboradores.

O deslocamento entre casa e empresa é uma das partes mais importantes do dia a dia dos profissionais, podendo afetar a qualidade de vida, o rendimento e as finanças pessoais. Por isso, a lei exige que organizações entendam a fundo como funciona o vale-transporte e forneçam esse benefício de acordo com as regras.

Se sua corporação já oferece o VT aos colaboradores, mas ainda observa problemas e inconsistências na administração do benefício, descubra no texto que separamos como é possível fazer a gestão do vale-transporte de acordo com a lei. Boa leitura!

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