Como pagar as viagens corporativas dos seus funcionários?

Como responsável pelo departamento pessoal, você sabe que a lei obriga a pagar vale-transporte para os funcionários. A questão é: como pagar as viagens corporativas?

Em primeiro lugar, a resposta inclui vários fatores. Ou seja, para chegar à certa, é preciso pensar na frequência dos deslocamentos, se eles fazem parte do trabalho diário do colaborador, qual a duração da viagem e até as despesas que terá.

Sendo assim, com tantas particularidades, pode ser difícil chegar a uma conclusão, certo? Por isso, criamos este artigo. Dessa forma, aqui, você vai entender melhor quais são os direitos e as obrigações trabalhistas nesses casos, como fazer o pagamento do vale-transporte e como calcular o valor de forma correta. Continue lendo!

Quais são os direitos e as obrigações trabalhistas em viagens corporativas?

Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todos os empregados têm direito ao vale-transporte, inclusive os domésticos, os temporários e aqueles à domicílio, que se deslocam para prestar o serviço necessário. Além disso, o pagamento desse benefício deve ser oferecido qualquer que seja a distância percorrida. As exceções são:

• o trabalhador opta por não receber o vale-transporte;
• a empresa oferece deslocamento gratuito da porta de casa do funcionário até o trabalho.

O que isso significa na prática?

Portanto, isso significa que, mesmo quando o funcionário tem carro, é preciso efetuar o pagamento desse benefício. Por outro lado, o vale-combustível é opcional e implica perda do direito ao vale-transporte.

Ou seja, o colaborador que estiver em viagem corporativa também tem direito a diárias e/ou ajudas de custo. As primeiras são relativas a despesas feitas com parte do contrato de trabalho. Por exemplo, ao visitar um cliente em outra cidade, os gastos com transporte, alimentação e hospedagem são quitadas pela empresa, porque seria impossível realizar as atividades sem isso.

Por sua vez, a ajuda de custo se refere ao pagamento das despesas eventuais, mas que não se relacionam à função. É o caso de transferir-se para outra cidade de forma definitiva. Ainda existe a possibilidade de pagar horas extras durante a viagem de trabalho.

Para saber se esse é o caso, é preciso considerar se o colaborador tem registro de jornada fixa de trabalho. Se sim, o empregador controla as atividades e as rotinas diárias. Por isso, as horas extras devem ser repassadas.

Caso contrário, não existe o pagamento de horas extras, porque é o próprio colaborador quem decide quando e como vai viajar. Assim, a lei entende que, em determinado dia, o funcionário trabalhou mais, mas no outro compensou com a tarde livre, por exemplo.

Como pagar o vale-transporte?

A empresa pode fazer o pagamento ou o reembolso dos valores gastos em viagens corporativas. Se optar pela primeira alternativa, você deverá calcular uma média de custos justa e definir um valor por dia a ser repassado antes do colaborador viajar. Essa quantia é fixa e predefinida.

No reembolso, o funcionário gasta o que for necessário, paga do seu dinheiro e a empresa devolve depois, com a apresentação dos comprovantes. Nos casos específicos do transporte, é preciso analisar se a viagem é feita em carro próprio ou não. Quando é realizada de avião, ônibus ou veículo da frota corporativa, as despesas são quitadas por meio de reembolso ou pagamento, como explicamos.

Por sua vez, se o carro for próprio, é preciso analisar os gastos com combustível e depreciação do automóvel. Ainda que a lei determine que o deslocamento de casa até a empresa seja responsabilidade do empregado, em viagens, o uso de veículo particular deve ser custeado pela companhia quando:

• não é oferecido um automóvel específico para a viagem;
• seja necessário que o colaborador utilize seu carro próprio para exercer sua função.

Ofereça alternativas para os funcionários

Por outro lado, se a empresa oferece uma alternativa e o colaborador se recusa a aceitá-la, ela deixa de ter responsabilidade com esses gastos. Por exemplo, se a viagem feita é de 100 km entre uma cidade e outra e a companhia oferece passagem de ônibus, ela está isenta de pagar o combustível, caso o empregado escolher usar seu carro próprio.

Em situações de depreciação e até mesmo acidentes, ainda não existe um consenso. Decisões do Tribunal Superior do Trabalho (TST) já determinaram que a empresa deve arcar com os gastos, quando não oferecer um automóvel específico para as tarefas. No entanto, isso pode ser questionado.

Por fim, é importante ficar claro que as despesas de trabalho não são incorporadas à remuneração. Por isso, é preciso informar no contrato de trabalho o valor real do salário para que sejam contabilizados os valores relativos às férias, 13º salário, FGTS etc.

Como calcular o valor do vale-transporte em viagens corporativas?

Se o valor gasto foi arcado pelo colaborador, que será ressarcido pela empresa, não existe necessidade de fazer cálculos. De toda forma, é importante ter uma ideia caso os valores estiverem corretos, a fim de evitar gastos excessivos e desnecessários.

Em contrapartida, pode ser feito o pagamento antecipado. Aqui, é preciso fazer o cálculo de acordo com a média de valores de combustível e o rendimento do veículo. Basicamente, você deve verificar quantos quilômetros o veículo faz em média e a distância da viagem para chegar a um resultado.

Como fazer uma pesquisa para realizar o cálculo?

Para chegar a esses valores, você pode fazer uma pesquisa da média de rendimento do automóvel, de acordo com o ano e o modelo, ou fazer o seguinte cálculo:

média de consumo = intervalo percorrido / volume de combustível usado

Consideremos que o resultado deu 14 km/L. Em seguida, no Google Maps, você descobre a distância a ser percorrida. Imagine que seja de 100 km. Então, veja a média do valor do combustível na estrada. Vamos supor que seja R$ 5 o litro. Com todos esses dados, basta ver a seguinte fórmula:

combustível necessário para a viagem = distância / consumo médio

combustível necessário para a viagem = 100 / 14

combustível necessário para a viagem = 7,14 litros

A partir disso, é possível descobrir quanto será gasto com o preço médio do combustível. Basta multiplicar o combustível necessário pelo valor. Ou seja:

total gasto = combustível necessário para a viagem x preço médio do litro do combustível

total gasto = 7,14 x 5,00

total gasto = R$ 35,70

A esse valor, ainda devem ser acrescidos pedágios, estacionamento, hotel, alimentação e outras variáveis que, por ventura, sejam necessárias. Ou seja, toda a quantia deve ser descrita na folha de pagamento. Mas, se não ultrapassar 50% do salário, há isenção dos encargos trabalhistas.

Mas, se ficar acima desse percentual, as diárias são consideradas na cobrança de encargos. Sendo assim, isso significa que, acima desse valor e de forma recorrente, vai haver integração ao salário das diárias e despesas, exceto se for comprovado que a quantia se refere a reembolsos.

O que fazer quando o funcionário recebe o Vale-Transporte, mas está viajando?

O que ocorre se o empregado recebe vale-transporte, mas está viajando em determinados dias do mês? A empresa faz a recarga do crédito. Por isso, pode descontar os dias em que não houve uso, já que os valores relativos àquele período foram repassados por pagamento ou reembolso.

Mas, o único cuidado é que nunca deve ser feito o desconto de valores, mas sim de saldo. Uma solução específica para gerenciamento de vale-transporte ajuda a evitar desperdícios.

Enfim, agora, a resposta sobre como pagar as viagens corporativas ficou mais clara, certo? Você entendeu que existem várias formas da empresa repassar os valores devidos e percebeu que também existem direitos, como a possibilidade de descontar o vale-transporte repassado. Posto isso, é importante analisar cada caso para ter certeza do que fazer.

E você, entendeu tudo ou ainda ficou com alguma dúvida sobre como pagar as viagens corporativas? Tem alguma experiência a compartilhar? Deixe seu comentário!

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