Como funciona a gestão de vale-transporte de acordo com a lei?

A gestão de vale-transporte é uma iniciativa que deve ser feita com muita atenção pelas empresas. Um dos motivos é a possibilidade de o benefício ter gastos desnecessários que afetam as finanças de uma organização.

Em um cenário de elevada concorrência, as companhias não podem, em hipótese nenhuma, desperdiçar recursos financeiros. Afinal, isso pode prejudicar a capacidade de acompanhar as tendências do mercado e de inovar para atrair mais clientes e fortalecer a imagem corporativa.

Neste post, você vai entender como a administração do vale-transporte deve ser feita de acordo com a lei e a questão de como as empresas podem acessar e consultar o saldo do benefício dos funcionários. Confira!

Entenda como funciona

A Lei nº 7.418/1985 e o Decreto nº 95.247 estabelecem que o vale-transporte precisa ser antecipado ao colaborador para ele se dirigir de casa para o trabalho e retornar do emprego para o lar. É importante compreender o fato dessa vantagem não apresentar natureza salarial.

Para a gestão de vale-transporte estar dentro das regras, você não pode concedê-lo em dinheiro. Outro cuidado abrange o fato de o empreendedor ser responsável por custear o valor acima de 6% do salário-base do funcionário.

Você não pode esquecer que as organizações pedem os cartões de vale-transporte para empresas que dominam a tecnologia relacionada com o pagamento dos créditos. Isso é essencial para uma boa administração, porque tem influência direta nos valores investidos.

Atenção

A gestão de vale-transporte deve ser feita com muito cuidado, porque o empregado não pode usá-lo com as seguintes finalidades:

• vendê-lo para obter uma renda extra;
• trocá-lo por outro item;
• ser utilizado para uma finalidade que seja diferente do deslocamento de casa para o emprego e vice-versa;
• ser emprestado para outra pessoa.

Não se esqueça de que todas as ações citadas acima são consideradas fraudes, que podem ser punidas e provocar a demissão por justa causa.

No caso de férias, faltas, licenças e trabalho no estilo home office, o colaborador não terá direito ao vale-transporte. É um detalhe que não pode passar despercebido por você, porque tem ligação direta com o gerenciamento do benefício.

A utilização do vale-transporte engloba alternativas de transporte coletivo público urbano que funcionam por meio de linhas regulares. Dessa forma, não contempla, por exemplo, o uso do próprio automóvel.

Esse fator não pode ser ignorado por você, pois evita que o empreendedor reverta o vale-transporte em auxílio combustível. Além disso, a empresa não é obrigada a conceder essa vantagem nos dias em que o colaborador utilizar o carro para chegar ao trabalho.

Se a sua empresa já concedeu o valor ou crédito do vale-transporte de um mês, mas o funcionário não foi ao trabalho ou nem utilizou o benefício durante alguns dias, o empreendedor é autorizado pela lei a:

• solicitar que o empregado devolva o vale-transporte referente ao período sem uso;
• fazer a dedução do valor não usado no mês seguinte, realizando somente a complementação do saldo para o empregado ter o valor necessário para chegar ao trabalho e voltar para casa no próximo mês;
• efetivar o desconto no salário do funcionário referente ao valor do benefício.

Essas práticas podem ser aplicadas por você, já que estão amparadas pela legislação. Além disso, ajudam a administrar melhor a concessão dessa vantagem.

Fique informado sobre a complementação de créditos

A gestão de vale-transporte é feita de maneira muito mais consciente quando você opta pela complementação desse benefício. Afinal, evita que haja o acúmulo de créditos que não são usados e previne a expiração deles a longo prazo.

Essa prática tem como foco complementar os valores do benefício para que no período destinado (mês, semana etc.) o empregado receba o crédito correspondente para se deslocar da residência para o trabalho e vice-versa.

Para entender melhor essa atividade, vamos citar um exemplo: um funcionário informa que necessita de R$ 120,00 por mês de vale-transporte. Nesse caso, a empresa pode descontar 6% do salário básico, o que equivale a R$ 90,00. Depois, complementa com R$ 30,00, para chegar ao valor total do benefício.

No primeiro mês de trabalho, o empregado não teve nenhuma falta. Por outro lado, usou apenas R$ 90,00 do benefício, sobrando R$ 30,00.

Com base na situação acima, a sua empresa pode fazer uma recarga de R$ 90,00 para o uso da vantagem no mês seguinte. Essa complementação é feita levando em consideração a necessidade do valor comunicado pelo empregado para se dirigir ao trabalho.

É comum que você fique com dúvidas sobre a legalidade da complementação de créditos por um valor menor do que o previsto.

É viável “reduzir” essa vantagem? Fique tranquilo, porque essa prática está amparada pelo artigo 2º da Lei 7.418, que estabelece o vale-transporte como um benefício sem natureza salarial. Além disso, determina que essa vantagem não pode ser incorporada ao salário em hipótese alguma.

Por esses motivos, a complementação tem natureza legal. Ou seja, é uma prática que pode ser feita de forma regular por uma empresa. Isso permite que uma companhia faça a gestão de vale-transporte de maneira mais prudente para evitar o gasto desnecessário de dinheiro.

Priorize a consulta do saldo

Acompanhar o uso do vale-transporte é importante para você gerenciá-lo com mais inteligência. Isso justifica o monitoramento do saldo dessa vantagem. Afinal, a economia de recursos financeiros é uma medida cada vez mais indicada para as empresas.

É importante contar com ferramentas que possibilitem visualizar, com facilidade, o saldo do benefício. Uma delas é o software de Gestão de Saldos da Sat, que permite retirar o extrato online do uso dessa vantagem.

Assim, é possível verificar se o vale está sendo usado pelo funcionário, sem nenhum desperdício. Contar com sistemas que propiciem uma análise eficiente dos recursos financeiros é indispensável para uma companhia se manter competitiva e atenta às melhores práticas de administração.

A gestão de vale-transporte deve ser feita de maneira muito atenta, porque pode resultar no mau uso de dinheiro. É importante também que você tente conscientizar os funcionários a utilizar esse benefício de forma responsável, para evitar prejuízos.

Se você deseja melhorar o gerenciamento dessa vantagem, não deixe de conhecer o sistema da Sat de Gestão de Saldos. Fique à vontade para entrar em contato e tirar suas dúvidas. Estamos à disposição para ajudá-lo!