Gestão de vale-transporte: como essa prática pode melhorar seus resultados?

Você já pensou em fazer a gestão de vale-transporte na sua empresa? Esse é um dos benefícios mais importantes para o trabalhador, porque garante seu deslocamento de casa até o local em que exerce suas funções. No entanto, uma má gestão pode significar um grande gasto para a companhia.

Garantido pela legislação trabalhista, o repasse do valor do vale-transporte deve ser antecipado. Para receber o benefício, o colaborador tem 6% descontado na sua folha de pagamento e o restante é custeado pela empresa. É aqui que entra a necessidade de gerenciar esses valores, já que ninguém quer ter desperdícios nessa relação, certo?

A questão é: o que fazer nesses casos? Quais são as boas práticas a serem adotadas? Vamos explicar melhor neste post. Confira!

O que é a gestão de vale-transporte?

O gerenciamento do VT é uma prática legal que consiste em organizar os valores de cada colaborador para otimizar os gastos da empresa e garantir o repasse do crédito correto no cartão usado pelo empregado. O objetivo é evitar fraudes e cumprir o que determina a legislação no que se refere à concessão do benefício.

Segundo o Decreto 95.247/1987, o vale-transporte só pode ser usado para o deslocamento do colaborador de casa até o trabalho e vice-versa. Outros trajetos devem ser custeados pelo próprio colaborador.

Além disso, está definido que é proibido vender, trocar ou emprestar o crédito a um terceiro. O empregado que praticar essas ações pode ser punido e até sofrer demissão por justa causa, já que elas são consideradas fraudulentas.

Outro detalhe previsto pela lei é a ausência do benefício quando o colaborador não se deslocar para o trabalho. Aqui, estão incluídos home office, férias, licenças, faltas, viagens corporativas e outras situações. Por isso, comprovam a necessidade de gerenciar o vale-transporte, a fim de evitar o pagamento duplicado, que implica mais gastos para a empresa.

Como administrar o vale-transporte?

A gestão do VT é importante para equilibrar os gastos com esse benefício e evitar fraudes e desperdícios. No entanto, pode ser um trabalho complexo, se a empresa tiver muitos empregados ou mais de uma filial. Assim, é preciso adotar boas práticas para evitar imprevistos durante o gerenciamento.

Afinal, considerar todas as situações que excluem o repasse do vale-transporte em determinado dia exige um cuidado extra. Caso contrário, a empresa pode cometer um erro grave. É a situação do colaborador não ter faltado, mas ela deixar de pagar o benefício relativo à determinada data.

Então, o que fazer para evitar esses problemas? Veja algumas recomendações a seguir.

Faça as recargas somente no cartão

O modelo mais comum de repasse de valores é pela concessão do cartão magnético. Ele favorece o controle dos gastos por parte do colaborador e da empresa. Assim, a companhia pode fazer valer seus direitos referentes ao pagamento do VT, que são:

• exigir a devolução do saldo não utilizado;
• deduzir o valor não usado no mês seguinte;
• descontar a quantia relativa ao crédito que sobra no cartão.

Deduza o saldo não utilizado

O controle do valor disponível no cartão magnético permite deduzir o saldo não utilizado. Assim, em caso de gastos extras ou de crédito restante, é possível descontar a quantia para fazer o repasse necessário.

Por exemplo, se o empregado compareceu todos os dias ao trabalho, mas voltou de carona com um colega durante o mês, ele usou apenas metade dos créditos previstos. Assim, para o mês seguinte, a quantia é apenas complementada.

Garanta o desconto de 6%

A legislação permite descontar o percentual máximo de 6% do salário dos trabalhadores. Essa dedução deve estar descrita em folha de pagamento, e os adicionais e outros benefícios precisam ser excluídos da contabilização. O restante deve ser custeado pela empresa.

Se o valor total do vale-transporte for menor do que 6% da remuneração, o custo mais baixo deve ser descontado. Por exemplo, no caso do salário bruto ser de R$ 2 mil e os gastos com VT são de R$ 200 por mês, o desconto precisa ser de R$ 120. O que falta — ou seja, R$ 80 — é responsabilidade da empresa.

Entenda a rota usada pelos colaboradores para pensar em melhorias

Uma das práticas de gestão do vale-transporte é a chamada roteirização. Ela consiste em calcular as rotas usadas pelos empregados para encontrar alternativas melhores e mais baratas. Essa medida é válida especialmente para as grandes cidades, nas quais há muitas integrações, baldeações e regras tarifárias.

Para fazer uma boa roteirização, é preciso conhecer o trajeto feito atualmente pelos funcionários e usar um software específico, que vai definir o melhor caminho. A solução também leva em conta o conforto do trabalhador. Assim, isso limita a distância de caminhadas e determina um tempo de deslocamento razoável.

Como a gestão do vale-transporte ajuda a empresa?

O pagamento do VT é obrigatório, exceto se o colaborador abrir mão do benefício. Apesar de importante, é um custo que precisa ser bem gerenciado pelas empresas. Caso contrário, pode trazer dificuldades e desequilíbrios financeiros. Para entender melhor, veja as vantagens de adotar essa prática.

Redução de custos

Os gastos da empresa podem ser diminuídos em aproximadamente 37% com a gestão do VT. O motivo é o controle dos custos dos colaboradores, que permite verificar se todo o crédito foi utilizado no mês, se é possível fazer alguma dedução ou recarregar o equivalente à diferença entre a necessidade e o saldo restante.

Agilidade nos processos

A tecnologia permite controlar de modo mais fácil os gastos dos funcionários com vale-transporte. A solução traz detalhes e promove a atualização dos dados com rapidez, a fim de manter os cadastros em dia.

Garantia da legalidade

O saldo de vale-transporte não pode ser acumulado, conforme fala a lei. Quando a empresa faz o controle necessário, ela evita o uso indevido do benefício e pode fazer um processo de conscientização de todos os colaboradores. Ao mesmo tempo, tem acesso a dados que determinarão as próximas medidas de aplicação e distribuição do VT.

Redução da burocracia

O processo de compra de créditos é mais fácil com uma gestão de VT bem estabelecida. Essa vantagem é verificada, principalmente, nas grandes cidades e naqueles municípios em que as linhas de ônibus são administradas por diferentes empresas. Assim, todos os pagamentos são feitos da forma correta.

Praticidade

O departamento pessoal executa seu trabalho com mais rapidez, enquanto os colaboradores têm acesso a um cartão com o crédito devido. Isso facilita para todos e estabelece uma relação de ganha-ganha.

Com todas essas informações, fica claro que vale a pena fazer a gestão de vale-transporte. Essa é uma boa prática, já que todos devem conhecer os direitos e deveres da empresa e do colaborador. Desse modo, o trabalho conjunto é mais eficiente e são evitados desperdícios.

Achou interessante e quer saber mais sobre o assunto? Veja tudo o que sua empresa precisa saber sobre vale-transporte e se informe!