Manual completo para profissionais de Recursos Humanos

O papel do profissional de Recursos Humanos pode ter sua atuação potencializada por meio de atividades desenvolvidas de maneira eficiente. Geralmente, em muitas organizações esse colaborador tem sua função atrelada somente às funções de pessoal e de apoio na regularização e controle da administração executiva .

Porém, nos últimos anos, esse quadro de funções se alterou bastante e o profissional de RH ganhou muito mais espaço dentro das organizações. Nesse sentido, a área está com um escopo mais estratégico e com um papel muito mais ativo em relação à administração como um todo — aproximando-se cada vez mais das demais áreas.

Por isso, vamos conversar um pouco sobre as funções de um colaborador de RH, as diferentes frentes de atuação e como é a sua rotina. Continue lendo e entenda melhor sobre essa função tão importante e estratégica dentro do ambiente empresarial!

1. O que faz um profissional de RH?

De modo generalista, especialistas em Recursos Humanos são responsáveis ​​pelo recrutamento, triagem de perfis, entrevista e colocação de trabalhadores. Eles também podem lidar com o relacionamento entre funcionários, folha de pagamento, vale refeição, vale-transporte e treinamentos.

Os gestores de RH planejam, dirigem e coordenam as funções administrativas da área. Eles supervisionam especialistas em seus deveres. Nesse ponto, o planejamento estratégico se torna um ponto fundamental para que a gerência tenha mais autonomia em sua área, tendo um direcionamento estruturado do que deve ser seguido, com seus funcionários trabalhando de forma emancipada.

Outra ocupação no setor que você deve conhecer são os especialistas e analistas em Recursos Humanos. Eles costumam se concentrar em uma única área, como recrutamento, treinamentos, cultura organizacional, etc.

Pequenas empresas normalmente têm um ou dois colaboradores com essas características na equipe, enquanto as maiores podem ter muitos funcionários dedicados a áreas e serviços específicos.

Veja abaixo algumas tarefas diárias típicas desses profissionais:

• planejar e coordenar a força de trabalho para melhor aproveitar os talentos dos colaboradores;
• resolver problemas entre a gerência e os funcionários;
• aconselhar gestores sobre políticas internas e cultura organizacional, como ações relacionadas à diversidade, por exemplo;
• coordenar e supervisionar o trabalho de especialistas e funcionários;
• supervisionar o recrutamento e o processo de contratação;
• trabalhar com procedimentos disciplinares diretos; entre outros.

2. Qual a rotina do departamento de RH nas empresas?

Agora que já sabemos o que fazem os profissionais dessa área, vamos aprender sobre sua rotina! Toda empresa tem a liberdade de criar suas próprias políticas setoriais. Além disso, diferentes gerentes de RH podem ter variadas formas de gestão, habilidades específicas, visões empresariais e objetivos a serem alcançados. Isso permite uma variação interessante entre as organizações e sinaliza a possibilidade de diversos modelos de gestão.

No entanto, você precisa saber que os departamentos de RH são absolutamente independentes em suas operações diárias. As atividades exigidas por uma equipe pode ter diferentes nuances e focos de trabalho.

Conheça a seguir algumas das rotinas mais comuns da área de Recursos Humanos. Certifique se alguma delas pode colaborar em gargalos da sua empresa, ajudando no desenvolvimento de uma gestão de pessoas mais eficiente.

2.1 Treinamentos e Recrutamento

De maneira constante, conversamos com profissionais da área sobre o modo que deve ser realizada uma boa estrutura do departamento. Uma das dicas que sempre damos é: o RH deve desempenhar um papel ativo e estratégico no momento de recrutar funcionários.

Sabendo que o setor pode selecionar dados sobre sua empresa para acertar no perfil do aspirante a vaga, as chances de escolher profissionais com maior fit em relação à descrição da vaga e cultura organizacional são aumentadas fortemente.

Os especialistas em Recursos Humanos também desempenham um papel fundamental no onboarding (integração inicial) dos selecionados para iniciar sua jornada na empresa.

Embora possam não treinar os próprios funcionários, eles normalmente são encarregados de garantir que seja construído um cronograma de atividades a serem desenvolvidas e que o funcionário complete a rotina de treinamento corretamente.

Nesse momento de recepção, é importante que os recém-chegados conheçam mais sobre a empresa e áreas, entendam as políticas internas e a cultura organizacional, mantenha-os motivados e avalie o progresso das novas contratações. Não deixe essas orientações de lado!

2.2 Estabelecer e divulgar políticas de emprego

Para que haja um bom andamento das atividades internas, o departamento RH precisa estabelecer procedimentos e políticas de emprego com base em sua cultural organizacional.

Por exemplo, seu departamento de RH pode implementar uma política severa de assédio no local de trabalho. Em seguida, informar os funcionários sobre o que é essa ação, o que ela prevê e a postura que se espera deles em relação a esse assunto.

Caso um profissional seja acusado de violar um regimento interno de trabalho, muitas vezes é o colaborador de RH que fala com os funcionários e traça um plano de ação em relação a isso para evitar futuras violações. Anote mais essa dica!

2.3 Gerenciar a documentação do funcionário

Coletar grandes quantidades de informações sobre os funcionários é uma tarefa indispensável — mas saber trabalhar com esses dados é muito mais importante. Visto a necessidade de profissionais que foquem nessa área, geralmente, o profissional de Recursos Humanos é o responsável ​​pelo registro de documentos dos profissionais.

Tendo todas as informações arquivadas, a função de processamento de documentos exige que os dados dos funcionários permaneçam atualizados. O monitoramento regular dos registros é imprescindível para assegurar que não há nada faltando.

Em algumas empresas, há um segmento mais focado nesses processos: o Departamento Pessoal. Esse departamento cuidará da gestão de benefícios, administração de papelada, coleta e atualização de dados, entre outras atividades administrativas.

2.4 Gestão de conflitos

Você deve saber que quando um grupo de pessoas trabalha junto diariamente, o surgimento de impasses é quase que inevitável. Nesse momento, a participação do profissional de RH como mediador é fundamental. A busca pelo conhecimento completo da situação é a primeira ação a ser realizada.

Assim, quando um funcionário faz uma reclamação contra outro, por exemplo, o RH geralmente pondera as informações e identifica a raiz do problema para que um plano de ação seja adotado. Seu departamento de RH também pode estabelecer novas regras para evitar que a conflitos como esses ocorram novamente.

2.5 Autorização do vale-transporte

Esse tema é muito importante e as empresas possuem diversas dúvidas em relação a isso — podendo realizar processos erroneamente. No ato da contratação, o colaborador assina um documento alegando se deseja ou não adquirir o VT (vale-transporte). No mesmo questionário, ele preencherá seu endereço residencial e quais os pontos de transporte público vão ser utilizados durante o trajeto de ida e volta do trabalho. Isso garante o cálculo eficiente do valor do repasse que a organização deverá efetuar.

O cálculo correto do vale-transporte é um dos principais pontos de erros por parte dos profissionais de Recursos Humanos. É necessário um estudo aprofundado em relação ao uso que será feito desse benefício, roteirização do trajeto, gestão dos saldos, atualização de dados e outras ações para evitar dispêndio maior do que se é necessário.

Além disso, em casos de alteração de endereço, é responsabilidade do funcionário avisar o setor para que o valor do benefício seja alterado. É fundamental que os dados sejam verdadeiros. Caso contrário, a atitude pode ser interpretada como má-fé e resultar em demissão por justa causa.

2.6 Efetivação do contrato de trabalho

Existem diferentes tipos de contratos e, por causa disso, é interessante que os envolvidos na gestão de pessoas conheça as particularidades de cada um deles. Vale lembrar que, caso a contratação esteja incorreta, isso refletirá na instituição e proporcionar ações trabalhistas. Fique ligado!

Assim, o RH, após o processo de seleção e recrutamento, inclui os profissionais ao quadro de trabalho automaticamente. Isso tudo é para evitar processos. Para isso, você deve se dedicar aos quesitos legais, como a registro no sindicato e a assinatura da carteira, além da inserção dos benefícios obrigatórios. Caso se omita nessa fase, a repercussão pode trazer grandes problemas à empresa.

2.7 Administração do ponto e jornada de trabalho

A equipe de Recursos Humanos também administra o ponto e a jornada de trabalho. Nesse caso, a área fica responsável por gerenciar, monitorar e registrar os horários de entrada e saída de cada colaborador — e, consequentemente, sua assiduidade.

A gerencia do ponto é essencial em dois pontos principais:

• produtivo: uma jornada proveitosa repercute na entrega de ótimos resultados;
• legal: acompanhamento da carga horária que o colaborador necessita cumprir, de acordo com seu contrato;

Contudo, o registro do ponto está cada vez mais desenvolvido. Existem diversos programas em nuvem que registram o ponto online e realizam grande parte das tarefas de monitoramento, permitindo ao setor de RH focar na gestão dos resultados e dos funcionários.

3. Quais os principais desafios do RH nas empresas?

Saber quais obstáculos você vai enfrentar, facilita sua preparação para enfrentar os mais diversos desafios.

A gestão de Recursos Humanos pode ser um desafio para as pequenas empresas, especialmente para aquelas que normalmente não contam com um departamento de RH robusto. Eles podem ser limitados a uma pessoa de RH ou essa responsabilidade ainda pode pertencer ao CEO.

Independentemente disso, os proprietários de pequenas empresas precisam entender os desafios que enfrentam devido às limitações de pessoal. Para que estejam preparados para lidar com isso, é necessário entender os problemas intrínsecos à área, principalmente à medida que a empresa aumenta.

Abaixo, mostraremos os desafios mais comuns de Recursos Humanos atualmente, além de algumas soluções que você pode implementar rapidamente no seu cotidiano profissional. Veja!

3.1 Adequar-se às leis e regulamentações

É importante que você compreenda que as mudanças nas leis trabalhistas são uma luta para os empresários. Muitos escolhem ignorar as leis trabalhistas, acreditando que não se aplicam aos seus negócios. Isso pode resultar em auditorias com inconsistências, ações trabalhistas e até no fim da empresa em situação de irregularidade.

Não importa qual é o tamanho da empresa, é importante verificar se está em conformidade com as leis trabalhistas locais, estaduais e federais. Existem regulamentações sobre os mais diversos assuntos, desde práticas de contratação até relacionadas à segurança do trabalho.

3.2 Lidar com mudanças

À medida que um negócio cresce, suas estratégias, estrutura e processos internos se alteram de forma conjunta. Alguns funcionários têm dificuldade em lidar com essas mudanças e, por causa disso, muitas empresas experimentam diminuição de produtividade durante os períodos de mudança.

Os proprietários de empresas devem se concentrar em comunicar os benefícios da mudança para todos, de forma estruturada e imediata. Reuniões regulares de equipe são um bom lugar para começar e receber feedbacks em relação às alterações na rotina de trabalho. Quando sua equipe entender o porquê da mudança, ela terá mais chances de participar ativamente das atividades propostas.

3.3 Desenvolver lideranças

O desenvolvimento de liderança é essencial para manter sua equipe de gerenciamento engajada e motivada — além de prepará-los para assumir mais responsabilidades no futuro.

Inclua o desenvolvimento de lideranças como parte da cultura da empresa. Crie oportunidades e planos de carreira para eles usarem seus pontos fortes todos os dias e terem uma visão do futuro dentro da organização.

Além disso, metrifique resultados. Atingir metas irá motivá-los, dando mais chances de desenvolverem suas habilidades e realizarem atividades com entusiasmo.

3.4 Desenvolver as competências dos colaboradores

Investir no treinamento e desenvolvimento de funcionários é outro problema comum de RH. Algumas empresas têm dificuldade em encontrar os recursos para o desenvolvimento de competências.

Treinamento e desenvolvimento não precisam custar muito tempo ou dinheiro. Recrute os colaboradores de outras áreas e as lideranças para orientar seus funcionários sobre os mais diversos assuntos.

Você também pode fornecer cursos de treinamento online para que as pessoas possam seguir seu próprio ritmo. Além disso, promova internamente a troca de conhecimento. Crie conversas semanais sobre assuntos pertinentes para a empresa, para determinada área ou, até mesmo, com tema livre.

Invista nos seus funcionários e a empresa terá uma equipe produtiva e especializada!

3.5 Promover a diversidade no local de trabalho

A diversidade no local de trabalho é um desafio contínuo para todas as empresas. Sendo assim, criar uma cultura de trabalho em equipe e respeito à pluralidade de perfis manterá o ambiente de trabalho positivo e produtivo.

Além disso, implementar um programa de treinamento com temática voltada à diversidade é uma obrigação que toda empresa deveria ter. Os empregadores são responsáveis ​​por estabelecer padrões de comportamento no local de trabalho. Estabelecer um código de cultura é uma opção bastante acertada para quem busca o respeito às diferenças no ambiente de trabalho.

4. Como otimizar o desempenho do RH nas empresas?

Esse passo é de extrema relevância, pois além de você deixar a empresa com uma estrutura muito organizada, também trará ótimos resultados em todas as áreas, se aplicado de maneira eficaz. Vejamos o que deve ser pensado em relação a isso!

4.1 Faça um planejamento estratégico

O planejamento estratégico de RH é um processo que ajuda sua organização a identificar as necessidades atuais e futuras de Recursos Humanos para atingir suas metas. O RH ajudará no planejamento estratégico desde a concepção até a programação, monitoramento e implementação de controles.

Com o desenvolvimento dessas etapas, será possível entender os papéis dos líderes, coletar informações, promover a comunicação entre as áreas e a disseminação de informações. Além disso, haverá todo um processo para alocar recursos e resolver conflitos que surgirem.

4.2 Defina os indicadores de performance

Para que seja possível mensurar objetivos e metrificar resultados, é necessário definir os indicadores basilares para isso. Acompanhe abaixo como eles se configuram:

Produção de capital humano

Os KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Desempenho) que medem a produção de capital humano são os mais simples e mais comuns. A medição da qualidade e do volume de trabalho realizado por indivíduos fornecerá um nível básico de informações sobre a saúde de nossos negócios. Quando bem medidos e alinhados com a meta corporativa, fornecerá as alavancas mais simples para melhorar os negócios.

Capacidade de capital humano e saúde

Quando passamos a medir a capacidade do capital humano, falamos da performance ao longo do tempo, taxas de ausência ou taxas de retenção. Esses são os itens que informam sobre a saúde e a capacidade do capital humano da empresa.

Essas métricas não afetam diretamente a qualidade ou a quantidade da produção, mas fornecem os limites e as capacidades atreladas à realização do trabalho.

Cultura e atitudes

A cultura de uma empresa ditará o ambiente em que o seu pessoal opera e, por sua vez, influencia tanto a capacidade dos membros individuais quanto a sua produção. Gerenciar a cultura do negócio é uma parte importante do gerenciamento do desempenho do negócio, e os KPIs devem ser definidos de acordo com esses tópicos correlatos.

Ciclo de vida do colaborador dentro da empresa

Por último, os KPIs precisam ser gerenciados ao longo do tempo. Todos os funcionários passam por um ciclo de vida natural, desde o momento em que se inscrevem para o trabalho até o momento em que se aposentam ou saem da organização. Sendo assim, ter indicadores relacionados a esse dado é importante para criar ações que auxiliem no bom desenvolvimento da empresa — políticas de retenção de talentos, por exemplo, são ótimos recursos relacionados à redução do turnover.

4.3 Invista na automação de processos

Com o mundo cada vez mais digital, o RH precisa se adaptar às novas tecnologias. Seja gerenciando informações na nuvem, seja trabalhando em celulares e tablets, cada dia mais a tecnologia se torna uma aliada no andamento de atividades profissionais.

Espera-se que os profissionais de RH lidem com uma variedade de demandas, como:

• atração e recrutamento de talentos;
• onboarding para novas contratações;
• acompanhamento de folha de pagamento, feriados e registros de comparecimento;
• gestão de benefícios;
• supervisão dos colaboradores e de suas atividades;
• reconhecimento de talentos;
• construção de planos de carreira; entre outros.

Por meio de ferramentas de automação de RH, as organizações podem criar, simplificar, conectar e implantar serviços necessários rapidamente a um custo consideravelmente menor.

Abaixo, listamos algumas situações complicadas que podem ser facilitadas com o apoio da tecnologia:

• redução dos orçamentos de RH;
• processo de recrutamento e integração;
• gestão de vale-transporte;
• gerenciamento de quadro de horários se tornou um pesadelo;
• processo de avaliação de desempenho desatualizado.

Nesse sentido, a tecnologia pode facilitar essas e outras tarefas. Analise as possibilidades disponíveis no mercado, entenda como elas podem auxiliar na realidade dos colaboradores e, por fim, escolha por aquela que conte com um suporte especializado para auxiliar em treinamentos e dúvidas dos usuários.

5. Quais as maiores tendências de RH para os próximos anos?

A partir do que foi citado acima, é chegado o momento de apresentarmos um pouco sobre as tendências para os próximos anos na área de Recursos Humanos!

Como vimos, a presença da tecnologia nos projetos ligados à gestão de pessoas vem crescendo. Com isso, esse movimento deve ser observado de perto e fazer parte, pouco a pouco, do cotidiano dos profissionais desse segmento.

Os avanços tecnológicos são um diferencial competitivo importantíssimo para as empresas saírem na frente das demais no mercado. Quem não se modernizar, ficará para trás — isso é inevitável.

Nesse sentido, confira 3 tendências de RH para adotar no dia a dia empresarial e melhorar o desempenho dos colaboradores!

Transformação digital

A tecnologia não é somente um auxílio. Devido às modernizações nos últimos anos, os avanços tecnológicos passaram a atuar como peça primordial no progresso das empresas. Ela deve ser implementada de maneira vasta, integrando os vários processos da organização e diminuindo atividades manuais — que podem trazer consigo diversos erros humanos.

Gamificação corporativa

Também conhecido como gamification, esse método já se consolidou em grande parte mercado internacional. Contudo, no Brasil, ainda existe muito a ser trabalhado — e empresas que adotam essa metodologia saem na frente.

A gamificação é uma estratégia que une a realização de tarefas com resultados reais ao lado recreativo dos jogos, tornando atividades que poderiam ter pouco engajamento em experiências interativas e imersivas.

Foco na gestão de benefícios

Ao perceber os diversos gargalos relacionados à gestão de benefícios, diversas empresas passaram a adotar medidas voltadas inteiramente para esse setor.

Um bom exemplo disso, é a gestão do vale-transporte. Ao pensar nisso, empresas que buscam empresas especializadas nessa área conseguem promover melhores rotas para seus colaboradores, mantém seus bancos de dados sempre atualizados, têm controle sobre saldo e, além disso tudo, conseguem reduzir custos.

6. Como ter um RH mais estratégico na empresa?

É muito motivante saber que estamos no final e logo mais você poderá colocar tudo o que aprendeu aqui em prática! chegando ao final e você já pode ser um profissional alinhado com a atualidade e estratégica!

Então, ao se tratar do conjunto de habilidades exigido pela área de Recursos Humanos, identificamos 7 habilidades principais para um profissional capacitado nessa área:

• especialização em negócios: entenda e fale a linguagem da empresa;
• gerenciamento de mudanças: acelere a mudança em uma organização para atender a imperativos comerciais;
• engenharia organizacional: entender como as organizações funcionam e quais são as melhores práticas para o sucesso;
• gestão da cultura: conduza a cultura e garanta que todos os movimentos da empresa estejam alinhados com isso;
• análise de dados: use dados para tomar decisões;
• endomarketing: entenda quais perfis são a cara da sua organização para os clientes. Além disso, promova ações voltadas aos colaboradores. Funcionários felizes podem ser os melhores embaixadores da marca para os clientes e uma força poderosa para o recrutamento.

Em resumo, o profissional de Recursos Humanos contribui para a organização, avaliando constantemente a eficácia das atividades que são desenvolvidas diariamente pelos funcionários de uma empresa. Além disso, é o responsável em engajar mudanças tanto em outros departamentos quanto em práticas de trabalho.

Para promover o sucesso geral de sua organização, ela defende a identificação da missão, visão, valores, metas e planos de ação da organização. Finalmente, ela ajuda a determinar as medidas que dirão à organização o quão bem ela está conseguindo ir em tudo isso.

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