6 erros mais comuns sobre gestão de benefícios que você precisa evitar

O Departamento Pessoal é peça central para o sucesso no planejamento financeiro e estratégico de qualquer empresa. Muitas vezes confundido com o RH, esse setor lida com as questões mais burocráticas da gestão de colaboradores — o que envolve os processos de admissão e demissão de funcionários e o controle sobre as folhas salariais e os benefícios cedidos.

Esse último item, embora possa parecer banal, tem um papel importante para todo o empreendimento. Uma gestão de benefícios qualificada, além de garantir o cumprimento de obrigações legais, possibilita o alcance de um clima organizacional mais positivo, sendo assim fundamental para a manutenção dos índices de motivação e produtividade.

Ademais, em um mercado cada vez mais aquecido, tratar os benefícios com atenção é uma forma de construir uma imagem positiva para a marca, o que facilita a atração e a retenção de talentos.

Pensando nisso, continue lendo para conferir os 6 erros mais comuns que você deve evitar ao realizar essa gestão!

1. Não contar com regras na política de benefícios

Como você já sabe, os benefícios são elementos importantes para a motivação dos colaboradores e para a manutenção de um clima organizacional positivo. Contudo, sem um planejamento bem executado, o efeito pode acabar sendo contrário. Em outras palavras, é preciso contar com uma política bem definida sobre o assunto.

Crie regras claras e diretas que ditem o modo como os benefícios serão oferecidos. Nesse processo, é importante dar atenção aos benefícios obrigatórios, como o vale-transporte, e aos opcionais, como o oferecimento de planos de saúde. Estipular como será a distribuição é importante para evitar ruídos que afetem o clima da empresa.

Então, durante o onboarding de novos contratados, não deixe de investir em uma comunicação nesse sentido. Cada colaborador deve saber exatamente que tipos de benefícios pode alcançar e quais são os critérios para o seu oferecimento. Dessa forma, além de mantê-los engajados, você garante que não haja dúvidas sobre a transparência da empresa.

2. Não levar em consideração o perfil dos colaboradores

Ao definir os benefícios adicionais, não tome decisões baseadas em achismos ou na opinião de terceiros. Afinal, uma vantagem interessante para uma pessoa pode não soar tão relevante para outra. Sim, é um assunto complexo, mas não difícil de ser resolvido.

Faça um mapeamento sobre os perfis de seus colaboradores, de modo a identificar suas necessidades e facilitar o alcance de seus objetivos profissionais. Pode ser, por exemplo, que sua equipe seja composta por pessoas que buscam desenvolver determinadas habilidades. Nesse caso, o oferecimento de programas de capacitação pode ser uma boa pedida.

Em outra situação, seus colaboradores podem dar maior importância à estabilidade pessoal e familiar, tornando opções como plano odontológico, vale-alimentação e vale-cultura mais relevantes.

3. Trabalhar com informações desatualizadas

Em qualquer tipo de gestão, a desatualização é uma vilã cruel. É preciso estar por dentro das tendências, tecnologias e melhores práticas disponíveis para realizar um gerenciamento eficiente. Quando falamos de benefícios, a situação não se altera. Portanto, busque manter-se atualizado sobre as novidades da área.

Afinal, um dos propósitos dessa atividade é proporcionar vantagens competitivas para a empresa na captação de talentos, o que só é possível a partir do oferecimento de benefícios relevantes. É preciso, então, saber quais deles ainda são valorizados pelos profissionais e quais já não são vistos com bons olhos.

O processo de atualização vai além da escolha dos melhores benefícios. É preciso também ficar ligado nas tecnologias que vêm surgindo para otimizar a sua gestão. No oferecimento de vale-transporte, por exemplo, investir em um programa voltado para a roteirização pode representar economias para a empresa e comodidade ao colaborador.

4. Negligenciar o acompanhamento sobre colaboradores desligados

Da mesma forma que a gestão deve dar atenção especial aos novos colaboradores, informando-os sobre os benefícios e ativando suas contas, é preciso acompanhar os profissionais desligados pela empresa. Independentemente do motivo que levou ao desligamento, é fundamental que o benefício seja cortado imediatamente.

Caso esse processo seja negligenciado, é possível que o empreendimento continue pagando os benefícios de pessoas que já não fazem parte do corpo de colaboradores. Se isso acontecer, representa um custo absolutamente desnecessário para os cofres da empresa.

5. Praticar uma comunicação ineficiente

A comunicação interna é a alma de qualquer gestão. Ao longo do texto, já citamos como essa atividade é importante para informar os colaboradores sobre seus benefícios e evitar a formação de ruídos. É preciso que todos tenham exata noção do que têm direito a receber e entendam o motivo de outros profissionais terem acesso a benefícios diferentes.

Contudo, a comunicação deve se estender à operadora dos benefícios. Por isso, antes de escolher a sua, opte por uma companhia que valoriza o oferecimento de um suporte de qualidade. Sem isso, você pode ter dores de cabeça relacionadas ao carregamento equivocado de créditos no vale-transporte e outros problemas.

6. Restringir a gestão ao controle manual

Por fim, como vivemos na era da tecnologia, é crucial evitar a restrição da gestão ao controle manual. Busque soluções qualificadas no mercado e encontre softwares que possam agilizar e otimizar os processos na gestão de benefícios. A agilidade proporcionada por eles vai potencializar consideravelmente o trabalho de suas equipes.

No caso de vale-transporte, por exemplo, além das opções de roteirização, que já citamos no artigo, é possível adquirir soluções ligadas ao controle de saldo, facilitando o planejamento financeiro e evitando gastos desnecessários. Como são automatizados, esses programas ainda facilitam a comunicação com o colaborador, que pode ter acesso ao modo como os cálculos são realizados.

A gestão de benefícios é uma das atividades mais importantes a serem realizadas pelo Departamento Pessoal. Afinal, ela lida diretamente com leis trabalhistas e tem a possibilidade de criar um ambiente positivo para o desenvolvimento dos níveis de produção das equipes. Se você evitar os 6 erros listados neste artigo, estará no caminho certo para uma gestão excelente nesse sentido.

E aí, pronto para otimizar sua gestão de benefícios? Que tal continuar aprendendo sobre o assunto e aprimorar cada vez mais essa atividade? Neste e-book, explicamos as principais vantagens de uma gestão de vale-transporte eficiente. Não perca!