Otimize a sua gestão financeira seguindo estes 7 passos!

A gestão financeira é essencial para a sustentabilidade de qualquer negócio, pois é uma base importante para o bom andamento das atividades dentro de uma organização.

Mas a gestão financeira não é responsabilidade apenas de uma pessoa ou setor. Ela é um compromisso compartilhado por todos os colaboradores e, principalmente, pelas lideranças, que têm maior poder de decisão sobre os recursos da empresa.

No caso do Departamento Pessoal, o cálculo correto das questões trabalhistas, por exemplo, ajuda a empresa a evitar multas e possíveis ações judiciais. Garantir a precisão dessas contas é muito importante para que a organização tenha resultados positivos.

Neste artigo, separamos 7 passos para otimizar a gestão financeira da sua empresa. Acompanhe!

1. Realize o planejamento estratégico

O pilar de qualquer gestão financeira é o planejamento estratégico. Nele, você vai estabelecer quais são as metas do seu departamento. Se você já fez um planejamento em um momento anterior, agora é hora de revê-lo.

Isso porque os cenários mudam, principalmente com a expansão do negócio. Defina quais são as metas, prazos, projetos e custos operacionais. Dessa forma, você conseguirá gerir o capital disponível para o seu setor sem comprometer o orçamento do negócio.

Além disso, com o planejamento, você tem a oportunidade de ter uma visão mais ampla do empreendimento e assim consegue identificar quais erros estão sendo cometidos.

2. Faça o controle mensal

Após estabelecer metas, prazos, projetos e custos, é preciso controlar o orçamento mês a mês para que tudo saia de acordo com o planejado. Esse monitoramento garante que você identifique falhas e trabalhe para corrigi-las, tornando a sua gestão financeira mais eficiente.

Mudanças de rumo podem acontecer com a finalidade de alcançar objetivos organizacionais. Dessa forma, quanto mais rapidamente você conseguir agir, menor será o impacto nas contas da empresa em um cenário de médio e longo prazo.

3. Mantenha a organização de documentos

Organização é fundamental para que você possa manter o controle financeiro de uma empresa. Todos os documentos devem ser categorizados e acompanhados para que estejam acessíveis a qualquer tempo, ainda mais quando o assunto for relacionado à documentação de funcionários.

Isso evita transtornos e ainda é possível economizar tempo procurando por documentos que você não sabe onde estão. Tudo isso torna possível que você otimize o seu tempo e de seus colaboradores.

Além disso, fica mais fácil controlar os pagamentos, o que evita multas por atraso e outros pagamentos com juros desnecessários. Com isso, você ajuda a manter as finanças equilibradas e ainda contribui para elevar o índice de bom pagador da empresa.

4. Reduza custos improdutivos

Tudo o que não traz retorno financeiro para a empresa deve ser evitado. Horas extras desnecessárias, concessão de vale-transporte que o funcionário não usa e outras despesas sem propósito são consideradas custos improdutivos. Dão apenas prejuízo para a organização.

Para saber onde estão esses custos desnecessários, faça uma análise minuciosa de todas as despesas. Dessa forma, você descobrirá o que pode ser cortado ou diminuído do orçamento.

Caso a sua empresa esteja em processo de expansão e crescimento, a atenção precisa ser redobrada, já que é muito comum os custos crescerem sem o devido controle. Isso pode colocar em risco todo o seu planejamento financeiro.

Sempre é uma boa hora de identificar custos desnecessários. Assim, é possível investir em outras prioridades ou mesmo fazer uma reserva para casos de emergências e situações com custos não previstos.

5. Tenha cuidado com as dívidas

Longe de ser um bicho de sete cabeças, as dívidas são até bem comuns dentro das empresas. Além dos custos fixos, como água, luz e telefone, empréstimos e outras formas de financiamento também são frequentes para reinvestimento em ações de melhorias e expansão.

No entanto, o que não pode ocorrer é que esses compromissos saiam do controle, comprometendo todas as receitas da organização. Portanto, antes de se animar demais com as possibilidades de expansão, analise os riscos e reveja o seu planejamento de médio e longo prazo. Ou seja, analise os números e não permita que as emoções administrem os planos.

6. Conte com a ajuda da tecnologia

Apesar de o uso de planilhas ainda ser algo frequente dentro das empresas, essa ferramenta já não é tão eficaz quanto um sistema de gestão. Isso porque as planilhas são recursos limitados se comparadas a um ERP, por exemplo.

Esse sistema ainda é capaz de integrar todos os processos da empresa, trazendo mais agilidade e credibilidade às informações do Departamento Pessoal e de toda a organização.

Além disso, uma gestão financeira eficiente está intimamente relacionada a uma base de dados confiáveis. Logo, independentemente do tamanho do negócio, todo esforço é válido para reduzir e eliminar erros.

7. Avalie os resultados apresentados pela empresa

Monitorar e avaliar os resultados do setor e da empresa é fundamental para saber se as ações da gestão financeira estão de fato sendo efetivas. Conte com os recursos disponíveis para acompanhar o resumo da situação econômica da empresa na forma de um relatório.

Com esses dados em forma de relatórios e gráficos, é possível verificar se houve aumento do valor da folha de pagamento, horas extras, custos com desligamentos e demais despesas.

Como vimos neste artigo, a gestão financeira do Departamento Pessoal contribui para o desenvolvimento de toda a organização e por isso mesmo deve ser compartilhada com os colaboradores da área.

Juntos, todos podem ajudar a monitorar e a identificar situações que criam desperdícios. Dessa forma, é mais fácil evitar prejuízos, além de aumentar a eficiência dos recursos disponíveis.

É importante ter em mente que erros de má gestão do capital dos setores podem colocar em risco a saúde financeira do negócio, comprometendo toda a organização.

Assim, fica evidente que é preciso organização, planejamento e responsabilidade quando o assunto é gerenciamento dos recursos do negócio. Para ajudar você na gestão financeira, conte com a ajuda da tecnologia, pois ela é uma forte aliada em todos os processos.

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