Uso indevido do Vale-Transporte? Saiba o que o RH deve fazer!

Custear o deslocamento de funcionários é um dever da empresa, segundo a lei. No entanto, o trabalho da Gestão de Pessoas não acaba após o fornecimento do benefício. É preciso ter atenção a casos de uso indevido do vale-transporte por parte dos colaboradores.

Comportamentos equivocados relacionados ao VT não apenas são prejudiciais para a cultura ética da empresa como também podem acarretar diversos prejuízos às finanças do negócio. Por isso, cabe ao setor de Recursos Humanos e ao Departamento Pessoal criarem estratégias de conscientização e fiscalização do uso de vale-transporte.

Neste texto, queremos esclarecer algumas particularidades do fornecimento desse benefício e mostrar como a organização pode ter uma gestão mais eficiente nesse sentido.

Como o Vale-Transporte deve ser pago?

Para começar, é importante ressaltar que existem regras específicas para o pagamento do vale-transporte. Primeiramente, a lei não permite que o valor seja dado em dinheiro ao funcionário, a não ser em casos específicos, como para empregadas domésticas ou falta de cartões no estoque do fornecedor.

Mais uma particularidade é que o benefício precisa ser pago antecipadamente ao mês de trabalho, com a finalidade de garantir ao profissional seu deslocamento.

A corporação não paga pelo VT sozinha. Pela lei, o colaborador deve contribuir com até 6% do seu salário, com a empresa complementando o valor que faltar para as passagens.

E quando o colaborador usa transporte próprio? Nesses casos, a empresa não é obrigada a oferecer o benefício. O mesmo acontece quando a organização tem um serviço de transporte corporativo que leve e traga as equipes de casa.

O que caracteriza uso indevido do Vale-Transporte?

Existem algumas situações que consistem em uso indevido do vale-transporte por parte dos colaboradores. Como esse é um benefício que tem grande impacto no orçamento organizacional, é fundamental ter atenção às práticas que não são amparadas pela lei. Veja quais são elas.

Uso do VT por terceiros

Uma das ilegalidades que podem ser cometidas pelo titular é permitir que outras pessoas usem seu cartão de VT. Ou seja, um profissional não pode emprestar para amigos ou parentes o vale-transporte, seja dentro ou fora do turno de trabalho.

Venda ou troca do benefício

Mais um uso indevido do vale-transporte é vender o cartão para outras pessoas e, assim, conseguir obter dinheiro ou outros produtos em troca. Essa prática infelizmente se popularizou, chegando a existir locais específicos de compra em algumas cidades. Quando o profissional não desejar ter o VT, pode informar ao RH no momento da contratação e, dessa forma, não ter os 6% descontados do salário. É importante que essa declaração seja realizada de forma escrita, para evitar possíveis problemas trabalhistas no futuro.

Uso em rotas alternativas

É comum que os profissionais pensem que não há problema em usar o cartão em outros momentos da rotina, principalmente se o saldo estiver sobrando. No entanto, o vale-transporte não pode ser usado fora das rotas de ida e volta da empresa, já que é um benefício exclusivo para esse deslocamento.

Declaração de endereço falso

Outra prática que caracteriza uso indevido do vale-transporte é a declaração de endereços falsos para receber um benefício de maior valor. Isso acontece quando um profissional declara que precisa de quatro passagens por dia para ir e voltar de sua casa, mas na verdade só duas são necessárias, por exemplo.

O que o RH deve fazer em caso de uso indevido do Vale-Transporte?

Agora que você sabe como funciona o uso indevido do vale-transporte, é importante entender quais são as medidas que o setor de Recursos Humanos pode adotar para combater atitudes ilegais como essas. Veja algumas alternativas que separamos.

Conscientizar os colaboradores

Um dos principais papéis do RH é criar uma ponte entre os colaboradores e a marca empregadora, facilitando o relacionamento e o entendimento das regras corporativas. No caso do vale-transporte, é comum que, em muitos casos, os profissionais não conheçam completamente as regras de uso do benefício.

Por vezes, as irregularidades no uso surgem justamente do desconhecimento. Por isso, é fundamental que haja uma conscientização aos funcionários desde o momento de integração (onboarding) e entrega dos cartões de VT. Explique o que não é permitido e quais são as consequências do não cumprimento das regras.

Fazer a gestão do Vale-Transporte

Outra linha de ação do RH é a implementação da gestão de vale-transporte, com a adoção de um sistema de controle do benefício e de práticas de administração eficientes dessa questão. Sem uma gestão de benefícios, a empresa não consegue identificar possíveis irregularidades. Da mesma forma, fica muito mais complexo ter provas de que algum colaborador não está cumprindo as normas.

A lei permite a fiscalização da utilização do VT e a otimização do pagamento desse benefício, evitando gastos desnecessários. Assim, caso haja uso indevido do vale-transporte, é garantido para a empresa tomar as medidas legais. A lei também possibilita a roteirização do vale, em que a corporação pode analisar a rota que seja mais econômica para o profissional chegar ao trabalho e não gastar mais do que o necessário.

Ter rigidez em casos graves

Em situações graves de descumprimento das normas relacionadas ao VT, a empresa pode ter um posicionamento mais rígido com colaboradores. Segundo a lei, caso um funcionário faça o uso indevido do vale-transporte, ele pode ser demitido por justa causa, visto que as regras relacionadas ao benefício foram explicadas anteriormente.

É importante que a organização tome providências ao saber de irregularidades na utilização do benefício. Quando isso não acontece, comportamentos equivocados de um profissional podem acabar contaminando toda a equipe e a cultura interna. Além disso, o uso do vale-transporte está diretamente ligado aos custos da empresa, por isso, quando ele é usado de forma indevida, a corporação acaba pagando a mais e tendo seu orçamento comprometido.

Como você viu neste texto, o uso indevido do vale-transporte é um problema a ser combatido pela Gestão de Pessoas, tanto na parte de conscientização sobre a lei quanto na área de controle e fiscalização do benefício. Assim, a organização pode otimizar seu orçamento e garantir maior alinhamento no cumprimento da legislação.

Esperamos que este artigo ajude seu RH a entender a importância da gestão eficiente do vale-transporte e a encontrar dicas práticas para otimizar seus processos. Se você achou este conteúdo útil, também pode se interessar pela Assessoria de Vale-Transporte da Sat. Clique aqui e saiba mais.