Uso indevido dos benefícios empresariais: quais ações podem ser tomadas?

Bons benefícios empresariais oferecem uma série de vantagens, tanto à empresa quanto aos profissionais. Ou seja, fica mais fácil atrair e reter talentos, além de criar um clima de bem-estar e colaboração. Mas, o problema é o uso indevido dos benefícios empresariais.

Seja por má fé ou simples descuido, alguns benefícios podem ser usados inapropriada. É o caso do vale transporte ou vale cultura. Sendo assim, isso gera prejuízos financeiros à empresa e impede que os recursos disponíveis sejam usados por quem realmente precisa.

Mas, nos tópicos seguintes, nos aprofundamos nesse assunto e apresentamos algumas ações a serem adotadas para evitar o uso indevido dos benefícios empresariais. Confira!

Por que controlar os benefícios empresariais?

Alguns líderes podem não entender a importância de controlar os benefícios oferecidos. Podem, por exemplo, confundir isso com excesso de burocracia ou, pior, mesquinharia. Não é nenhum dos dois casos. Muito pelo contrário, é uma ação crucial à saúde da empresa.

Em geral, a falta de controle oferece prejuízos, veja alguns:

• resulta no uso indevido dos benefícios;
• faz com que a empresa gaste mais dinheiro que o necessário;
• priva alguns colegas de trabalho do benefício;
• impossibilita a oferta de benefícios adicionais;
• cria conflitos no expediente e afeta o clima de trabalho.

Ou seja, ao somar esses “gargalos”, terá uma empresa menos eficiente e eficaz. Isso resulta em uma infinidade de outros problemas, tornando o empreendimento menos competitivo.

Mas, quando o controle é bem estabelecido, a empresa permite que os profissionais recebam proporcionalmente os benefícios empresariais. Ou seja, um talento não terá mais do que outro, salvo os casos em que a diferença é justificável.

Além disso, a empresa terá mais propriedade para analisar e aperfeiçoar seu pacote de benefícios, bem como avaliar o comportamento dos colaboradores no seu uso. Esses dados permitem que o empreendimento atue com mais inteligência e acerto.

Como evitar o uso indevido dos benefícios empresariais?

Há muitas táticas para evitar o uso indevido. Porém, é preciso estar próximo dos colaboradores e conhecer suas verdadeiras necessidades, assim como estabelecer políticas claras para o uso dos benefícios e avaliar quem está cumprindo com essas políticas. Sendo assim, ao tornar essa análise um processo cíclico, que é repetido várias e várias vezes, terá mais chances de acerto.

Tenha uma política de benefícios clara

Oferecer bons benefícios é animador. Os profissionais podem ser mais bem recompensados pelo seu esforço diário, também podem se sentir mais satisfeitos com a empresa. Mas tenha em mente que nem tudo é festa. É preciso de uma política séria que norteie o assunto.

Portanto, defina sua política de benefícios. Essa política deve explicar quais benefícios são oferecidos pela empresa, qual é o seu público-alvo, como essas vantagens podem ser usadas e em qual medida. Desse modo, permitirá que todos tenham clareza sobre o assunto.

Identifique brechas no uso dos benefícios

Dentro de quase toda política ou prática gerencial, existem brechas. Mas, elas possibilitam o uso indevido dos benefícios, deixando que alguns profissionais tirem proveito dos seus colegas e da própria empresa. Bem, é preciso identificar e eliminar essas aberturas.

Um ótimo exemplo é o vale transporte. Como é feita a roteirização do percurso diário (casa-trabalho) do colaborador para oferecer os vales? O gestor confia apenas no que o empregado diz? Usa sua intuição? Note que são coisas frágeis que abrem oportunidades para falhas.

Comunique-se com clareza com os talentos

Em alguns casos, os benefícios são usados erroneamente por falta de comunicação. Portanto, os talentos não conhecem bem a política de benefícios da empresa, nunca foram instruídos na direção correta e nem mesmo acompanhados por seus superiores imediatos.

Nesse caso, é imprescindível apostar na ótima comunicação interpessoal. Faça reuniões para explicar sobre o uso de benefícios, envie a política da sua utilização para os funcionários e pergunte se ficou alguma dúvida. Assim, terá certeza de que todos têm clareza do assunto.

Penalize os profissionais que usam indevidamente

O exercício de melhorar o uso dos benefícios empresariais é, em grande medida, de planejamento e reformulação de práticas. Todavia, também é preciso apostar em medidas corretivas para os profissionais que, intencionalmente, fazem mau uso dos benefícios.

Há muitos tipos de penalizações. Um feedback negativo é o mais brando. Também é possível oferecer uma advertência escrita, suspender o colaborador e, na pior das hipóteses, chegar à demissão. Assim, vai demonstrar que o uso indevido não é algo tolerável.

Aposte em programas de melhoria contínua

Ao aplicar adequadamente programas de melhoria contínua no gestão dos benefícios, poderá iniciar movimentos cíclicos de diagnóstico e correção de falhas. Ou seja, conseguirá reduzir, passo a passo, o uso indevido dos benefícios empresariais.

Uma dos principais métodos de otimização contínua é o PDCA. Sua aplicação envolve etapas de planejamento do que deve ser feito (plan), execução (do), checagem dos resultados (check) e ação corretiva (act). Dessa maneira, garantirá resultados cada vez melhores.

Como a tecnologia ajuda a mitigar o uso indevido dos benefícios empresariais?

Além de tudo, é importante contar com boas tecnologias. Softwares de ponta ajudam a melhorar a gestão de benefícios, monitorar os resultados obtidos, corrigir falhas e evitar os prejuízos ao empreendimento. Portanto, devem ser adotados.

Um ótimo exemplo é a tecnologia de roteirização do transporte. Ela permite conferir as rotas usadas pelo colaborador no caminho de casa para o trabalho e do trabalho para sua casa; depois verificar se você está pagando o vale transporte corretamente.

Sendo assim, a tecnologia de roteirização do vale transporte também beneficia o colaborador, que terá certeza que as demandas do seu percurso serão atendidas. Mas, a empresa, por sua vez, poderá reduzir seus gastos com vale transporte e garantir o melhor uso do benefício.

Em conclusão, lembre-se de que, para encontrar uma boa tecnologia, é preciso buscar por um fornecedor de confiança. Nesse caso, o tempo de mercado e a reputação do fornecedor conta muito.

Veja, agora você está por dentro do tema, saiba que é essencial controlar o uso do benefício, garantindo que ele realmente beneficie os profissionais e a empresa. Por fim, é preciso definir uma boa política de benefícios, se comunicar com os profissionais e eliminar eventuais brechas. Mas, além de tudo, é crucial contar com a ajuda da tecnologia.

Sendo assim, agora que sabe como reduzir o uso indevido dos benefícios empresariais, aproveite para conhecer mais sobre a tecnologia de roteirização do vale-transporte e averiguar como ela pode ser adotada em sua empresa.

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