Descubra como fazer o orçamento de RH visando à redução de custos

A gestão de RH é uma atividade desafiadora e crucial para o desenvolvimento de uma empresa. Responsável por recrutar e manter talentos, além de garantir bons níveis de performance, esse setor envolve investimentos com os mais diferentes objetivos. Por isso, para não prejudicar a gestão financeira, é crucial trabalhar com um orçamento bem definido.

Os gastos gerenciados pelo RH envolvem não apenas a folha salarial dos colaboradores, mas também os recursos necessários para processos de seleção e recrutamento. Além disso, é preciso lidar com a distribuição de benefícios e até organizar eventos corporativos. Com tantas responsabilidades, agir estrategicamente é essencial.

Ao planejar as atividades de recursos humanos, você pode tomar medidas voltadas à diminuição de gastos. Quer saber como? Neste artigo, separamos dicas valiosas para você entender como fazer orçamento de RH prezando pela redução de custos. Continue a leitura e confira!

Realize o controle de horas extras

Se não controladas, as horas extras podem representar despesas não previstas pela gerência. Por isso, é importante que você adote práticas eficientes para controlar os valores adicionais a serem pagos para seus colaboradores. Durante a montagem do orçamento, é significativo estimar o valor previsto que deve ser destinado a esse tipo de pagamento.

Para realizar o monitoramento, existem diversas tecnologias que podem ajudar. Um controle de ponto eletrônico, por exemplo, faz o registro automático das horas trabalhadas pelos funcionários e identifica as que vão além do que é coberto pelo salário.

Caso se trate de uma solução realmente qualificada, o controle pode ser realizado de modo remoto. Os próprios smartphones pessoais dos membros das equipes são utilizados para registrar o horário de entrada e saída. Portanto, é relevante que um investimento nesse sentido se encaixe em seu orçamento.

Invista na gestão de saldos

Outra atividade que tem grande influência na redução de custos é a gestão de saldos dos vales-transporte. É importante monitorar o uso dos vales dos colaboradores e identificar se existem quantias não utilizadas ao fim do mês. Se você carrega o vale-transporte de um funcionário com 100 reais, por exemplo, e ele só usa 90, os 10 restantes podem ser reutilizados.

Ao identificar uma situação como essa, você pode descontar o valor ao realizar a próxima recarga. Vale ressaltar que se trata de uma prática prevista por lei, logo não vai causar nenhum dano ao seu negócio. De todo modo, é indicado que os colaboradores sejam informados do desconto e saibam que o saldo excedente não acumula.

Seja certeiro nas contratações

Contratar um novo colaborador para sua empresa dá trabalho. É preciso considerar suas capacidades técnicas, mas sem perder de vista sua inteligência emocional. Mais do que saber realizar suas tarefas, é interessante que o candidato se encaixe na cultura da empresa, caso contrário, não vai durar muito tempo.

E, como sabemos, o processo de desligamento pode gerar custos para o negócio, assim como a busca por um substituto. Isso para não falar nas oportunidades que sua companhia pode perder no período em que estiver sem o profissional certo para ocupar o cargo. Portanto, estruture um processo de recrutamento certeiro, de modo a manter a taxa de rotatividade baixa.

Automatize seus processos

Vivemos em uma época que ainda experimenta as mudanças causadas pela transformação digital. Hoje, a tecnologia não é apenas uma ferramenta para auxiliar o desenvolvimento dos processos. Em vez disso, deve ser tratada como uma peça central, já que sua utilização pode revolucionar diversas frentes do negócio, a começar pela redução de custos.

Automatizar completamente os processos significa uma redução drástica na ocorrência de falhas humanas, que invariavelmente geram despesas ao empreendimento. Além disso, possibilita a coleta e análise de grandes quantidades de dados, que podem ser utilizados para otimizar as rotinas e encontrar as práticas mais eficazes.

Ao longo do texto, já citamos o controle de ponto digital como exemplo de uso da tecnologia. A ideia é justamente essa. Depende da gestão investir corretamente nos recursos que tenham capacidade de reduzir os custos operacionais, mesmo que de forma gradual e em médio prazo.

Incentive o bom uso dos recursos da empresa

Um dos papéis do departamento de RH é construir um clima organizacional produtivo e saudável, o que começa pela comunicação interna. Ações de onboarding com novos colaboradores e eventos corporativos são fundamentais para lembrar aos membros da empresa os valores dela e as normas que devem ser seguidas. Ok, mas o que isso tem a ver com o orçamento de RH?

Um dos elementos que podem gerar custos imprevistos é o mau uso dos recursos da empresa. Isso vale tanto para os recursos financeiros investidos por gestores quanto para os materiais que são operados pelos colaboradores. Portanto, durante esses exercícios de comunicação, não deixe de incentivar boas práticas que preservem o patrimônio da companhia.

Faça uso da roteirização de vale-transporte

A roteirização de vale-transporte pode ser encaixada como uma medida de automação dos processos, mas seus benefícios são tão importantes que merecem ser destacados. Para começar, trata-se de uma prática que busca calcular e encontrar as rotas mais eficazes para o deslocamento do colaborador entre sua moradia e o local de trabalho.

Como você sabe, o empregador é obrigado por lei a fornecer o vale-transporte para esse trajeto, portanto deve se preocupar também com sua otimização. Para isso, é possível utilizar sistemas específicos que, ao considerar mapas, itinerários e valores das tarifas, aponta qual trajeto deve ser adotado para manter a comodidade do colaborador e economizar recursos da empresa.

Além de reduzir o obrigatório custo com vale-transporte, esse tipo de aplicativo dá à gestão um elemento interessante para o recrutamento de novos profissionais. Ao inserir o endereço de moradia do candidato no sistema, você consegue estimar quanto será gasto com transporte caso resolva contratá-lo. Assim, tem maior embasamento para tomar sua decisão.

Como fazer o orçamento de RH é uma atividade obrigatória em qualquer empresa organizada, então por que não voltar o foco para a redução de custos? Seja com o uso estratégico de tecnologia, seja com a adoção de práticas mais eficazes, o fato é que toda empresa conta com elementos que podem ser otimizados para diminuir o volume de investimento financeiro.

E aí, pronto para montar um orçamento de RH visando à redução de custos? Quer saber mais sobre o controle de vales-transporte, incluindo sua roteirização? Neste e-book, você vai se aprofundar nos principais conceitos da gestão de vale-transporte. Confira!