Gestão de benefícios: o guia com as boas práticas sobre o assunto

Um dos maiores desafios que as empresas enfrentam hoje é o engajamento e retenção de talentos. Com um perfil totalmente diferente de gerações anteriores, as gerações Y e Z têm uma forma muito particular de encarar sua estadia em uma empresa. Uma vez que esses jovens, nascidos entre 1980 e 2000, representam boa parte da força de trabalho no mundo, as empresas precisam ter um olhar mais atento a eles.

Se seus pais, por exemplo, prezavam principalmente pela estabilidade financeira, na atualidade outras questões estão em jogo, como o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, possibilidade de crescimento na carreira, bons salários e outras vantagens que o colaborador terá ao pertencer àquela organização.

Nesse sentido, a empresa precisa enxergar a gestão de benefícios como um investimento estratégico para conquistar esses talentos ― cada vez mais voláteis ― e fidelizá-los. Afinal de contas, o capital humano é o bem mais precioso da organização, especialmente porque se alguém deixa sua empresa, ele leva consigo seus conhecimentos pessoais e tudo o que aprendeu durante o tempo em que trabalhou com você para outro lugar.

Pensando nessa fidelização de talentos, criamos este guia especial que trata da importância da gestão de benefícios para sua empresa. Confira as próximas linhas e veja como aprimorar essas importantes políticas de RH.

O que significa gestão de benefícios?

Toda empresa que deseja manter seus talentos motivados e com desejo de fazerem parte do quadro de colaboradores precisa encarar os benefícios como um importante investimento para a gestão de pessoas.

Entende-se por benefícios todas as facilidades, conveniências ou vantagens recebidas por um colaborador de sua empresa, como incentivo à sua motivação. Eles podem ser custeados parcial ou integralmente pela empresa e são altamente estimulantes para a satisfação e a entrega de melhores resultados.

As empresas que têm um plano de benefícios arrojado conseguem reter seus talentos mais facilmente, pelo fato de que o colaborador passa a enxergar uma contrapartida condizente com suas necessidades e potencialidades profissionais.

Embora os benefícios não sejam fator único de plena satisfação com o trabalho, sua ausência é motivo de total insatisfação. Tanto que Frederick Herzberg, conhecido pela famosa Teoria dos Dois Fatores, coloca os salários, benefícios, políticas e cultura organizacionais, instalações da empresa etc. como sendo fatores de “Higiene”. Ou seja, são “detalhes” fundamentais do ambiente de trabalho para que o colaborador possa caminhar rumo à total motivação.

Por estarem na base da satisfação para o trabalho, os benefícios precisam ser bem geridos, aí entra o conceito de gestão de benefícios. Diz respeito ao conjunto de estratégias adotadas pela empresa para a administração das vantagens oferecidas aos colaboradores, que se somarão além da remuneração salarial.

É por meio da gestão de benefícios que os empregadores vão desenhar as políticas de incentivo e definir quais benefícios podem ser oferecidos, em que momento e para quais grupos de colaboradores. Como os benefícios têm uma relação direta com o aumento da produtividade e contribuem para a retenção de talentos, a ausência de uma gestão eficiente ocasiona prejuízos para todos os lados.

Como funciona?

Para que a gestão de benefícios consiga o engajamento desejado, é preciso que os gestores se debrucem sobre as reais necessidades de seus colaboradores, a fim de identificar quais são os pontos mais valorizados por eles e que estejam alinhados com a cultura da empresa.

É importante saber que os planos de benefícios são desenhados para auxiliar o colaborador em, pelo menos, 3 fases de sua vida. São elas:

1. no cargo: gratificações, seguros, premiações etc.
2. fora do cargo, mas dentro da organização: descanso, refeitório, transporte etc.
3. fora da empresa: lazer, atividades comunitárias, viagens etc.

A partir desses três nichos, a gestão vai desenhar um plano de benefícios que leva em consideração os pontos previstos em lei, convenções coletivas de trabalho, solicitações de colaboradores e aqueles fruto de uma concessão da empresa (chamados benefícios opcionais).

Os planos de benefícios normalmente são divididos em 4 grupos. São eles:

1. Os benefícios legais: benefícios trabalhistas previstos na CLT e/ou fruto de convenções coletivas, como horas extras, aposentadoria, décimo-terceiro salário, férias e vale-transporte;
2. benefícios espontâneos: não são exigidos por lei nem fruto de negociações com órgãos de classe, mas, sim, fruto da liberdade de concessão que a empresa tem — podem ser premiações, transporte, espaço para descanso, auxílio moradia, auxílio creche, vale-alimentação, refeitório etc;
3. benefícios monetários: são benefícios em dinheiro, normalmente incluídos na folha de pagamento — abrangem os benefícios legais e espontâneos e geram encargos.
4. E os benefícios não monetários: são serviços, vantagens ou facilidades oferecidos aos colaboradores. Aí estão, plano médico, bolsas de estudo, auxílio-creche/escola, viagens, férias estendidas, folgas home office etc.

É importante que o plano de benefícios tenha objetivos bem definidos, com expectativas de curto, médio e longo prazos. Entre esses objetivos, podemos citar:

• mais qualidade de vida para os colaboradores;
• clima organizacional positivo;
• redução de turnover e faltas;
• fidelização dos talentos;
• crescimento da produtividade.

Qual a importância da gestão de benefícios para o negócio?

Como dissemos no início deste guia, o capital humano é o bem mais precioso de uma empresa. Portanto, sua motivação e fidelização estão se firmando como os pilares do desenvolvimento humano em uma empresa.

Quando uma empresa enfrenta problemas com colaboradores desmotivados, o risco é grande para os negócios, uma vez que a qualidade da entrega de resultados tende a cair. O contrário, porém, é gratificante. Se sua empresa tem uma equipe motivada, ela é capaz de cumprir as metas mais rapidamente, aceita assumir desafios e se torna muito mais produtiva.

Por esse motivo, a gestão de benefícios tem uma função estratégica dentro do plano de crescimento da empresa e precisa relevar meios de manter a dedicação dos colaboradores em alta, com a criação de um programa eficiente e que corresponda às expectativas dos colaboradores.

A retenção de talentos implica que os colaboradores sintam-se parceiros do negócio, por isso a gestão de benefícios tem o importante papel de mantê-los satisfeitos, especialmente se associada a outras políticas de recursos humanos e desenvolvimento profissional.

Ao passo que está cada vez mais difícil contratar colaboradores ― 46% dos recrutadores acham a tarefa difícil, aponta reportagem do G1 ―, a empresa não pode perder tempo nem dinheiro com rescisões de contratos ou novos processos seletivos.

Sendo assim, os benefícios fazem parte da base de uma série de políticas de retenção de talentos, sobretudo nesse ambiente em que os jovens profissionais, especialmente, não têm interesse em se perpetuar em um único local de trabalho.

Além disso, se a empresa não se empenha em definir uma gestão de benefícios, ela perde o valor agregado aos cargos. Qual motivo levaria um funcionário a permanecer com você, trabalhando 44 horas semanais, 8 horas por dia, se o que ele recebe no fim do mês não proporciona nenhum desenvolvimento a ele? Por que empenhar-se no trabalho se sua remuneração não é grande coisa, tampouco são agregadas vantagens ao seu salário.

Uma boa gestão fortalece o clima organizacional

Como a insatisfação é capaz de contaminar todo o ambiente de trabalho, a existência de uma gestão de benefícios bem estruturada também fortalece o clima organizacional. Isso porque, se as vantagens oferecidas pela empresa favorecem o desenvolvimento do colaborador e o ajudam a atingir objetivos pessoais e profissionais, naturalmente todos ficarão mais felizes e dispostos a prestar um serviço de qualidade.

Por fim, colaboradores motivados são uma excelente forma de propaganda para a organização. Afinal, seu engajamento revela a ideia de que esse é um lugar sólido, respeitável e que transmite confiança nas suas operações.

Como implementar a gestão de benefícios?

Agora, vamos dedicar este tópico a alguns insights para que você comece a planejar uma gestão de benefícios eficaz. Confira.

Analise os perfis de colaboradores

O primeiro passo ao implementar a gestão de benefícios é identificar quem são os colaboradores. Para tanto, busque dados sobre seus times. Qual é a geração predominante entre eles? São pessoas mais jovens ou mais experientes? Como é sua história de vida, eles moram com os pais, têm família ou a maioria é solteira? Certamente, você tem um time com perfil bastante heterogêneo, de múltiplas personalidades, o que exige uma avaliação mais ampla.

Depois de “descobrir” quem trabalha em sua empresa, identifique suas expectativas. Pergunte como eles se veem em cinco anos, por exemplo, e o que mais lhes chama a atenção com relação aos benefícios pessoais e financeiros dentro de uma empresa.

Questione, ainda, o que eles acham de trabalhar em sua organização. Faça isso por meio de uma pesquisa anônima para conseguir resultados fidedignos ― e esteja consciente de que vai receber os mais distintos feedbacks, uns bons, outros nem tanto.

De posse desses dados, é possível determinar um pacote de benefícios adequado à sua realidade e próximo ao que seus colaboradores imaginam como ideal.

Tenha políticas claras e saiba comunicá-las

A gestão de benefícios exige uma comunicação bem planejada e eficiente. Ainda no processo de recrutamento e seleção, os talentos precisam ser informados sobre as políticas de benefícios da empresa, quais são as utilidades e vantagens oferecidas e de que forma elas são conquistadas.

A transparência é fundamental para que o colaborador não se sinta enganado nem imagine que determinados benefícios são inalcançáveis. Mencione como funcionam os planos de benefícios para cada cargo, discrimine cada vantagem e divulgue os valores envolvidos nessa relação, se for possível.

Flexibilize os benefícios conforme o perfil de cada colaborador

Ter flexibilidade no pacote de benefícios é importante para adequá-los às reais necessidades dos seus colaboradores. Para isso, você pode levar em consideração diversas variáveis, como escolaridade, família, idade, fase da carreira…

Essa flexibilidade é importante para que não sejam levantados questionamentos do tipo “enquanto eles me pagam um plano de academia, eu poderia estar recebendo um plano de saúde mais vantajoso para minha família”.

Para que essa flexibilização fique mais fácil, a melhor maneira é separar os colaboradores em grupos de mesmo perfil e oferecer benefícios condizentes com as necessidades de cada grupo. Dessa forma, é possível garantir maior equilíbrio e dá mais clareza à gestão.

Utilize ferramentas de controle

A tecnologia está aí para auxiliar na gestão de benefícios. Um sistema de gestão de recursos humanos é essencial para que se evite realizar tarefas repetitivas, as quais podem gerar erros e retrabalhos. Como a gestão de benefícios implica lidar com altas quantias em dinheiro, é importante ter ciência de quanto está sendo gasto e onde é possível economizar.

Ao fazer isso manualmente, o trabalho torna-se interminável e você acabará perdendo dados importantes. Um exemplo disso é o vale-transporte. Com uma plataforma digital é possível implantar a automação de processos, ter tarifas atualizadas instantaneamente, além de controlar melhor os pedidos, evitando desperdícios.

Com relação ao plano de saúde, toda vez que um colaborador precisar mudar de faixa por conta da idade, o sistema de gestão de recursos humanos pode gerar notificações de quando fazê-lo, bem como gerar os documentos necessários automaticamente.

O mesmo vale para cálculos de adiantamento salarial, participação nos lucros, horas extras, folgas, passagens em transporte coletivo, entre outras questões que demandam atenção.

Conte com ajuda de uma empresa especializada

Para deixar o trabalho da gestão de benefícios ainda mais funcional, você pode contar com a ajuda de empresas especializadas na gestão de RH. Além de conhecer bem as rotinas de recursos humanos, elas oferecem soluções para facilitar os processos internos e garantir maior eficiência.

Com isso, o departamento de RH consegue trabalhar com dados fidedignos e amplia a gestão do tempo, ao passo que ficará livre de tarefas pouco produtivas, mas sem perder a segurança das ações.

Quais benefícios “especiais” para oferecer aos colaboradores?

Como você viu, existem benefícios obrigatórios e opcionais. Muito além dos benefícios populares, como vale-alimentação e plano de saúde, algumas empresas estão investindo pesado em seus programas de benefícios opcionais. A seguir, separamos uma lista com alguns desses benefícios que podem ser adaptados à sua realidade e fazer a diferença para sua empresa se tornar mais competitiva na hora de reter os melhores talentos.

Licença-maternidade estendida

Além do período obrigatório por lei, algumas empresas estão estendendo o período de licença-maternidade para até 52 semanas, incluindo os pais. Ainda, no caso de adoção, há companhias que oferecem valores robustos para ajudar nos gastos com a chegada do novo bebê.

Clubes para a família

Algumas companhias investem em clubes e colônias de férias para seus funcionários desfrutarem de momentos de lazer com a família. Outras fazem parcerias com hotéis e associações que possibilitam o uso por parte dos colaboradores. A utilização pode ser livre ou mediante o pagamento de uma mensalidade com valor baixo.

Berçário ou auxílio-creche

Há empresas que oferecem uma creche para bebês de 0 a 2 anos, na própria empresa. Outras oferecem um auxílio-creche para que os pequenos possam permanecer na escolinha enquanto os pais trabalham.

Custeio dos estudos dos filhos

Além do auxílio-creche, há companhias que pagam parcial ou integralmente as mensalidades de um ou mais filhos. Em alguns casos, esse benefício pode se estender até o final do ensino médio, o que é um facilitador e tanto nas despesas com educação.

Bolsas de estudo para cursos superiores

Como parte dos programas de educação continuada e capacitação profissional dos colaboradores, há empresas que se comprometem a pagar parte (ou a totalidade) das mensalidades para cursos de graduação e pós-graduação. Algumas companhias têm até mesmo parcerias com universidades internacionais que possibilitam a participação em programas de intercâmbio.

Espaço de lazer na empresa

O ambiente corporativo é, por vezes, estressante. Então, nada mais justo que oferecer espaços de lazer para que os colaboradores possam distrair a mente durante o expediente. Mesas de jogos, bibliotecas, lanchonetes com comida grátis e até camas já foram vistas por aí.

Assessoria jurídica, social, financeira e psicológica

Todo colaborador está sujeito a algum problema pessoal e precisar de ajuda. Nesse sentido, há companhias que oferecem assessorias para diversas situações, como questões na Justiça, divórcios, doenças na família, área financeira e até transtornos emocionais/mentais. Esse tipo de auxílio pode, entre outras coisas, evitar o afastamento do colaborador.

Plano de saúde “premium”

Já pensou em um plano de saúde completo que oferece até seguro de vida? Pois é, isso é o que algumas empresas estão oferecendo em seu pacote de benefícios. Tanto o titular (funcionário) quanto seus dependentes têm direito a assistência médica, odontológica e até um seguro no caso de falecimentos.

Trabalho sob demanda

Algumas companhias estão abolindo o fatídico horário comercial para assumir uma jornada de trabalho com total flexibilidade. Dois pontos altos desse benefício são o home office, em que o colaborador pode trabalhar de onde quiser, e o trabalho sob demanda. Neste último, o que interessa é a entrega de resultados, então, se o funcionário vai precisar de duas horas ou oito para resolver as tarefas, não importa.

Academia e vale cultura

Bem-estar e qualidade de vida estão em alta, por isso, algumas empresas oferecem academia em suas instalações ou pagam um plano para os colaboradores. Além disso, oferecem um vale cultura que dá direito a ingressos para espetáculos, cinemas, compra de livros, CDs, DVDs ou assinatura de serviços de streaming (como o Spotify ou Netflix).

Premiações

Muito comuns à área de vendas, as premiações também se estendem a outros setores, funcionando não apenas como um feedback positivo, mas como um incentivo à alta produtividade. Valores em dinheiro, viagens, TVs, smartphones e até um carro podem estar na lista de prêmios para celebrar bons resultados e a performance individual além da esperada.

Datas comemorativas

Datas importantes devem ser celebradas. Por isso, há empresas que aproveitam festividades, como Natal, Dia das Mães e Dia dos Pais, para fazer uma programação especial que inclui, além de festas, a distribuição de brindes e prêmios, muitos dos quais o colaborador pode compartilhar com sua família.

A importância desses eventos é aproximar o colaborador e os entes queridos da empresa, o que favorece à construção de uma imagem favorável e estreita os laços com a companhia.

Quais estratégias não podem faltar nessa gestão?

Para que a gestão de benefícios em sua empresa fique ainda mais eficiente, algumas estratégias não podem ficar de fora do seu planejamento. Observe.

Permita que os benefícios se estendam ao maior número de pessoas

Em uma política de concessão de benefícios, algo que pode afetar negativamente o clima organizacional é a concentração de vantagens em um grupo específico de pessoas. Obviamente, o grau de responsabilidade à função até sugere maiores recompensas, mas você não pode se esquecer dos demais.

Além disso, observe quanto dinheiro você tem em caixa para investir em benefícios. Dependendo das vantagens que pretende oferecer, dá para fazer mais e abranger mais pessoas gastando pouco. Esse pensamento dá a entender que a empresa se preocupa com o time e reforça interesses cooperativos, aumentando o grau de comprometimento com a empresa.

Observe o quanto tais investimentos elevam a produtividade

Antes de implementar uma política de benefícios, é importante saber o quanto ela refletirá na produtividade da empresa. Embora obter vantagens, sem dúvida, possa deixar todos os seus colaboradores impactados, é preciso perceber por quanto tempo essa motivação durará.

Então, certifique-se de que a política de benefícios é sólida o suficiente para ser sustentada a médio e longo prazos, a fim de manter o humor dos colaboradores em alta e colaborar com um clima organizacional positivo.

Associe os benefícios a outras práticas de retenção de talentos

Lembre-se de que, como citamos no início deste guia, os benefícios, sozinhos, não são capazes de manter os colaboradores eternamente motivados. Embora a gestão de benefícios tenha uma capacidade incrível de manter as pessoas trabalhando no mesmo lugar ― principalmente quando essas vantagens favorecem as famílias dos colaboradores ―, ela deve caminhar com outras estratégias de retenção de talentos.

Afinal de contas, se uma empresa com um programa de benefícios parecido com o seu, mas com condições de trabalho superiores convidar um profissional seu altamente capacitado para trabalhar com ela, certamente ele irá.

Quais os impactos da gestão de benefícios para a empresa e os colaboradores?

Ao longo deste artigo, comentamos o quanto a gestão de benefícios eficiente traz resultados positivos para a empresa e os próprios colaboradores. Se, internamente, a organização consegue ampliar a cooperação e engajamento de seus recursos humanos, por meio de vantagens que atingem diretamente as expectativas do grupo, externamente, ela consegue agregar valor à sua marca.

Isso porque a competitividade de uma empresa também está atrelada à sua capacidade de reter talentos. Sabe aqueles rankings das “melhores empresas para se trabalhar”? Então, essa é uma excelente ferramenta de marketing que ajuda a impulsionar a visibilidade do negócio.

Por outro lado, quando o desligamento voluntário de profissional se torna uma rotina na organização, essa é uma questão delicada, pois gera altos custos decorrentes do turnover e de novas contratações. Mas a perda maior é a de conhecimento, como dissemos, especialmente se esses colaboradores forem altamente capacitados. Ou seja, sua empresa está perdendo espaço no mercado.

Por esse motivo, a gestão de benefícios se torna tão importante. Ainda que exista pressão por resultados, quando as vantagens são amplas e os colaboradores se sentem respeitados e reconhecidos por seu desempenho, pensam duas vezes antes de “abandonar o barco”. O motivo é simples, sua empresa tem valor para eles.

Sendo assim, se você deseja ampliar a gestão de benefícios em sua empresa, não hesite em realizar estudos elaborados, realizar pesquisas de opinião com os colaboradores a fim de saber suas expectativas, bem como levar em consideração o custo-benefício para ser possível estabelecer políticas claras, equilibradas e permanentes.

Solução

Felizmente, você pode contar com soluções que, sem dúvida, facilitarão suas estratégias e decisões. A Sat é uma dessas organizações, com um trabalho pioneiro focado na gestão de transporte corporativo. Como o vale-transporte é um dos benefícios obrigatórios mais onerosos de uma empresa, identificar o melhor custo-benefício é fundamental.

Então, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar sua empresa a otimizar esse item da sua gestão de benefícios e otimize já os seus custos!