Gestão de departamento pessoal: guia rápido para 2020

Como lidam com elementos que se interligam, é comum que as pessoas confundam o departamento pessoal com o de recursos humanos. Contudo, o primeiro tem suas atividades focadas em questões mais burocráticas, como o controle de frequência, a distribuição de benefícios e os processos de admissão e demissão de colaboradores.

De todo modo, é impreciso pensar nesse setor como algo alheio ao desenvolvimento geral do negócio. Afinal, apenas com um gerenciamento excelente nesse sentido é possível criar um ambiente de trabalho adequado, caracterizado pelo cumprimento de exigências legais, o controle sobre as equipes e a otimização do clima organizacional. O resultado é a potencialização da produtividade e do desempenho dos colaboradores.

Para alcançar esse patamar, é preciso realizar uma gestão de departamento pessoal impecável, entendendo as particularidades da empresa e mantendo-se atualizado sobre as técnicas mais relevantes disponíveis. Quer saber mais? Neste artigo, vamos listar as melhores práticas que você pode empregar para melhorar sua gestão em 2020. Confira!

Faça a predição dos gastos do colaborador antes de sua admissão

Uma das principais funções do departamento pessoal é ligada ao controle orçamentário do negócio. Por isso, cada contratação deve passar por gestores responsáveis, de modo a atualizar a folha de pagamento e garantir a manutenção da sustentabilidade da empresa. Por isso, antes de qualquer admissão, é importante prever seus gastos.

Quando falamos no valor investido em um colaborador, não podemos nos ater apenas ao salário a ser despendido. Em uma relação empregatícia, é obrigatório que o empregador arque, por exemplo, com as despesas relacionadas ao deslocamento do colaborador entre sua residência e seu local de trabalho. É importante, então, que esse montante entre na conta.

Em outras palavras, você precisa mapear todos os custos que um colaborador vai representar para a empresa a partir de sua admissão. Se for o caso, isso pode até se tornar um fator relevante para a decisão entre um ou outro candidato.

Hoje, com o uso de programas adequados, é possível antecipar o valor a ser gasto com vale-transporte de um indivíduo apenas inserindo seu endereço de residência. Dessa forma, você pode calcular com antecedência quanto cada colaborador vai custar, de fato, aos cofres da empresa.

Faça o controle da folha de ponto

Controlar a folha de ponto é fundamental não apenas para identificar faltas e taxas de absenteísmo acima do normal, mas também para calcular o valor a ser recebido por cada membro da equipe. Então, garanta a utilização de métodos de controle de ponto que possibilitem sua eficiência e que, principalmente, não cometam equívocos.

Para isso, é imprescindível adotar o ponto eletrônico. Além de se mostrar uma alternativa muito mais prática do que a convencional, esse tipo de tecnologia pode ser integrada a outras e facilitar a gestão de pagamentos, como mostraremos no próximo tópico.

Adote sistemas automatizados para a folha de pagamento

Para que a gestão de departamento pessoal atinja o nível desejado de eficiência e credibilidade, não é possível se dar o luxo de errar ou atrasar pagamentos. Por isso, é essencial que o gerenciamento da folha salarial dos colaboradores seja feito de modo extremamente cuidadoso e organizado.

Todavia, sabemos que, por mais que o gestor seja habilidoso e experiente no que faz, erros humanos são praticamente inevitáveis. Para evitar isso e garantir essa parte tão importante da gestão, é fundamental investir na automatização da folha de pagamento. Para isso, é crucial encontrar uma ferramenta especializada e qualificada.

A partir do uso do software, você pode coletar os dados relacionados à assiduidade das equipes e, automaticamente, realizar o cálculo das horas trabalhadas, incluindo as que aconteceram fora do expediente regular. Dessa maneira, você elimina as chances de erro, facilita o controle das finanças e garante a boa relação com os colaboradores.

Adote uma gestão de vale-transporte eficiente

Como já mencionamos, o salário não é o único gasto de uma empresa com seus colaboradores. Benefícios que não são obrigatórios, como planos de saúde e vales-refeição, também devem ser levados em conta. O mais importante, contudo, é garantir uma gestão de vale-transporte eficiente, já que se trata de um benefício previsto por lei.

Mais uma vez, é válido investir na automação de processos. Com o uso dos programas adequados você pode, por exemplo, realizar um controle de saldo eficiente. Dessa forma, além de carregar os vales apenas com os valores realmente necessários, você pode recuperar eventuais saldos não utilizados pelos colaboradores.

Existe, ainda, a roteirização. Trata-se da prática de calcular as rotas mais eficientes a serem utilizadas pelo funcionário em seu deslocamento entre casa e trabalho. Com o auxílio de um aplicativo especializado, você pode traçar caminhos que sejam econômicos para a empresa e, ao mesmo tempo, cômodos para o colaborador.

Preze por uma comunicação interna eficaz

A comunicação interna é parte essencial da gestão de qualquer empresa. Quando falamos do gerenciamento do departamento pessoal, que tem como uma de suas responsabilidades construir um clima positivo, isso se torna ainda mais relevante. É fundamental que os colaboradores saibam o que está acontecendo em sua volta, de modo a se manterem motivados e seguros para realizarem suas funções.

Então, busque métodos de otimizar a comunicação com as equipes. Além das ferramentas que podem ser utilizadas como canais, é importante que você adote políticas claras sobre todos os assuntos que envolvam os funcionários. Saber, por exemplo, os tipos de benefícios disponibilizados e como podem alcançá-los é algo que todo colaborador precisa.

Aja de forma integrada com outros departamentos

Por fim, é preciso entender a natureza sistêmica da empresa. Isso significa que ela é composta por diversas partes que se relacionam, tendo influência umas sobre as outras. Sendo assim, é fundamental que o departamento pessoal se integre com outras áreas, como a de RH e o setor financeiro.

Dessa maneira, será possível alinhar os objetivos e otimizar continuamente a performance global. Ao negligenciar esse tipo de movimento, você pode encontrar falhas de comunicação que comprometem a excelência da gestão. Imagine, por exemplo, que as finanças da empresa exijam uma diminuição nos benefícios oferecidos ou que o RH esteja planejando demissões.

Sem saber disso, o departamento pessoal não tem possibilidades de se planejar adequadamente para se ajustar ao novo cenário. Em casos assim, é possível que os vales-transporte de funcionários já demitidos continuem sendo carregados, gerando um gasto extremamente desnecessário para a empresa.

Se feita de forma excelente, a gestão de departamento pessoal pode representar o aumento da produtividade e engajamento dos colaboradores, além da otimização do controle financeiro da empresa. Dessa maneira, trata-se de uma atividade primordial para o aumento do desempenho e o alcance de melhores resultados.

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