Quanto custa um funcionário? Aprenda a calcular agora!

A folha de pagamento representa um dos principais gastos das empresas. Ao calcular quanto custa um funcionário, é provável que você se surpreenda com a quantia desembolsada todos os meses. O percentual pode ultrapassar 20% do faturamento, a depender do segmento de negócio e de outros fatores relevantes.

Ou seja, isso acontece porque existem vários gastos que precisam ser considerados na folha de pagamento. Por isso, o cálculo precisa ir muito além do salário bruto e considerar encargos e benefícios.

Então, ficou muito complicado entender qual é o custo de um funcionário? É só continuar lendo e ver como calcular o valor correto.

Como o regime tributário impacta o cálculo da folha de pagamento?

A folha de pagamento contempla a remuneração paga aos colaboradores e traz dados contábeis e trabalhistas, que permitem calcular o valor do salário bruto e do líquido, no qual já foram feitos os descontos. Mas, a questão é que a contabilização depende do regime tributário escolhido.

As três possibilidades existentes no Brasil são Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. Mas, o primeiro é simplificado e tem alíquotas que mudam conforme o segmento de atuação da empresa.

O segundo e o terceiro têm taxas diferenciadas. Ambos apresentam a mesma forma de tributação, mas os valores são diferentes. No caso do Lucro Real, a base é o lucro líquido efetivamente auferido pela empresa. No Presumido, é considerada uma previsão feita pelo governo. Assim, é verificada uma tabela, que embasa o cálculo de quanto custa o funcionário.

Mas, apesar de muita gente achar que o Simples Nacional é o regime tributário mais barato, isso nem sempre acontece. Por exemplo, é o caso de uma empresa que tem pouco lucro ou até mesmo prejuízo. Nesse caso, o Lucro Real tende a ser uma alternativa melhor.

Assim, é aconselhável sempre verificar essa questão junto a um contador para tomar a decisão certa. Ou seja, você paga menos impostos, de acordo com as práticas de elisão fiscal — ou seja, sofre menor incidência de tributos dentro daquilo que a lei determina.

Quais custos a empresa tem com o funcionário?

A folha de pagamento é dividida em três partes. Basicamente, ela contempla:

• vencimentos: são os valores a serem pagos todos os meses, por exemplo, horas extras, salário e adicional noturno;
• contribuições: são descontos previstos em lei, como no caso do INSS e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
• benefícios: consistem nos descontos que têm como base vale-alimentação, vale-transporte etc.

Além disso, existem os preventos, os descontos e a base. Os primeiros se referem ao valor total pago. Os segundos são as quantias relativas a faltas, atrasos e deduções de benefícios e contribuições. Por último, está a base de referência para o cálculo das alíquotas.

Para garantir que o cálculo de quanto custa o funcionário seja feito da forma correta, é necessário considerar os descontos a serem feitos. Veja quais são eles e o que representam para a empresa.

INSS

O valor referente ao Instituto Nacional do Seguro Social serve para financiar a previdência pública. O desconto chega a 14% do salário do colaborador, segundo as alíquotas de contribuição estabelecidas pela Reforma da Previdência.

IRRF

O tributo é desconto a título de adiantamento do imposto que seria pago todos os anos para a Receita Federal. Portanto, o recolhimento é feito de acordo com a alíquota do Imposto de Renda (IR) e a dedução é realizada após o desconto do INSS na folha de pagamento.

Existe ainda uma particularidade. Ou seja, cada dependente do colaborador exige a diminuição R$ 189,59. Além disso, é necessário seguir a tabela progressiva válida para o Imposto de Renda, com alíquotas que variam entre 7,5% a 27,5%.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço é uma responsabilidade da empresa. Todos os meses, até o dia 7, deve ser depositado o equivalente a 8% do salário do empregado. O valor vai para uma conta específica na Caixa Econômica Federal e deve sair somente do caixa da empresa.

VT

O vale-transporte é um benefício que é custeado parte pela empresa e o restante pelo empregado. O desconto máximo da folha de pagamento é equivalente a 6%. Desse modo, alguém que receba R$ 2.000 pode ter deduzido até R$ 120.

Nesse caso, se o colaborador precisa de R$ 200 por mês para se deslocar de casa até o trabalho, a empresa deve custear R$ 80. Caso ele precise de R$ 300, chega a R$ 180 e por aí vai.

Mas, como você pode perceber, saber quanto custa um funcionário é um trabalho complexo. Contudo, é possível fazer os cálculos. É o que vamos fazer em seguida.

Como fazer o cálculo de quanto custa um funcionário?

De modo geral, dizem que o custo de um colaborador chega ao dobro do seu salário. Na realidade, alguns estudos indicam que é 1,7 vez a remuneração.

Para saber o que é válido para sua empresa, é preciso considerar todos os aspectos já listados neste artigo. Por isso, vamos separar o cálculo conforme o regime tributário. Veja!

Simples Nacional

Com esse regime tributário, você precisa verificar as alíquotas para saber quanto será o custo do funcionário. Vamos tomar por base o salário de R$ 2.000, já citado antes. Nesse caso, o primeiro gasto a ser considerado é o FGTS anual.

Ele equivale a 8% do salário por mês. Como é válido para o ano, deve ser multiplicado por 12. Para facilitar, primeiro encontre o valor mensal, ou seja:

O FGTS mensal = R$ 2.000 x 8%

FGTS mensal = R$ 2.000 x 0,08

FGTS mensal = R$ 160

Com o resultado, multiplique por 12. Nesse caso:

FGTS anual = R$ 160 x 12

FGTS anual = R$ 1.920

Em seguida, avalie o valor de férias. A quantia integral equivale ao salário bruto, ou seja, R$ 2.000. A empresa precisa passar 1/3 de férias. Para descobrir, basta dividir a remuneração por 3:

1/3 de férias = R$ 2.000 / 3

1/3 de férias = R$ 666,66

Considere o 13º salário

Sendo assim, ainda é necessário considerar o 13º salário. Ele corresponde ao valor integral do salário. Portanto, R$ 2.000. Achou todos esses valores? Faça o cálculo do mês. Primeiro, avalie a provisão mensal necessária para a empresa.

Para isso, some todos os custos já apresentados e divida por 12 meses. Nesse caso, temos:

A provisão mensal = (R$ 1.920 + R$ 2.000 + R$ 666,66 + R$ 2.000) / 12

Provisão mensal = R$ 6586,66 / 12

Provisão mensal = R$ 548,88

Por exemplo, para facilitar o cálculo do vale-transporte, imagine que o valor diário seja de R$ 8. Mas, considere ainda R$ 15 de vale-alimentação. Ao usar como base 22 dias úteis, temos:

• vale-transporte = 22 x R$ 8 = R$ 176
• vale-alimentação = 22 x R$ 15 = R$ 330

Agora, considere as deduções permitidas pela lei. Aqui, estão o INSS e os 6% do vale-transporte. Nesse caso, o resultado é:

• INSS = 9% do salário = 9% x R$ 2.000 = R$ 180;
• vale-transporte = 6% do salário = 6% x R$ 2.000 = R$ 120

Com isso, o total de custos seria de R$ 1.214,88 e o de deduções seria de R$ 300. Então, o custo mensal chegaria a R$ 914,88 (R$ 1.214,88 – R$ 300). Somado ao salário, a empresa paga R$ 2.914,88 por mês.

Lucro Real ou Presumido

Para saber o resultado nesses regimes tributários, é preciso seguir as mesmas etapas, mas fazer alguns ajustes. O INSS, por exemplo, é maior, uma vez que existe o patronal de 20%. Ainda há a Alíquota de Terceiros, que fica na média de 5%. Ou seja, esse valor é repassado a programas governamentais e órgãos como Sesi, Sesc e Senat.

Por último, existe a alíquota RAT, que varia de 1% a 3%. Assim, inclua esses valores ao cálculo:

• INSS = 20% do salário mensal = 20% x R$ 2.000 = R$ 400;
• RAT = média de 2% do salário mensal = 2% x R$ 2.000 = R$ 40;
• Alíquota de Terceiros = média de 5% = 5% x R$ 2.000 = R$ 100.

Dessa forma, haveria um crescimento de R$ 540 ao custo mensal e o custo do funcionário será de R$ 3.454,88.

Em conclusão, perceba que existem detalhes a considerar, visto que as alíquotas variam conforme o segmento de atuação. De toda forma, você sabe como fazer o cálculo de quanto custa um funcionário e, ao mesmo tempo, consegue diminuir gastos desnecessários, além de evitar a oneração maior da folha de pagamento.

E você, entendeu como fazer o cálculo de custo de funcionários? Deixe seu comentário e diga se ficou com alguma dúvida!