Afinal, a burocracia no RH atrasa as atividades ou evita falhas?

A burocracia é um elemento comum no RH, por exemplo, nas políticas de compliance, no monitoramento da jornada de trabalho e até mesmo nos programas de melhoria contínua. Fica, então, uma dúvida: a burocracia no RH atrasa as atividades ou evita falhas?

Antes de responder essa questão, veja outro exemplo: a página “trabalha conosco” das empresas permite que profissionais submetam-se a vagas de trabalho. Para tanto, precisam responder diversas perguntas — quais suas motivações? últimos empregos? hobbies? etc. O problema é que, devido ao excesso, muitos talentos desistem de realizar sua candidatura.

Nos tópicos seguintes, explicamos minuciosamente o que é burocracia no RH e qual o seu problema, bem como alternativas para extrair o máximo proveito dela. Continue lendo.

Afinal, o que é burocracia e qual é o seu problema?

Se o intuito é discutir sobre burocracia, é preciso conceituá-la: a burocracia consiste no uso meticuloso de regas e exigências para a realização de um determinado processo; deixando-o mais complexo e demorado do que seria antes, sem a tal burocracia.

Burocracia, por si só, não é um problema. Em determinados momentos, ela pode até ajudar, evitando fraudes e erros grosseiros. Entretanto, quando há um excesso de burocracia — isto é, de regras e exigências para que algo seja feito — o trabalho fica demorado e oneroso.

Como definir, então, se um processo está sofrendo com excesso de burocracia? Fácil: avalie se as regras e exigências conditas nesse processo se justificam. Se não, há excesso.

Veja, novamente, o exemplo da página “trabalhe conosco”. Todas as perguntas contidas ali são úteis ao selecionador? Elas poderiam ser feitas em outras etapas da seleção? Realmente ajudam a traçar o perfil do candidato? Se não, é sinal de que não se justificam. Em outras palavras: a burocracia é elevada e pode ser reduzida sem qualquer dano ao processo.

Portanto, o problema da burocracia não é sua existência; é seu excesso. Delimitar regras e exigências sem justificativa, com pouca ou nenhuma utilidade, é algo que mais atrapalha do que beneficia os processos do setor de RH, assim como a empresa e seus profissionais.

Por que um RH menos burocrático otimiza as atividades diárias?

O RH é um setor essencial. Sabe-se, por exemplo, que empresas que apresentam boas práticas de RH são 51% mais competitivas quando comparadas à média do seu respectivo mercado. No entanto, para que o RH tenha um bom desempenho, é necessário “podar” seus excessos, eliminando exigências e regras que não se justificam. Veja, adiante, quais são os benefícios!

Aumento da velocidade do trabalho

Em primeiro lugar, a redução da burocracia tem um efeito direto no aumento da velocidade do trabalho diário. O motivo: quando os excessos são eliminados, o trabalho pode ficar mais fluido e contínuo, sem paralisações daqui ou dali.

Veja o processo de contratação. Se você inclui mais etapas que o necessário (como redações, testes, provas ou dinâmicas em excesso), poderá demorar algumas semanas ou até um mês para finalizar o processo; quando, na verdade, uma única semana seria suficiente.

Redução do custo necessário às operações

A máxima “tempo é dinheiro” comumente está correta. O tempo, como quase todos os outros recursos, é um elemento escasso. Logo, você deverá decidir se gasta seu tempo aqui ou ali, pois, geralmente, não dá para fazer duas coisas complexas ao mesmo tempo.

Nesse caso, ao economizar tempo com algo, você poderá investir em outras atividades e aumentar seu nível de produtividade diária. Portanto, terá uma redução de custo chamada de “economia em escala”. Ou seja, fará mais em menos tempo e economizar.

Maior foco nos resultados finais

O excesso de burocracia no RH coloca o foco no meio para o fim. Veja o processo de treinamento: se for algo muito burocrático, você se preocupará com a contratação e remuneração dos palestrantes; enquanto o que realmente importa é o avanço dos seus colaboradores.

Tendo isso em vista, é possível afirmar que a redução da burocracia tira o foco do “meio” para o “fim” de algo. Ou seja, estará mais preocupado com os resultados finais e menos com como vai chegar até lá. Isso é importante ao alto desempenho, além de bastante saudável.

Melhoria do clima organizacional

Se o RH é muito burocrático, transmite isso para a empresa e acaba por criar a chamada “cultura de papeis”. Em resumo, é a cultura que forma processos engessados, sem espaço para melhorias, afinal, tudo já está escrito no papel, é só seguir.

Essa cultura causa morosidade, tudo fica mais demorado e acaba por afetar o clima da organização. Os profissionais podem se sentir mais enfadados e partir para a concorrência. A redução da burocracia pode ter efeito oposto, quebrando a “cultura dos papeis”.

Como um software de gestão pode ser benéfico?

Como pôde observar, é preciso ter equilíbrio quanto ao uso da burocracia no RH. Reduzir seus excessos costuma trazer diversos benefícios à empresa, tornando-a mais rápida e próspera. Nesse processo, um bom software de gestão pode fazer grande diferença.

A maior vantagem de um software é que ele consegue reduzir a burocracia (isto é, o nível de regras e exigências demandadas) sem afetar o nível de segurança e qualidade do que é feito. Muito pelo contrário, a empresa pode se tornar ainda mais segura.

Isso ocorre por causa de dois fatores: digitalização e automação. Muitas exigências, que antes eram feitas manualmente e demandavam tempo, passam a ser concretizadas pelo próprio software, de maneira autônoma e digital; isso tira o peso dos colaboradores.

Existem muitos outros benefícios ligados à adoção de um software gerencial, são eles:

• redução de custos não estratégicos diários;
• aumento do número de acertos nos processos;
• melhor monitoramento dos indicadores;
• visão sistêmica dos processos por meio do dashboard;
• otimização da comunicação interna empresarial.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Respondendo à questão do título desse post “a burocracia no RH atrasa as atividades ou evita falhas?“. Se for moderada, evita falhas e fraudes; se for excessiva, atrasa as atividades e torna tudo mais caro. Para ter o melhor dos dois mundos (rapidez e segurança), é necessário contar com uma boa tecnologia aplicada ao RH.

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