Flexibilidade no trabalho: guia completo para implantar uma estratégia efetiva

Encontrar um ponto de equilíbrio entre a produtividade e a felicidade dos colaboradores é um dos principais desafios para a competitividade de uma empresa na atualidade e tem impactos significativos na atração e retenção de talentos.

Nesse sentido, a flexibilidade no trabalho pode ser um fator decisivo para que um profissional aceite uma proposta de emprego e, até mesmo, para colaboradores permanecerem na empresa.

Uma pesquisa de 2019, realizada pelo International Workplace Group (IWG) com trabalhadores de mais de 100 países, revelou a importância de uma jornada de trabalho flexível para suas vidas.

Para se ter uma ideia, 80% dos entrevistados disseram que ao comparar suas propostas de emprego similares, optariam aquela com maior flexibilidade; 85% deles também disseram que horários flexíveis influenciam o crescimento de sua produtividade; bem como 50% dos colaboradores estão fora de suas sedes pelo menos 2,5 dias na semana.

Esses números refletem o quanto o perfil dos profissionais está mudando e atinge em cheio velhos paradigmas da cultura organizacional em companhias ao redor do mundo. Então, se você está em busca de adequar as políticas de RH de sua empresa para atender às expectativas da atual força de trabalho, leia este guia completo sobre flexibilidade no trabalho e veja como aplicá-lo à sua realidade!

O que é a flexibilidade no trabalho?

Uma alternativa que vai ao encontro das demandas contemporâneas de qualidade de vida no meio profissional, a flexibilidade no ambiente de trabalho diz respeito às negociações entre colaboradores e empresa para que seja definida a jornada de trabalho mais conveniente, sem prejudicar os resultados da organização.

Ao contrário das jornadas engessadas de 40 a 44 horas semanais, que ocupam praticamente a semana toda de um trabalhador, a flexibilidade no trabalho possibilita a eles administrar de maneira equilibrada suas vidas pessoais e profissionais. Isso evita que o colaborador fique preso à empresa por longos períodos e auxilia que tenha maior satisfação.

Em vez de manter o colaborador “à disposição” da empresa por longos períodos, o foco da flexibilidade no trabalho está na entrega de resultados e manutenção da eficiência dos negócios. Existem diferentes tipos de jornada de trabalho flexível. Vamos conhecer alguns deles?

Escala flexível

Permitir que os funcionários tenham um horário flexível significa que podem começar e parar o trabalho quando necessário, com base nas necessidades do dia, tanto no nível pessoal quanto no profissional.

Também, pode-se incluir aí a alternância de horários entre os times. Uma equipe pode entrar e sair mais tarde em determinados dias, enquanto outra assume seus postos mais cedo e fica até ser rendida pela primeira equipe. Os trabalhadores podem ter horários flexíveis, tanto na empresa quanto remotamente.

Part-time (meio período)

Uma jornada de meio período é quando um funcionário trabalha entre 30 a 35 horas por semana ou menos. Os trabalhadores de meio período podem ser responsáveis ​​por apenas um trabalho de meio período ou dois trabalhadores de meio período podem trabalhar juntos e dividir as funções de um cargo de período integral.

Semana comprimida

Do inglês compressed workweek, é um tipo de jornada que reduz uma semana de trabalho padrão de cinco ou seis dias para um número menor de dias. Os funcionários cumprem o número total de horas semanais necessárias trabalhando dias mais longos.

As opções mais populares em uma semana de trabalho compactada são cinco dias de 9 horas na primeira semana e, em seguida, uma semana de quatro dias de 9 horas. Outras opções incluem três dias de 12 horas ou quatro dias de 10 horas.

Teletrabalho

Também conhecido como trabalho remoto ou home-office, o teletrabalho permite que os funcionários trabalhem remotamente. Muitas vezes, isso significa que eles estarão trabalhando em escritórios domésticos, mas podem realmente trabalhar em qualquer lugar, de uma praia a um espaço de coworking, ou até em um café.

O teletrabalho pode ser em período integral, meio período ou por produção (no caso de freelancers), conforme o acordo entre o profissional e a organização.

Timeshift (mudança de horário)

O timeshift é utilizado por colaboradores que reorganizam seu horário de trabalho para criar um cronograma não convencional que otimiza sua produtividade e desempenho. Por exemplo, um funcionário pode usar o timeshift para evitar o trânsito dos horários de pico, quando tem reuniões ou treinamentos à noite ou se tiver uma semana de trabalho condensada ― no caso de uma viagem ou ausências.

Deskplus

Sem tradução para o português, é uma variação do teletrabalho. No deskplus, os colaboradores têm uma variedade de localização. Eles não estão permanentemente fora do escritório, mas podem trabalhar em um local de sua escolha por uma parte do tempo.

A utilização da variedade de local ajuda a aumentar a produtividade, reduzir a carga de uma longa jornada, melhorar a criatividade, bem como atender a outras necessidades, como visitas a clientes distantes ou mesmo alguma viagem.

Por que a flexibilidade se tornou tão essencial?

Até a geração de seus pais, é bem possível que os trabalhadores sequer cogitassem a possibilidade de ter horários flexíveis em suas jornadas de trabalho, salvo para cargos e funções específicas ― como o caso do trabalho por turnos.

Porém, com a ascensão das gerações Y (Millenials) e Z ao mercado, a flexibilidade no trabalho tornou-se um dos benefícios mais importantes, para não dizer uma exigência desses profissionais. Com a era digital, os avanços tecnológicos extinguiram barreiras geográficas e, hoje, os funcionários podem compartilhar arquivos, se comunicar, participar de projetos com equipes multidisciplinares e tomar decisões sem a necessidade da presença física.

Então, não é mais o caso de todos os funcionários estarem no escritório para serem produtivos. Inclusive, cada vez mais gestores estão incentivando que seus colaboradores tirem proveito de seus acordos de trabalho flexíveis.

Confira, a seguir, alguns benefícios de sua empresa implantar a flexibilidade na jornada de trabalho.

Redução de custos

Quanto mais colaboradores estiverem lotados na organização, maiores serão os custos ― o que inclui desde materiais de escritório até despesas com água e energia elétrica, por exemplo.

Então, com a adoção de políticas de flexibilidade nos horários, é possível manter a plena produção sem necessidade de investir em maior infraestrutura, nem arcar com despesas resultantes da presença de uma grande equipe.

Maior produtividade

Se seus colaboradores têm mais tempo para suas vidas pessoais, é bem possível que a dedicação ao trabalho aumente. Inclusive, especialistas já comprovam que, por exemplo, quem trabalha remotamente tende a ser mais produtivo e trabalhar com mais empenho que colaboradores in-house. Isso porque o trabalho flexível ajuda os funcionários a apreciarem seu papel profissional, o que gera alto valor à sua produção.

Maior criatividade

Funcionários felizes e entusiasmados com horários flexíveis tendem a se envolver mais com a organização e dar uma contribuição valiosa. Jornadas de trabalho flexíveis podem incentivar os profissionais a “pensar fora da caixa” e a serem mais inovadores e dispostos a oferecer ideias criativas. Isso pode estar relacionado a processos de trabalho, projetos em andamento ou com a cultura geral da empresa.

Maior bem-estar

A flexibilidade no trabalho é uma das medidas para incentivar os funcionários a ter paixão e entusiasmo pelo trabalho e melhorar seu bem-estar físico e mental.

Quando os funcionários desfrutam de jornadas flexíveis, provavelmente estão menos cansados ​​e descansam melhor, reduzindo os riscos de fadiga, desgaste e estresse no trabalho. Como resultado, eles poderão dar tudo de si diariamente.

Atração de talentos

Alguns profissionais procuram empresas que lhes permitam trabalhar de maneira flexível. Além de prezarem por maior qualidade de vida, pode ser que eles tenham outras responsabilidades, como cuidar dos filhos, ou compromissos que exijam um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Com isso, oferecer acordos de trabalho flexíveis pode permitir o recrutamento de candidatos talentosos que, de outra forma, estariam fora do alcance de sua empresa.

Retenção de talentos

Muitos funcionários veem o horário de trabalho flexível como um ponto positivo e sinal de que são valorizados. Especialmente aqueles que têm outras responsabilidades ou interesses fora da empresa, podem encarar a flexibilidade no trabalho uma razão especial para permanecerem na empresa, já que é uma forma de terem uma agenda maleável, capaz de suprir suas necessidades pessoais e profissionais. Portanto, um benefício para a retenção de talentos.

Chegada da transformação digital

A flexibilidade no trabalho também é um importante incentivo para que as empresas encontrem soluções online, a fim de facilitar a integração dos processos internos à descentralização dos colaboradores.

Para que a flexibilidade seja possível, muito provavelmente sua organização terá de contar com recursos digitais, como plataformas e softwares de gestão que facilitem a comunicação à distância e permitam enxergar o andamento das tarefas e a produtividade dos times.

Como implantar uma estratégia de flexibilidade no trabalho?

Outra pesquisa, dessa vez da Harvard Businnes Review, revelou que ainda existe resistência — ou desconhecimento! — por parte das empresas norte-americanas para implantar a flexibilidade no trabalho. Embora 96% dos entrevistados afirmarem que precisam de uma jornada flexível, apenas 47% de fato são contemplados.

Trazendo esse cenário para nossa realidade, uma pesquisa da consultoria Randstad apontou que 75% dos brasileiros ainda trabalham no modelo de jornada tradicional. Então, a implantação da flexibilidade no trabalho significa uma mudança de paradigma e aposta na inovação nas políticas de gestão de pessoas.

Por isso, se você quer alinhar sua organização a essa demanda do mercado de trabalho no século 21, preparamos um passo a passo para implantar a flexibilidade em empresas de pequeno e médio porte. Confira!

Analise a cultura organizacional

Para que você possa implantar um ambiente mais flexível, o ponto de partida é analisar a cultura organizacional para observar quão sua empresa está preparada para esse tipo de mudança e, enfim, traçar o planejamento. Isso significa analisar o perfil dos colaboradores, a hierarquia e modelo de liderança, processos, estrutura tecnológica, entre outros.

Converse com os colaboradores

Ouvir a opinião dos colaboradores também é importante para saber se eles estão propensos à implantação de horários flexíveis, até para estabelecer uma “política caso a caso”, ou seja, de acordo com as funções do funcionário e as próprias preferências pessoais. Pesquisas de opinião também ajudam a oferecer uma visão geral sobre as expectativas dos colaboradores, bem como a reconhecer suas reais necessidades de flexibilidade.

Crie um plano de ação com políticas bem definidas

Suas políticas de flexibilidade no trabalho devem ser bem estruturadas e devidamente documentadas. Isso serve para garantir que todos os funcionários compreendam o processo, as posturas exigidas de ambas as partes (colaboradores-empresa) e quais as regras legais. Seu plano de ação deve conter as informações abaixo.

Visão geral do trabalho flexível/tipos de trabalho flexível

Certifique-se de fornecer uma explicação clara do trabalho flexível e dos diferentes tipos disponíveis para os funcionários. Explique cada um deles em detalhes e como cada área implantará o benefício.

Necessidades da organização

Essa seção deve explicar que o trabalho flexível não é necessariamente apropriado para todas as funções e detalhar os critérios (ou seja, custos, estrutura, recursos, tecnologia etc.) que a empresa levará em consideração ao considerar o trabalho flexível.

Elegibilidade

Destaque quais são as regras internas e parâmetros legais que autorizam ao colaborador a usufruir da flexibilidade em sua jornada de trabalho.

Procedimentos para pedidos de flexibilidade na jornada

Especialmente para casos individuais, é preciso de um estatuto que determine os procedimentos para solicitações de flexibilização da jornada ― o que depende de cargo, função e regime de contratação. Além das informações exigidas de formulários, devem ser estabelecidos prazos para análise, critérios de aprovação, quais gerentes respondem pela decisão, vencimento do benefícios etc.

Treine gestores e líderes de equipe

O gerenciamento de trabalhadores flexíveis é crucial para o sucesso do trabalho flexível. Treinar gestores e estabelecer políticas de comunicação eficientes aumenta suas chances de implementar um programa produtivo e bem-sucedido.

O desafio para muitas empresas não é o programa de trabalho flexível, mas uma questão de gerenciamento. Se os colaboradores ficarem muito livres, é fácil que eles caiam em maus hábitos de trabalho, como gestão de tempo inadequada ou levar grandes quantidades de trabalho para casa.

Certifique-se de que sua empresa está tecnologicamente preparada

Antes de fazer qualquer coisa, verifique quais tecnologias sua empresa precisa adquirir para a implementação do trabalho flexível. É imperativo garantir que você invista na tecnologia e nos serviços apropriados, entre os quais: ponto digital, recursos de nuvem, GPS (para localizar colaboradores), aplicativos de gestão de projetos e automação de tarefas, bem como notebooks e smartphones corporativos.

Seguindo esses passos à risca, provavelmente sua estratégia de flexibilidade no trabalho tem grandes chances de dar certo. Mas, antes de qualquer decisão, lembre-se de que o capital humano é o principal ativo de uma organização. Portanto, seus colaboradores devem estar inseridos no centro do processo e suas opiniões precisam ser realmente consideradas.

Com isso, não imponha decisões verticais e dê a oportunidade de os funcionários escolherem a forma mais conveniente para sua jornada de trabalho. Desde que suas necessidades sejam alinhadas às expectativas da organização. Dessa forma, você consegue aproximar, de fato, o discurso da prática e evitar excesso de liberdade ou sobrecarga de tarefas.

Esperamos que essas informações inspirem você a ter uma excelente estratégia de flexibilidade no trabalho, que realmente seja capaz de beneficiar seus colaboradores e aumentar os resultados da sua empresa.

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